Na primeira parte desta “saga”, falei do caos que domina nossa vida quando não sabemos administrar direito o fluxo de papel. Além dos prejuízos ecológicos, também há o econômico, com gastos em papel e tinta, e a perda de rendimento no trabalho – quando achar coisas no meio de pilhas e pilhas de documentos nos atrasa e cansa.
Nesta continuação, falarei do scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, o melhor amigo de um escritório organizado.
Olhar essa pilha de papéis na caixa de entrada não é desanimador? Correspondência, artigos de revistas, folders, recibos, cartões de visita… eu pensava: “como seria bom se num passe de mágica tudo fosse parar no Evernote e eu pudesse acessá-los a qualquer hora, por aí, no meu smartphone…”
Pesquisei por soluções no site da Evernote e achei o scanner portátil Fujistu ScanSnap S300. Pesquisando por revendas no Brasil, cheguei até a Núcleo Básico, que tem escritório em Curitiba mas despacha produtos para todo o país. Liguei para eles e perguntei se não poderia testar uma ScanSnap para escrever uma resenha. Eles foram super gentis e prestativos… no dia seguinte a caixa do S300 estava em casa!
O mais bacana desse scanner é exatamente a integração com o Evernote. Basta colocar o papel e apertar um botão: o scanner digitaliza dupla-face de uma só vez e instantaneamente é jogado no Evernote! O que significa que, também instantaneamente, o tenho disponível em meu smartphone – Windows Mobile, Blackberry ou iPhone. Pessoal que usa Symbian, não desanimem: os desenvolvedores disseram que estão trabalhando numa versão para talvez esse ano ainda.
Capturo bilhetes, placas, páginas de livros e faço pesquisas de preços usando a câmera do celular e automaticamente tudo fica guardadinho na minha conta, com direito até a OCR (tecnologia de reconhecimento de caracteres). Ou seja, consigo pesquisar dentro de arquivos PDF, Word, etc.
Limpando a caixa de entrada
Como os papéis tinham tamanhos diferentes, escaneei item por item. Mas a S300 só permite até 10 folhas ao mesmo tempo. Modelos mais robustos, como a S500 e a S550 permitem 50 ao mesmo tempo. Já pensou que alegria um desses num escritório de advocacia? Ou quem gerencia diariamente recibos, invoices, pedidos e afins? Seria um alento automatizar o processo no final do expediente. O trabalho fica sempre em dia e o gasto de tempo com essa tarefa monótona seria mínimo!
É só colocar a folha no papel e apertar o botão scan. Se sua folha tiver informações frente e verso, a S300 entende que é um documento de 2 páginas e faz o serviço numa “passada” só. Ela é muito rápida: uma folha A4, colorida, frente e verso, leva 5 segundos para ser digitalizada em 300 dpi.
Profissionais itinerantes, que viajam muito ou visitam vários lugares diariamente também podem tirar proveito desse scanner portátil. Basta plugá-lo no notebook. Nem precisa ligar na tomada, a alimentação é toda via USB! O único porém é que a digitalização fica um pouco mais lenta. E uma bola-fora da Fujitsu: podiam ter feito uma case para transporte, já que a idéia é a portabilidade…
Em pouco menos de 5 minutos, aquele inbox grandão estava todinho digitalizado! Por padrão, tenho um notebook dentro do Evernote chamado “inbox”. Cada nova nota criada é salva ali. Depois, organizo, coloco tags e salvo em outros notebooks, mantendo meu inbox digital sempre vazio. Esse tipo de abordagem agiliza muito a organização.
No computador
Testei a ScanSnap no meu notebook com Windows XP. Há um modelo branquinho específico para Macs, a S300M. Mediante um hack, é possível fazer a S300 funcionar no OS X.
Ao instalar o driver, basta configurar para que ele escaneie tudo no Evernote. Um ícone fica na bandeja do sistema, e opções podem ser acionadas, caso se queira personalizar o processo. Mas via de regra, é só apertar o botão scan e ver o resultado dentro do Evernote.
E os cartões de visita? A ScanSnap também vem com o utilitário CardMinder, que não só os escaneia como ainda extrai as informações e as salva em formato CSV, que pode ser importado no Outlook ou Excel.
O preço da ScanSnap no Brasil está em torno de R$ 1.500. Para quem acha bastante, é bom lembrar que scanners dedicados são mais caros (e mais eficientes) que os multifuncionais de R$ 400 que estamos acostumados. Na minha opinião, ele “se paga” em produtividade em pouco tempo.
Ah, se você considerar essa aquisição, adicione mais R$ 300 no orçamento e compre uma fragmentadora de papel. Aqui fez falta… 
Veja a galeria completa de fotos da ScanSnap S300 no meu Flickr.
Bia,
Esse scanner parece ser bem interessante – um pouco salgado para o meu bolso versus minhas necessidades, acredito que uma multifuncional caberia no orçamento -, vou anotar para uso corporativo!
Fiquei com duas dúvidas: o que fazer no caso de livros onde você não pode (nem quer, pelo amor de Deus! =) ) soltar as folhas?
Quanto a pagamentos mais antigos, que você fez antes da era do PDF, salvar uma cópia digitalizada do comprovante teria valor fiscal?
No mais, esse parece ser um pequeno notável!
Excelente post, muito interessante.
Bia, somente a fugitsu tem essa integração automática com o Evernote ou existem outros modelos de scanner que fazem a mesma coisa?
Obrigado,
Parabéns pelo novo blog, está muito bom
Não achei o preço do scanner caro, ele é portátil, integrado com o evernote e scanea frente e verso ao mesmo tempo, vai para a lista de desejos.
Na amazon tá 240 dólares, não vale a pena importar não?
http://www.amazon.com/Fujitsu-ScanSnap-Color-Mobile-Scanner/dp/B000YA1XVG/ref=sr_1_1?ie=UTF8&s=office-products&qid=1253679205&sr=8-1-spell
Vi alguns vídeo no youtube, fiquei impressionado com a velocidade, será que tem algum modelo A3?
Bia, vendo por foto é uma coisa, mas diz aí, ele é portátil mesmo? Vc acha que daria pra ficar carregando ele diariamente na mochila do laptop? Quanto pesa?
É Bia, pra quem ama produtividade e detesta a papelada, de só uma olhada no que te espera rs http://gizmodo.com/5365299. Parabéns pelo novo blog.
Bia,
Estava vendo nos comentarios do S300M na Amazon e o pessoal fala que não funciona no Snow Leopard. Você já testou?
Abraco
Daniel
Daniel, instalei o Snow Leopard só hoje… mas S300 foi usada somente em Windows, então não sei dizer.
Eduardo, eu levaria numa boa numa mala pequena de viagem, essas de rodinhas que uso. Na mochila não. O problema não é ela, é o conjunto dela com o notebook…
Mesmo tendo uma multifuncional da Lexmark, que quebra um galho para essas coisas, quero uma dessa, pois na Lex você tem que trocar as folhas para scannear toda hora, mas deixar para scannear um documento de 200 folhas é demais, mas a S300 ajudaria bastante!
Olá Bia!
Realmente seria uma ótima aquisição. O que me impressionou foi a velocidade.
O preço só está acima da média para quem não digitaliza muito. Agora para quem trabalha com papéis na maior parte do tempo, de fato, ele se paga! =)
Feliz em postar novamente aqui.
Sucesso.
Dan
Nem precisam importar, já tem aqui:
http://produto.mercadolivre.com.br/MLB-109076412-scanner-portatil-fujitsu-scansnap-s300-c-garantia-e-nota-_JM
Com nota e garantia.
Ola Bia, parabens pelo post. Eu sou daqueles que tem facilidade de perder papeis e por isso ja ha algum tempo eu tenho usado os recibos bancarios em pdf. Mas a minha lista de tarefas ainda tem de ser no papel. eu tenho um prazer morbido em riscar bem riscado a tarefa cumprida. Um grande abraço Andre Pinheiro
Li alguns posts e comentarios, mas minha duvida continua… se eu quiser nao usar mais impressora para pagamentos de contas, etc vou precisar de que? A pergunta advem do medo que eu tenho das perdas de hardware e midias. Ja aconteceu de o pc ser desligado funcionando legal e ao ser ligado novamente… babau! E ao ser levado ao tecnico ser dado perda total dos dados…! Tb ja aconteceu de perder cd e dvds que nao abrem mais, disquetes nao falamos mais; smartphones que viram tijolos… Entao… do que eu vou precisar para transformar meus documentos importantes em pdf e te-los logo que precisar? (MInhas fotos estao em alguns cds e ainda no pc – tenho medo de perde-las). De novo: o que fazer? Obg
Tem um excelente review desse scanner no Macrofago Blog
http://macrofago.wordpress.com/2009/06/19/review-fujitsu-scansnap-s-300-parte-1/
Geni,
Acho arriscado usar mídias óticas (CDs e DVDs, que tem vida útil curta) e confiar só no seu HD.
Eu uso um misto de backups: HDs externos e backup online. Há ótimos serviços, como o Mozy.
Rogério, se você não quer soltar as folhas, terá que apelar para um scanner de mesa mesmo.
Aos demais: vocês verão a ScanSnap em ação em vídeo, logo estréia o meu videocast. Aguardem
[...] A saga do escritório sem papel (parte II) [...]
Mais rápido é bater fotos das paginas de documentos. Só que aí, é preciso uma boa resolução.