Eu odeio papel, e não é de hoje. Sempre procurei digitalizar o máximo que podia, a fim de evitar bagunça e traças em casa, mandando tudo para a reciclagem. O que faltava mesmo era um meio de agilizar e automatizar tudo, já que usar scanners convencionais para pilhas de papel é um trabalho hercúleo.
Nessa série de 2 textos, ensinarei (1) como evitar ao máximo o uso do papel, como tirar proveito da tecnologia móvel para isso e (2) farei um review do scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, o melhor amigo de um escritório organizado.
Meio ambiente, economia e saúde
Reciclar sempre foi palavra de ordem em casa, onde temos 5 lixeiras devidamente separadas – para papel, metais, plástico, vidro e matéria orgânica. Em Curitiba, esse tipo de atitude é comum, a ponto de eu querer arrancar meus cabelos quando descobri que no condomínio aqui em São Paulo sequer há preocupação com coleta seletiva.
Por outro lado, acho um absurdo a quantidade de entulho que certas empresas – como bancos – insistem em nos enviar pelo correio, sendo que tudo poderia muito bem ser feito via correspondência dentro do internet banking. Fora extratos e faturas de cartões, o resto é puro lixo. Mas mesmo extratos e faturas poderiam ser apenas digitais. Sei que muita prefere esse tipo de abordagem conservadora, mas eu gostaria que pelo menos eu fosse procurada perguntando “ei, você quer que eu continue enviando tudo pelo correio ou gostaria que recebesse via webmail dentro do internet banking?”
Mais do que isso, também temos que fazer nossa parte e evitar ao máximo gerar lixo. Ao invés de imprimir passagens, vouchers, boletos, recibos e comprovantes, salvo tudo em PDF. No gerenciamento de minha empresa de consultoria, não há burocracia, nem papel nem distâncias. Contratos e documentos são todos certificados e assinados digitalmente, e despachados por email. O tempo que se ganha trocando deslocamentos, esperas, filas e correios, graças ao eCPF e eCNPJ é impressionante.
Já com a odontologia é mais complicado. Quando atendia pacientes de certos planos de saúde, que me mandavam preencher guias de atendimento três vias, eu só preenchia uma, escaneava e guardava em PDF. Pena que só as minhas vias. A original ia pelo correio, já que era absolutamente indispensável. Sim, minha gente! Na era do online, eu ainda convivia com guias carbonadas! Tem umas seguradoras que até liberam tratamentos online, mas depois mandam imprimir tudo e enviar pelo correio. É mole?
Evite gerar papel, e, o que for gerado, recicle, reaproveite ou descarte dando o destino adequado. Além do legado ecológico que você deixa aos seus descendentes com essa atitude, você economiza um belo dinheiro com tinta de impressora, que não é nada barata. O trabalho fica organizado e o tempo rende, já que não se perde tempo procurando coisas. E por fim, há ainda a satisfação o de ver a casa e o escritório sempre limpinhos: sem papel, não há pó, nem ácaros, nem insetos, nem doenças respiratórias.
Se você ainda não havia se convencido em eliminar ao máximo o papel de sua vida, espero tê-lo conseguido. 
No lugar do papel, dispositivos móveis
Estudantes que passam o dia carregando livros, cadernos, xeroxs e apostilas podem se organizar melhor se converterem papel em PDF. Scanners hoje em dia já dão a opção de salvar em PDF, com isso os arquivos podem ser lidos em computadores, netbooks, smartphones e celulares. Material já digital, mas em outros formatos, podem ser facilmente salvos em PDF.
Quem usa Windows pode usar um aplicativo que cria uma “impressora virtual” no seu computador, que ao invés de imprimir em papel, imprime num arquivo PDF. Há muitos programinhas gratuitos que fazem isso, mas meu favorito é o Foxit, que também tem um visualizador super leve. É gratuito e tem versão portable, para levar no pendrive. Quem usa Mac não precisa se preocupar, ele já tem essa opção nativa.
Há alguns anos, eu usava o RepliGo em meus Palms e Pocket PCs. Funcionava da mesma forma que uma impressora virtual, só que salvando em formato próprio, o RGO, já otimizado para ser acessado em dispositivos móveis. Ou seja, fontes melhoradas, parágrafos adequados à telas pequenas, para ler basta rolar a tela. Esses arquivos RGO são lidos em leitores próprios instalados em PDAs, smartphones ou mesmo no desktop, onde se pode adicionar anotações, usar “marca-texto” para sublinhar passagens importantes, bookmarks e muito mais (detalhes aqui).
Ainda bem que a tecnologia móvel se popularizou, assim, os PDFs e seus leitores se adaptaram aos novos tempos. Hoje todos os smartphones têm visualizadores nativos e a telas aumentaram de tamanho e qualidade. Consulto arquivos de referência tranqüilamente em meus dispositivos móveis: reservas de vôo e hotéis, bilhetes, vouchers, tabelas de horários e preços, ebooks… leio em qualquer lugar a qualquer hora.
Mais posts com dicas sobre o assunto:
- Estudantes versus PDFs
- Eu odeio o Adobe Reader
- Não gaste R$ 6.000 no litro de tinta de impressora
- Guardando recibos com inteligência
Na continuação dessa “saga” falarei do scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, que dá um gás na vida profissional de quem está sempre atolado entre pilhas de papel, e a melhor maneira de organizar seu material digitalizado.
Bia,
Já experimentou caneta digital? O Zumo falou em dezembro do lançamento de uma versão da marca pentel.
http://zumo.uol.com.br/2008/12/05/gadget-do-dia-caneta-digital-pentel-airpen-mini/
Muito interessante o post. Eu também odeio papel, tento me livrar deles o máximo possível, porém nunca tinha pensado em digitalizar algumas coisas em vez de guardar cópias físicas… algo a se pensar bem.
Interessante você citar que quiz “arrancar os cabelos” por não ter coleta seletiva em seu condomínio em SP não há preocupação com coleta seletiva. O fato é que em poucos lugares no Brasil existe essa preocupação. E mais interessante é notar como essas atitudes são questões culturais: quem sempre viveu em um local com sistemas de coleta seletiva sente muita falta quando passa a viver em um local que não tem.
Oi Bia! Acho esse assunto MUITO importante, logo que vi o título tratei de arranjar um tempinho para ler. Quando escolhi o N95 8GB achei importante voltar a ter um aparelho com tela maior, privilegiando leituras. Usei no passado o RepliGo em um pocket (dica sua!) e fiquei satisfeito com o retorno!
Como não tenho ele instalado no Symbian tenho lido pouco, em PDF, e acho sofrível ter de “correr a tela” da direita para a esquerda, coisa que o RepliGo faz automaticamente, otimizando a visualização. Você tem alguma dica que otimize PDF para leitura em smartphones?
Como uma usuária do iPhone, como você classifica a experiência de leitura nele? Estou estudando qual será minha próxima compra, esse ponto é importante na escolha.
Como impressora de PDF uso o CutePDF, me atende perfeitamente! Quem usa o Office 2007 pode instalar um add-in oficial que permite gerar PDF ou XPS nativamente (link: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displaylang=en).
Ainda sofro com todas as contas que tenho de guardar dos últimos anos como comprovante, vou esperar a próxima parte do seu post.
Grato! =)
Oi Bia, eu concordo com você e comecei a digitalizar tudo a cinco anos atrás, assim é mais prático para transportar de um lado para outro e ocupar menos espaço. Para você ter idéia da minha neura em liberar espaço, até cd de audio, eu estou passando para o formato MP3. Tenho uma cópia no PC (2nd hd fisico) e outra copia no HD Ext. USB: Mp3, videos, imagens, documentos, downloads, etc. Só não consegui, ainda, uma cópia digital dos meu livros técnicos. Tenho um Scanner HP profissional com alimentador automático de folhas, muito rápido, mas, a digitalização em formato PDF deixa muito a desejar quanto a qualidade do arquivos, prefiro digitalizar em JPG (300 DPI) e depois salvar em PDF. Você pode até dizer que dá mais trabalho, mas no caso da necessidade de uma futura impressão, a cópia fica nítida.
Bia,
Os certificados digitais funcionam com Mac e Linux ou só em Windows?
Sobre escaneamento e PDF, faço alguns comentários:
Existem duas maneiras de guardar materiais escaneados. Como imagem, e como texto, convertendo a imagem com um programa de OCR. Existem muitos PDF apenas com imagens, impossível para um cego ler, pois os programas não leem imagens. A qualidade dos programas de OCR vem melhorando bastante. Um gratuito, inclusive pode ser usado em conjunto com a câmera do celular é o
http://www.topocr.com
Eu uso para visualizar mapas mentais criados no Freemind o FYMgraphics (http://peterschmidt.name/Features_e.htm) que é uma versão gráfica do freeware “freeyourmind”. Não preciso imprimir e consigo editar.
Para pdf, eu uso o Xpdf, que tem uma função “view text only” que ajuda muito, além de ser freeware.
Oi Bia,
Só complementando, eu também “imprimo” meus comprovantes em arquivo, e deixo tudo numa pasta do Live Mesh, assim consigo acessá-los em qualquer computador que eu esteja.
Ei, Bia, faz um PodCasting para nós! Que tal um sobre o trabalho da agência? Sobre o processo e as dificuldades do novo blog? Abração e sucesso!
Gostaria de saber se vc tem o contato de quem venda o Scanner S300???
O grande empecilho ainda eh a buricracia nacional. 5 anos para guardar comprovantes de impostos? aff
E para otimizar leitura em smarts, a melhor forma eh gerar o PDF em folha A5 (metade de um A4). O tamanho da letra fica otimo e nao precisa de scroll lateral.
E um aviso importante eh no digitalizar em jpg qulquer texto que se deseja pesquisar, pois os softs nao vao identificar o texto em imagens… E nao permite a utilizacao de sofs para deficientes visuais.
Robson, anota aí: http://www.nucleobasico.com.br – eles vendem para todo o Brasil, foram super prestativos comigo, atendimento nota 10.
Lorrene, eu soube de uma empresa daqui de São Caetano do Sul que desenvolveu uma também, a vantagem é que está pronta para nosso idioma! Vou checar as informações, obrigada pela dica de pauta!
Bruno, os certificados digitais só funcionam em Windows. Continuo com meu note Dell aqui e não pretendo me desfazer dele. Esse é um dos motivos.
Bia,
Quero muito uma caneta dessa, sem dúvida é útil para aquelas disciplinas da faculdade que ainda tem que usar o papel, escrevia num um bloco de anotações, mas já sincroniza com o evernote e levaria todas anotações para qualquer lugar, em vez do caderno ou ainda os fichários enormes.
Outra coisa que sinto falta no Brasil seria algo estilo kindle, nem precisava ter uma loja para compra de livros como a amazon fez, mas algo que permita ler mais de 2 horas sem cansar a vista e com a sensação parecida com a leitura do papel. Leio no pc há anos, mas definitivamente não é nada confortável depois de 1 hora. Usei o n800 para leitura de pdf mas não gostei ficar navegando nas barras de rolagem a cada leitura de um parágrafo.
[...] This post was mentioned on Twitter by Rene sacardo and Ricardo Smania. Ricardo Smania said: A saga do escritório sem papel parte 1: http://bit.ly/16VaNL e 2: http://bit.ly/RymZ6 por @garotasemfio [...]
Bia,
Ainda no tema “Vamos acabar com o papel”, olha o que o gizmodo mostrou, o novo booklet da Microsoft:
http://gizmodo.com/5365299
Se o produto final for assim mesmo, eu vou querer um assim que sair, é o produto que espero há anos para matar de vez o caderno.
[...] A saga do escritório sem papel (parte I) [...]