Todos sabem que sou uma profissional de múltiplas atividades, e que é preciso de talento de malabarista para manejar tudo sem estresse. Mas isso não é “privilégio” meu. Nos dias de hoje, todo mundo é multitarefa, às vezes estufando o peito dizendo que “vive na correria” e que chega em casa sempre “morto de cansaço”, como se isso indicasse eficiência.
Para quem tem Palm, Windows Mobile ou Symbian, sua agenda pessoal pode ser muito mais que um mero lugar para anotar compromissos e tarefas botando alarme em tudo. Há excelentes agendas à venda em lojas online de softwares, que valem cada centavo. Decidi compartilhar com vocês algumas dicas sobre meu modo “sui generis” de gerenciar minha agenda atribulada através do meu dispositivo móvel. Usei como referência meu software de escolha, o Pocket Informant (PI), mas há vários outros, como o Agendus (também disponível para Palm, que usei por muitos anos e amava), o Papyrus e o Handy Calendar (estes últimos para Symbian).
Fase 1 – Mind-map
Ser dentista móvel não é só ir na casa do paciente, mexer na boca dele e ir embora. Tem que planejar o tratamento muito bem, para poder levar os medicamentos e jogos esterilizados corretos a cada dia de atendimento, programar idas à laboratório de prótese, manter prontuários e guias de atendimento sempre em ordem e atualizados.
Se fosse só isso… hoje tenho duas profissões! Ainda tem os textos e reviews do GSF e outras publicações para escrever, palestras para montar, consultorias para realizar. E a faculdade de jornalismo. E por fim, ai ai, a célebre jornada-extra feminina de dona-de-casa. No meu caso, em dobro: para a casa de Curitiba e o apê em S. Caetano.
É fácil passar batido por detalhes quando se tem muita coisa para fazer. Assim, sigo à risca o princípio do David Allen de esvaziar a mente, deixando-a livre para a criatividade. Sem essa de confiar na memória!
No começo de toda semana, faço meu brainstorm semanal, botando tudo no papel, em mind-maps. Sim, papel. Por que? Bem, papel eu posso colocar na minha Filofax, rabiscar, desenhar e pendurar no mural (no escritório ou no consultório) para não desviar o foco das minhas metas. Até as refeições da semana eu programo: assim, as idas ao supermercado e à feira são mais rápidas e eficazes. Mais uma vez, é o papel que é afixado na geladeira. Procuro reduzir o número de refeições fora de casa, só para os dias que for inevitável. Não apenas por questões econômicas (sou autônoma, não ganho ticket hehe) mas também para evitar de cair na armadilha do fast-food.
A Filofax continua sendo uma grande companheira. Embora seja um “clássico inglês”, há bons similares, como a Redfax ou a Tilifax da Tilibra. Profissionais de saúde ainda vivem às voltas com papel. Carrego nela guias de atendimento que precisam de assinatura, exames, radiografias, recibos e outros documentos importantes. E flags, muitas flags para marcar páginas de livros ou da própria Filofax.
Fase 2 – Organizando as tarefas
Depois que a mente foi “esvaziada” no papel, organizo minha lista de tarefas. Tenho uma categoria no PI chamada ações, onde sub-agrupo as atividades por contexto. Assim, tudo o que preciso fazer com conexão banda larga (@banda larga) faço de uma vez (diferente das atividades @pc, onde independo de conexão ou posso usar conexões móveis mais lentas, como EDGE). Quando preciso fazer atividades de @rua (banco, correio, mercado etc) também o faço de uma só vez. O mesmo vale para escrever artigos, fazer telefonemas… há até um contexto chamado @esperando, para monitorar as atividades que delego. E @um dia e @talvez ajudam-me a fazer planos para o futuro, baseando-me nas minhas metas pessoais e profissionais.
O tempo que se ganha agregando atividades por contexto é enorme!
Fase 3 – Colocando no calendário
Organizadas as tarefas, é hora de encaixá-las no meu calendário, onde, via de regra, já constam os atendimentos da semana, seja no consultório ou em domicílio. Esse é o momento de definir horários ou períodos para fazer todas as atividades @rua, por exemplo. Para uma profissional itinerante como eu, é importante colocar TUDO no calendário, por causa do tempo perdido no trânsito e deslocamentos – até isso deve ser considerado, para evitar atrasos. Também é importante pensar no lazer e separar um tempinho para ele – cinema, esporte, ver seu seriado favorito, etc.
Não é recomendado que deixe a agenda toda preenchida. É preciso pensar nas urgências – elas sempre aparecem de supetão e exigem solução imediata. Nesses espaços em branco ao longo do dia, quando não tenho urgências a resolver, respondo emails, checo meus feeds, leio livros e estudo. O mesmo vale para os momentos irremediavelmente “perdidos”, como filas de banco, correio, congestionamentos… é sempre nessas horas que leio feeds no meu smartphone.
Organizando a rotina desse jeito, chego em casa e posso descansar, cuidar de mim. Sem essa de “levar trabalho para casa”!
Para as tarefas domésticas chatas (lavar louça, passar roupa, arrumar a casa) renderem mais e não sofrer procrastinação, deixo separados meus podcasts mais leves e divertidos. Cuido da casa com o fone de ouvido na orelha. Nem vejo o tempo passar.
Fase 4 – Checando os resultados
Não adianta nada se organizar tanto e não saber, depois, de se objetivos foram alcançados. É comum que haja um desequilíbrio nos tipos de atividades, fazendo profissionais se queixarem de dedicação excessiva ao trabalho, deixando o mais importante – família e pessoas importantes – de lado. E para nós, mulheres, é comum a queixa de falta tempo para “cuidar de si mesma”. Sim, pois além de ser ótimas profissionais, esposas presentes, e mães dedicadas, ainda temos que estar sempre bonitas – magras, depiladas, com cabelos brilhantes e unhas impecáveis. É muita pressão!
Inspirada nos métodos de Covey, tudo o que vai para o meu calendário é categorizado segundo meu papel (ou “roles”). Assim, há pelo menos 6 Bias dentro de uma só: a Bia dentista, a Bia Garota Sem Fio, a Bia estudante, a Bia dona-de-casa, a Bia familiar (noiva e filha) e a Bia-Bia – que também é mulher e vai ao salão, cuida da saúde, se diverte etc. O resto fica por conta do PI, que calcula para mim o quanto tenho me dedicado a cada papel.
Foi por causa dessa utilíssima checagem de “estatísticas” que constatei que minhas crises de asma se deviam a um quase absoluto esquecimento de mim mesma em prol do trabalho. Replanejei tudo em busca do equilíbrio e acho que estou no caminho certo. Sim, porque, no meu parecer, uma vida equilibrada e produtiva é uma eterna busca…
* * *
P.S. 1: Volta e meia aparece alguém perguntando dos meus mind-maps. Uso-os há pelo menos 6 anos, tanto para me organizar como para estudar. Quem me “introduziu” aos mapas mentais foi minha grande amiga Liz Kimura. Corri atrás de livros e mais tarde fiz um excelente curso a respeito, com ela. A Liz é uma das poucas certificadas pelo Buzan Institut (criador do método) para ministrar esses cursos, que recomendo fortemente. Na próxima sexta, dia 20, haverá uma palestra gratuita em São Paulo para quem quiser se iniciar nesse mundo. Será às 14 h, no no auditório vermelho do Centro de Convenções Rebouças. Mais informações aqui.
P.S. 2: Tenho sido cada vez mais requisitada nas minhas atividades de consultora e palestrante, e uma das requisições mais comuns vêm por parte de executivos e grupos de profissionais liberais em busca da produtividade com mais liberdade, algo que só a tecnologia móvel pode proporcionar. Assim, inaugurei uma seção nova aqui no blog chamada “Produtividade” onde compartilharei, aos poucos, mais e mais dicas de gerenciamento de tempo e produtividade com o auxílio de dispositivos móveis. Para dicas de uso profissional, uso o meu outro blog, o Profissionais Móveis. Deixo meu email disponível para quem quiser mandar sugestões de textos, dicas ou mesmo palestras para usuários finais: bia arroba garotasemfio.com.br
Pesquise preços de: agendas RedFax, post-it Flags, agenda Tilifax
postado via 3G
Amei esse post!!!
Preciso ser mais disciplinada… Basta chegar a época de prova para eu esquecer de tudo e de mim mesma… é só “prova, prova e prova”…
Mas eu aprendo… pelo meu próprio bem eu aprendo, rsss…
Beijosss (Saudades)
Eu já sabia que o Pocket Informant era poderoso, mas creio que não sabia usá-lo direito… com seu post percebi que o modo como venho usando não fazia a menor diferença se usasse a agenda nativa do meu iPAQ. Também desempenho múltiplos papéis, gerente, professor, pai e até estudante já que faço cursos de línguas. Vou seguir seu exemplo e aplicar os papéis e contextos.
Obrigado pelas excelentes dicas!
Tu és um grande exemplo não só para as mulheres, mas também para todos aqueles que precisam organizar suas vidas, como eu. Eu realmente nem sabia por onde começar. Este texto é uma luz
Outra coisa: quais os teus podcasts favoritos? Queria uma base, pois tenho alguns, mas ainda preciso de outros pra preencher o tempo vago de algumas atividades.
Abraços.
E eu me considerava organizada…
Bia, tu é quase uma maquininha programada (no bom sentido)! hahahaha
Vou mandar esse teu post pro email pro meu pai, ele vai adorar.
Eu bem que queria ser mais “programada”. A vida às vezes nos atropela, como aconteceu recentemente comigo, e tudo fica para trás. E com o casamento chegando, já virei treinee na “profissão de esposa”, hehehe.
É muita coisa para gerenciar!
Mas é graças à ser organizada que posso dizer, com orgulho, que só faço o que gosto! Trabalhar, para mim, tem outro significado hoje. Nunca trabalhei tanto, é verdade, mas também nunca me dediquei tanto à familia e amigos…
Anderson, eu encaixaria na categoria “podcasts leves e divertidos” o Nerdcast, o do José Simão no UOL, o do Maestro Billy (musical)… não estou com meus feeds aqui em mãos, se eu lembrar de mais, posto aqui.
Valeu Bia, era o tipo de informação que eu precisava para “tirar a poeira” e começar a ter uma vida profissional e pessoal menos louca!.
Abs
Bia,
Muito bom o teu texto. Gostaria de saber se tens algum local onde tenhas bibliografias, links, pdfs, sobre este assunto. Tem tanta coisa no mercado, mas com sugestões já testadas, ganha-se muito tempo.
Grato.
Eu uso muito a agenda do palm que me é muiiiito útil.
Será que alguem poderia me ajudar num ponto.
Gostaria de ter uma agenda em que pudesse usar tanto no palm (treo 680 palm OS) quanto no N95.
Assim nao importa o cle que estivesse no dia, a agenda estaria sempre atualizada.
Alguém tem alguma solução?
Excelente aplicação dos conceitos e guidelines do Getting Things Done, Bia! Clipei seu post como referência pra eu finalmente tomar vergonha na cara e começar a fazer o mesmo. Tudo de bom! bjs
Zé
Ótimo post, Bia. Complemento direitinho outro post seu sobre o assunto. Tenho organizado minhas tarefas no PI conforme suas dicas e isso tem me ajudado muito. Vc tem me ajudado a por ordem no Caos… Obrigado!
Abraço!
Excelentíssimo post. Apesar de aplicar os 7 hábitos a alguns anos e ler livros afins, não conhecia o GTD. Vou passar hoje a noite na livraria.
Como se faz agrupando por contexto?
Bia, graças à Deus por você estar presente para todos nós. Tenho um E62 e gostaria de dicas de como maximizar minha agenda diária, como algo do tipo: Por onde começo? o que devo realmente armazenar na agenda dele. Lí seu post acima e já estou me familiarizando com o smartphone, agora só falta um “empurrãoznho”…Parabéns e abraços….
Bia, parabéns pelo seus blogs e pela sua contribuição para aqueles que tempo e família vem no topo de prioridades do dia a dia, além do trabalho. Seja bem vinda a Grande SP, pois São Caetano do Sul é uma das melhores cidades com qualidade de vida, como também em Curitiba. Contudo, vc. deve saber dos problemas de trânsito de Sampa, principalmente quando chove. Mas como vc. é pronfundamente conhecedora do assunto, com os equipamentos móveis nós ganhamos em produtividade. Parabéns e seja bem vinda.
Parabéns Bia, post muito bacana. Realmente abre uma luz no fim do túnel para quem está começando nesta jornada.
Já testei alguns programas, como o Chandler, programas de mapas mentais como o mindjet mindmanager. Porém continuo fazendo meus mapas no papel.
Softwares não dispenso a linha Microsoft, combinando o outlook 2007 + ms OneNote 2007,tudo sincronizado com meu smathphone.
Porém não existe um modelo ideal, cada pessoa deve procurar o melhor caminho parasua produtividade.
Grande abraço e parabéns novamente.
Bia, tu és um exemplo de tudo que se deve fazer para utilizar bem a tecnologia que está ao nosso redor para que nos auxilie a viver melhor.
Ontem instalei o Pocket Informant e o Flexmail, mas por algum motivo que desconheço, tudo que faz conexão internet parou de funcionar. Não conseguia enviar/receber e-mails, sem navegação, MSN…
HTC S711
Sucesso!
Nossa!!! Quando crescer quero ser assim!!! Parabéns pela disciplina…tb sou dentista, não faço homecare, mas isto é um exemplo de vida, otimização do tempo é o que todo ser humano precisa hoje!!!
Bia, como eu gostaria de ter essa organização em meu dia-a-dia… estou há pelo menos 3 meses tentando usar GTD e o PI, mas exige uma disciplina incrível e frequentemente volto ao 0. Obrigado pelas dicas e pelos screenshots pois nos dão uma idéia de como começar a se organizar.
Abraços
Mais uma dentista Bia!!!
Admiro muito vc… E estou tentando tornar o meu dia-a-dia mais produtivo…
Ótimo post…
Me incentiva a pensar no tempo que gasto sem fazer nada e depois me aperto correndo atrás das coias…
Bia,
Você já utilizou o thinkingrock ( http://www.thinkingrock.com.au) ?
Abs,
Pedro
Gostei muito das dicas, até porque preciso muito coloca-las em prática.
Bia pode indicar um programa pra blackberry?
E os elogios vc ja sabe de cor!
Parabens!
Bia pode indicar um programa pra blackberry?
E os elogios vc ja sabe de cor!
Parabens!
Bia pode indicar um programa pra blackberry?
E os elogios vc ja sabe de cor!
Parabens!
Bia pode indicar um programa pra blackberry?
E os elogios vc ja sabe de cor!
Parabens!
Oi Bia,
Amei esse post!!!
E estou adorando o tema produtividade que você vem abordando no blog.
Também sou casada, faço pós, trabalho, tenho que cuidar de casa, cachorro, dar atenção a família, buscar resultados no trabalho e cuidar de mim (ginástica, salão, etc).
Como é difícil neh!
Mas acredito que sua estratégia é maravilhosa, vou começar a me dedicar mais na organização da minha vida e pretendo utilizar suas dicas.
Beijos e parabéns!
Eh Bia….temos muita coisa em comum….
02 Casas (Parana/SP)
02 Locais de Trabalho
Atendendo publicos diferenciados e tentando agradar a todos hehehehe
01 Casamento em breve…..
Pouquissimo tempo dedicado a familia….
Muito tempo perdido nos aeroportos…..
Eu so nao consigo manter uma agenda tao bem feita assim como a sua…..como nem sempre consigo cumprir todas as tarefas do dia geralmente sacrifico os amigos e a familia que vao sempre ficando em segundo plano.
Vou refazer a minha agenda usando a sua como exemplo…quem sabe agora a coisa comeca a funcionar….
Aff nossa queria 1/10 de organização assim hehehe, parabéns!
Muito bacana tudo que tu escreve, estou passando um momento de final de mestrado que tudo que tenho que fazer me derruba e perco muitos compromissos, acabo as vezes ficando bem perdido e até fazendo coisas que não precisava, ou nada. Um abraço.
Ai ai, cada vez que a Bia fala desses assuntos eu vejo que preciso me organizar mais e mais. Estou melhorando, mas ainda falta muito pra eu ser capaz de gerenciar meu tempo nesse nível.
Bia,
Quando vc casar esta agenda vai ficar mais apertada ainda. Mas, pelo menos vc já vai ter alguem pra ir ao mercado e te ajudar nas tarefas domésticas.
Impressionante a sua produtividade. Estou em busca de algo, estou lendo um livro bem legal chamado a Tríade do Tempo, estou começando a usar o software online deles e to começando a ter alguns resultados. Vc conhece? Recomenda? Tem alguma outra sugestão? Gosto de coisas online e tenho um blackberry.
Bia!
Parab
Muito obrigado pela dica dos podcasts e claro, que o nerdcast não poderia faltar no ipod de um estudante de mecatrônica.
Abraços super-Bia
Ótimo post Bia, parabéns!
Além das alternativas nacionais que você deu ao uso da Filofax, no site da Franklin Covey Brasil você tem a opção de comprar um modelo muito parecido com a Filofax original, incluindo diversas opções de refis e opcionais. Não se compara as opções da Filofax, mas pelo menos não é vendida em Libras.
Valeu Bia. Beijos!
http://www.franklincovey.com.br/loja.asp?cd_secao=131&opr=68&sub=68
Tem o Rapaduracast, q e mto bom tb.
Ja passei esse post para o pessoal que conheço, tenho certeza que será muito útil, abraços.
Bia, e as datas? Você não coloca datas nas suas tarefas, coloca a data limite (como “trabalho de faculdade dia x”) ou data para o dia em que planejar pra fazer?
Fantastico post. Bjos.
Parabéns pelo post! eu amei demais!
Você é uma das pessoas mais organizadas que conheço e acredite, você tem me inspirado, e me ajudado, muito!
Obrigado!
E Beijokas =*
Bia, para quem gosta dos mapinhas mentais e de tecnologia parece mais razoável e organizado: http://www.xmind.org
Ótimo post Bia.Com mil tarefas diárias para fazer muitas deleas pela falta de organização acaba não sendo cumprida.Vou ler e reler seu texto e tentar me programar mais.Grande beijo ia me esquecendo de falar também adoro os Serranos.
Abraço
Ótimo post Bia.Com mil tarefas diárias para fazer muitas delas pela falta de organização acaba não sendo cumprida.Vou ler e reler seu texto e tentar me programar mais.Grande beijo ia me esquecendo de falar também adoro os Serranos.
Abraço
Ola, Bia. Admiro muito a sua disposicao. Tenho aprendido muito lendo seus posts e ouvindo seus podcasts. Parabens pelo seu trabalho.
Tem certeza que essa sua agenda produtiva funciona? Se funciona vc esqueceu de lista seu podcast nela.hehehe. ABRAÇO.
E o blog continua a passos de tartauga. Acho q vou acompanhar outros blogs mais preparados, ou melhor, mais dinâmicos.
Bia,
Cadê os podcasts que iam sair toda quinta-feira? Faz quase um mês desde o último. Aliás amanhã vai fazer um mês que saiu o último com alguma coisa interessante.
Se o problema é falta de tempo você poderia pelo menos “perder” 5 minutos explicando o motivo da ausência ao invés de sumir de vez.
Todos sabemos que ela recém casou… deixa a mulher aproveitar a lua de mel cara!
…falta de sensibilidade.
Poutz, toda vez que a Bia posta é a mesma novela.
Ela já explicou o porque da demora, e mesmo que nao explicasse, ela não deve nada a ninguem.
Este blog é um hobby, nao o emprego dela. Vocês deveriam deixar de se meter na vida dos outros e arrumar o que fazer, porque a Bia já tem =P
Aiai…
ainda bem que a Bia num se importa com esses comentários. Deixem a garota (sem fio) curtir a vida de casado dela, se num ta gostando do blog ou podcast, vai nesse aqui:
http://www.google.com.br
Boa hora pra começar a abordar produtividade que tem tudo a ver com mobilidade. Só fico meio assustado em pensar nas pessoas ‘robotizadas’, reféns de suas agendas. Acho que com essa tecnologia toda estamos cada vez mais sem tempo por justamente querermos encaixar mais coisas. Viva a procrastinação!
É, concordo com o Fábio, com o André e com o Pedro, mas já que tem gente reclamando, é só olhar o twitter dela e ficar sabendo o que ela anda fazendo…
http://twitter.com/garotasemfio
Caraca, apesar de blogueira a Mulher merece férias também!!
Cambada de pentelhos…
Isso é lindo! Encontrar pessoas que tem tanto a ver com a gente é muito legal.Ainda não conseguimos, mas precisamos nos conhecer para trocar idéias Bia. Unir forças para aprender mais e poder ajudar cada vez mais pessoas a descobrirem como a tecnologia pode ser utilizada a favor da nossa produtividade e qualidade de vida.Parabens!
Olá Bia, adorei a materia… Eu sou bibliotecário e para a profissão é indispensável a organização e disciplina!
Eu tenho também uma dúvida, o programa Papyrus é bom para essa função? Possuo um Nokia N70 2G
Olá Bia
adoro suas matéris
o livro mapas mentais está me auxiliando na minha vida de engenheiro e professor
abraço
Olá Bia
adoro suas matérias
o livro mapas mentais está me auxiliando na minha vida de engenheiro e professor
abraço