A saga do escritório sem papel (parte I)

Eu odeio papel, e não é de hoje. Sempre procurei digitalizar o máximo que podia, a fim de evitar bagunça e traças em casa, mandando tudo para a reciclagem. O que faltava mesmo era um meio de agilizar e automatizar tudo, já que usar scanners convencionais para pilhas de papel é um trabalho hercúleo.

Nessa série de 2 textos, ensinarei (1) como evitar ao máximo o uso do papel, como tirar proveito da tecnologia móvel para isso e (2) farei um review do scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, o melhor amigo de um escritório organizado.

Meio ambiente, economia e saúde

Reciclar sempre foi palavra de ordem em casa, onde temos 5 lixeiras devidamente separadas – para papel, metais, plástico, vidro e matéria orgânica. Em Curitiba, esse tipo de atitude é comum, a ponto de eu querer arrancar meus cabelos quando descobri que no condomínio aqui em São Paulo sequer há preocupação com coleta seletiva.

Por outro lado, acho um absurdo a quantidade de entulho que certas empresas – como bancos – insistem em nos enviar pelo correio, sendo que tudo poderia muito bem ser feito via correspondência dentro do internet banking. Fora extratos e faturas de cartões, o resto é puro lixo. Mas mesmo extratos e faturas poderiam ser apenas digitais. Sei que muita prefere esse tipo de abordagem conservadora, mas eu gostaria que pelo menos eu fosse procurada perguntando “ei, você quer que eu continue enviando tudo pelo correio ou gostaria que recebesse via webmail dentro do internet banking?”

Mais do que isso, também temos que fazer nossa parte e evitar ao máximo gerar lixo. Ao invés de imprimir passagens, vouchers, boletos, recibos e comprovantes, salvo tudo em PDF. No gerenciamento de minha empresa de consultoria, não há burocracia, nem papel nem distâncias. Contratos e documentos são todos certificados e assinados digitalmente, e despachados por email. O tempo que se ganha trocando deslocamentos, esperas, filas e correios, graças ao eCPF e eCNPJ é impressionante.

Já com a odontologia é mais complicado. Quando atendia pacientes de certos planos de saúde, que me mandavam preencher guias de atendimento três vias, eu só preenchia uma, escaneava e guardava em PDF. Pena que só as minhas vias. A original ia pelo correio, já que era absolutamente indispensável. Sim, minha gente! Na era do online, eu ainda convivia com guias carbonadas! Tem umas seguradoras que até liberam tratamentos online, mas depois mandam imprimir tudo e enviar pelo correio. É mole?

Evite gerar papel, e, o que for gerado, recicle, reaproveite ou descarte dando o destino adequado. Além do legado ecológico que você deixa aos seus descendentes com essa atitude, você economiza um belo dinheiro com tinta de impressora, que não é nada barata. O trabalho fica organizado e o tempo rende, já que não se perde tempo procurando coisas. E por fim, há ainda a satisfação o de ver a casa e o escritório sempre limpinhos: sem papel, não há pó, nem ácaros, nem insetos, nem doenças respiratórias.

Se você ainda não havia se convencido em eliminar ao máximo o papel de sua vida, espero tê-lo conseguido. :)

No lugar do papel, dispositivos móveis

Estudantes que passam o dia carregando livros, cadernos, xeroxs e apostilas podem se organizar melhor se converterem papel em PDF. Scanners hoje em dia já dão a opção de salvar em PDF, com isso os arquivos podem ser lidos em computadores, netbooks, smartphones e celulares. Material já digital, mas em outros formatos, podem ser facilmente salvos em PDF.

Quem usa Windows pode usar um aplicativo que cria uma “impressora virtual” no seu computador, que ao invés de imprimir em papel, imprime num arquivo PDF. Há muitos programinhas gratuitos que fazem isso, mas meu favorito é o Foxit, que também tem um visualizador super leve. É gratuito e tem versão portable, para levar no pendrive. Quem usa Mac não precisa se preocupar, ele já tem essa opção nativa.

Há alguns anos, eu usava o RepliGo em meus Palms e Pocket PCs. Funcionava da mesma forma que uma impressora virtual, só que salvando em formato próprio, o RGO, já otimizado para ser acessado em dispositivos móveis. Ou seja, fontes melhoradas, parágrafos adequados à telas pequenas, para ler basta rolar a tela. Esses arquivos RGO são lidos em leitores próprios instalados em PDAs, smartphones ou mesmo no desktop, onde se pode adicionar anotações, usar “marca-texto” para sublinhar passagens importantes, bookmarks e muito mais (detalhes aqui).

Ainda bem que a tecnologia móvel se popularizou, assim, os PDFs e seus leitores se adaptaram aos novos tempos. Hoje todos os smartphones têm visualizadores nativos e a telas aumentaram de tamanho e  qualidade. Consulto arquivos de referência tranqüilamente em meus dispositivos móveis: reservas de vôo e hotéis, bilhetes, vouchers, tabelas de horários e preços, ebooks… leio em qualquer lugar a qualquer hora.

Mais posts com dicas sobre o assunto:

Na continuação dessa “saga” falarei do scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, que dá um gás na vida profissional de quem está sempre atolado entre pilhas de papel, e a melhor maneira de organizar seu material digitalizado.

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Este post foi escrito por Bia Kunze, publicado em 21 de setembro de 2009 às 08:12, arquivado em Produtividade com as tags , , , , . Permalink. Receba os comentários deste post. Postar um comentário ou deixar um trackback: Url do Trackback.

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Bia Kunze é dentista homecare, consultora em tecnologia móvel e comentarista da rádio CBN.
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