Dicas de produtividade com o Evernote (ou: escritório sem papel parte III)

O Evernote já ganhou um review há algum tempo aqui no blog. Se você ainda não o conhece, sugiro que leia a resenha. Antes dele eu usava o Microsoft OneNote, que continuo achando ótimo, mas mais adequado a quem usa tablets PCs. A possibilidade de poder capturar textos, imagens com a câmera do celular, escrever notas, gravar áudio e imediatamente guardar na minha conta online, podendo acessar de qualquer computador, foi o que me conquistou nesse serviço.

Essa semana falei aqui no blog sobre escritório sem papel e resenhei o excelente scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, sempre reverenciando o Evernote como meu braço direito no dia-a-dia. Uso essa solução para muitas outras coisas, que passo agora a compartilhar com vocês.

  1. Pesquisa de preços. É a mais usada. Com a câmera do celular a postos, fotografe produtos, lojas, etiquetas de preços, especificações dos produtos. Apesar do Evernote móvel só ter versões para Windows Mobile, Blackberry e iPhone, você pode na verdade usar qualquer aparelho celular que suporte email. Fotografe, anexe num email e envie para sua conta no serviço. Muito prático.
  2. Livro de culinária. Minha maior fonte de receitas é a internet. Nada mais óbvio do que usar a função clip to Evernote no meu browser e salvá-la. Leva um clique. Quando eu tiver morangos, frango ou certos queijos sobrando em casa, faço uma busca pelo termo e vejo rapidamente todas as receitas que tenho com aquele ingrediente. Além de receitas, uso o clip to Evernote para capturar quaisquer outras coisas na web.
  3. Artigos de revistas e sites. Aquela revista de decoração que eu comprei por causa de banheiro maravilhoso tem altas chances de virar entulho no escritório ou na sala. Posso relutar em jogá-la fora mais tarde, pois eu lembrarei que tinha alguma coisa interessante nela, que já nem sei mais o que é. Algum tempo depois, quando eu quiser achar aquele artigo específico, eu verei uma pilha imensa de outras revistas (guardadas pelos mesmos motivos) mas nunca recuperarei a informação que eu queria originalmente. Com o Evernote, eu escaneio o artigo, salvo no Evernote, coloco um monte de tags e, no futuro, não levarei mais que 5 segundos para achá-la. O melhor de tudo: o Evernote reconhece caracteres dentro de arquivos, assim consigo achar termos específicos que estão dentro de PDFs, por exemplo!
  4. Viagens. Quando planejo alguma viagem, salvo no Evernote os hotéis que estou pesquisando, os itinerários, reservas, transporte, programação e tudo o mais. Depois, mantenho somente o hotel onde me hospedei e adiciono anotações caso eu pretenda voltar lá um dia. O mesmo vale para lugares e passeios interessantes. Acaba virando um excelente diário de bordo.
  5. Controle de medicamentos. Quem faz tratamento de doenças crônicas, como asma, diabete, hipertensão arterial, entre outras, pode escanear e salvar as bulas de todos os medicamentos que toma ou já tomou, anotar o período e adicionar o médico que receitou. Aliás, receitas e exames também podem ser arquivados. É uma ótima dica para tem filhos pequenos: crie uma categoria “pediatra do Zezinho” e lá guarde toda a documentação de saúde dele.
  6. Reformas. Quando fiz meu home-office no início desse ano, o Evernote foi mais útil que meu marceneiro, que vivia me dando o cano. Fiz listas de compras (ele tem uma função de criar listas com checkbox), fotografei paredes, anotei medidas de móveis, pesquisei produtos em lojas de material de construção. Não faltou nada.
  7. Mapas e desenhos. Seu tio Jair o convidou para um churrasco na chácara dele no fim de semana, mas seu GPS de nada servirá, já que ele não dá coordenadas racionais para chegar lá (“passa pelo mercadinho Aurora e vire a direita, siga até uma casa de tijolinho de esquina, vira à esquerda e vá até o portão com um pangaré na frente”). O melhor que ele consegue é desenhar um mapa tosco num guardanapo ensebado. Não tenha dúvidas, fotografe o guardanapo, salve no Evernote e depois encaminhe por email para toda a família. Todos ficarão orgulhosos.
  8. Bilhetes e notas de reunião. Você chega na sua mesa no escritório e lá tem vários recados. Ligar para Fulano, fone tal, levar Mariazinha no médico dia tal, hora tal. Mas você está super atrasado para uma reunião e tem medo de perder aquele monte de papéizinhos. Fotografe um a um com o celular. E ao entrar na reunião, anote tudo no Evernote também, inclusive gravações de áudio, se preciso.
  9. Garagem de shopping. Em vez de tentar memorizar que você deixou o carro no piso G3, setor laranja, fila C, fotografe a placa mais próxima.
  10. Rascunhos. Hoje uma parte do meu trabalho envolve a produção de textos. Como muitas idéias minhas surgem nos momentos inesperados, o Evernote é um canivete suíço: anoto idéias, rascunho artigos, escaneio (ou fotografo com o celular) mapas mentais que muitas vezes faço no primeiro pedaço de papel que está na minha frente!

Captura: integração com outros serviços

O Evernote é muito eclético e se integra com vários outros serviços online. Por exemplo, com o Twitter. Basta seguir @myEN. Ele o seguirá de volta, e você precisará configurar a conexão de sua conta Twitter com Evernote. Depois disso, todas as mensagens públicas, directs ou re-tweets que você encaminhar para esse usuário serão salvas em seu Evernote. Interessante para guardar tweets de dicas, links ou serviços interessantes.

A ferramenta que mais uso é o atalho clip to Evernote no meu navegador. É o meio mais fácil de se jogar qualquer coisa da web dentro de uma nova nota do Evernote.

O serviço também se integra com o Google Reader. Faça login em sua conta, clique no link das Configurações no topo da página, e em seguida na aba Enviar Para. Selecione criar seu link embaixo e adicione as seguintes informações:

Nome: Evernote

URL: http://s.evernote.com/grclip?url=${url}&title=${title}

Ícone: http://www.evernote.com/favicon.ico

settings-greader-evernote

Você deverá se autenticar em sua conta e pronto. A partir de agora, no finalzinho de cada post, nos links de compartilhamento, você terá “Evernote” dentro das opções de enviar para.

google-reader-send-to-evernote

Meu relacionamento com feeds RSS é bem restrito. Costumo arquivar artigos para leitura no Instapaper. Mas quando se trata de receitas, tutoriais, passo-a-passo de algo que me interessa, ou coisas que eu possa vir a consultar com frequência, é para o Evernote que vão.

Organização

evernote-tagsMeu uso do Evernote usa o princípio GTD para gerir fluxo de trabalho. O serviço permite a criação de notebooks para organizar suas notas. Na verdade, eu só uso 4: inbox, ler/revisar, ação e arquivo. Tudo o que é capturado (via web, câmera, scanner, artigos em PDF etc) vai para o inbox. Depois, quando estou no computador, organizo: jogo as notas do inbox para as outras duas, dependendo do seu teor. Os artigos para ler/revisar também vão para arquivo depois de lidos/revisados. A pasta ação geralmente abriga notas de reunião, listas de compras, idéias e rascunhos de artigos e esboços de apresentações que preciso fazer, que depois serão igualmente arquivadas. Para organizar e recuperar informações, prefiro as tags. Essas sim, uso e abuso. Também tenho buscas salvas, para as tags que procuro com mais frequência – e é um dos motivos de eu usar poucos notebooks, pois as buscas só funcionam dentro de cada um deles, e não no Evernote globalmente.

Não devemos desviar do propósito primordial do Evernote: ser um centralizador. Quando o objetivo é recuperar informações rapidamente, é preciso centralizar tudo num lugar só. Antigamente eu tinha notas “espalhadas” em tudo quanto é lugar: pastas (físicas e digitais), bookmarks no browser, blocos de notas dos smartphones. Depois, nunca achava nada. O Evernote, além de ser uma ótima ferramente de captura, é também o repositório definitivo para informações variadas de sua vida digital.

O que sinto falta ainda são mais opções de segurança, e é por isso que ainda não arquivo “toda minha vida” lá. A versão paga é melhor nesse quesito, e quando eu achar que for a hora de um upgrade, farei com certeza. Aliás, num dos meses anteriores eu estourei a quota do tráfego mensal. Acho que isso já é um alerta…

Para a semana que vem, prometo um post sobre organização pessoal e taxonomia, concliliando o analógico, o digital e o móvel. Aguardem!

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20 Comentários

  • Em 2009.09.24 15:02, Bruno Pimenta disse:

    Bia, excelente continuação. Uso o Evernote desde que descobri no blog e tem sido ótimo. Já estou considerando fazer o upgrade. Quanto ao S300, descobri que a Núcleo Básico presta serviço para a empresa que eu trabalho aqui em Curitiba, portanto ficou fácil saber mais sobre ele.

    • Em 2009.09.24 16:44, Emanuel Campos disse:

      Parabéns Bia, excelente post! Boas dicas, já estou usando o Evernote, mas como Symbian, minhas opções parecem mais limitadas. Estou caçando um WinMo e o Q11 parece uma das melhores opções custo benefício…

      • Em 2009.09.24 16:49, Claudio Ebola disse:

        Parabéns pelo post!
        É fantástico ver a “Garota Sem Fio” de volta.

        Dúvida: Você ainda utiliza o Remember the Milk?

        • Em 2009.09.24 17:34, Newton disse:

          Ótimo artigo como sempre…se permite uma sugestão para uma matéria nova, eu gostaria de pedir uma avaliação de quanto -em reais- você “Garota sem Fio” gastaria anualmente se for contratar todos os serviços via Web que gostaria sem se preocupar com espaço de tráfego e também de dinheiro, por exemplo uso ilimitado de Evernote, Flickr, etc…
          Felicidades !

          • Em 2009.09.24 17:55, gustavok disse:

            Oi bia,

            alguma previsão dele de sair pra symbian?
            pq parece que eles não querem saber dele tao cedo… já tem versão pra palm pre e o o velho symbian continua esquecido.

            • Em 2009.09.24 19:27, Amir disse:

              Mais uma ótima matéria Bia! Eu estou esperando pacientemente uma dica de ferramenta para se usar para gerenciamento de tempo (compromissos e tarefas). Estou usando o Neotriad mas o sistema está muito instável, preciso de uma outra opção.
              Abs!

              • Em 2009.09.24 20:55, Gersio Lafasse disse:

                Olá Bia,

                Tenho acompanhado seus posts, que são ótimos, e posso dizer que, sobre o Evernote, você me convenceu !! criei uma conta. Parabéns pelo artigo !

                • Em 2009.09.25 12:40, Bia Kunze disse:

                  Claudio, eu testei o Remember The Milk, achei ótimo, mas não curti muito a idéia de se pagar uma anuidade. Optei pelo OmniFocus, apesar de não ser multiplataforma (só funciona em Mac e iPhone/touch) porque é o mais fiel ao sistema GTD e porque compramos o family pack aqui em casa, que valeu a pena financeiramente falando.

                  Newton, sua dica de pauta já está anotada.

                  Gustavok, os desenvolvedores do Evernote falaram no podcast deles que já estão trabalhando numa versão para Symbian, e que talvez saia ainda esse ano: http://blog.evernote.com/category/podcast/

                  Geni, estou preparando um post também sobre backup. Estou nesse mesmo dilema que você: tenho arquivos importantes guardados desde 2000 em mídia ótica (CDs e DVDs, alguns já se deteriorando!), meu marido idem, com coisas da década de 90 (em disquetes!) e estamos planejando um meio de guardar tudo isso de forma segura. Aguarde novidades ;)

                  Amir, gerencimanto do tempo também está na pauta. Grata pela dica!

                  • Em 2009.09.25 12:45, Bia Kunze disse:

                    UPDATE RÁPIDO: parece que o pessoal do Evernote quer mesmo conquistar os usuários de tablet PCs e fãs do Microsoft OneNote. Acabou de sair um novo beta para Windows com novidades muito bacanas, vejam:
                    http://www.gottabemobile.com/2009/09/24/evernote-3-5-beta-available-for-windows

                    • Em 2009.09.25 14:49, Mingo Max disse:

                      Olá Bia! Parabéns por mais este excelente artigo!! Eu to iniciando o uso do Evernote e olha tem sido boa a experiência, ja to pensando em não renovar minha conta no RTM, inclusive a versão de Blackberry funciona mto bem.

                      • Em 2009.09.29 01:30, Eduardo disse:

                        Oi Bia, td bem? Comecei a testar o evernote semana passada, pois li uns posts seus antigos e encontrei tbm por dicas de outros blogueiros. Eu só ainda não vi a opção de poder colocar uma tag com “checkbox” =(

                        E sobre a pesquisa global, se vc pesquisar por qualquer coisa em “All Notebooks”, ele encontra sim…

                        Vou testar já essa versão beta!

                        Baixei hoje o remember the milk (Não gostei muito pq não tem pra WinMo) por recomendação de um blog e o Pocket Informant por recomendação sua (esse parece ser BEM completo) para controlar as tarefas.

                        Baixei tbm o resco audio recorder e alguns outros softwares da resco, humilham os nativos do windows.

                        Abs
                        Abs

                        • Em 2009.09.29 10:53, Bia Kunze disse:

                          Eduardo,
                          Sobre o Evernote: eu sempre esqueço de marcar o “all notebooks” nas buscas… de qualquer forma, busca salva é bem mais fácil, basta um clique ;)
                          Eu também adoro os produtos da Resco.
                          Sobre o Remember the Milk, ele tem sim versão para Windows Mobile! E Blackberry também! Dê uma busca no site que você acha.

                          • Em 2009.09.30 16:16, Roberto disse:

                            Olá Bia! Uso o Evernote há algum tempo já, inclusive em 2 computadores diferentes, é muito bom mesmo!

                            Já o Google Reader nunca cheguei a usar… não achei a opção “Send To”… troquei o idioma para inglês e aí sim encontrei… =)

                            Aproveitando, uma dica para aplicativo de backup é o CrashPlan, vale a pena dar uma olhada!

                            Bjos!

                            • Em 2009.09.30 16:58, UaiGeeK disse:

                              Bia.

                              Ao ler este post fiquei instigado em utilizar o evernote no ubuntu, mas fiquei um tanto quanto triste ao perceber que não existe uma versão para o mesmo. Mesmo assim resolvi instalar o bicho via Wine, e num é que funcionou direitinho. Muiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiito bom!
                              Bjocas e brigado pelas dicas de produtividade

                              • Em 2009.10.05 00:26, Leandro Lizareli disse:

                                Bia, tudo bom?

                                Qual o motivo de usar o Instapaper para os artigos ao invés do Evernote?

                                • Em 2009.10.05 09:43, Bia Kunze disse:

                                  Leandro, o Evernote é para artigos que tenho a intenção de guardar… receitas, tutoriais, produtos… O Instapaper é para coisas que não tenho a intenção de guardar, apenas ler mais tarde… como artigos de jornais, blogs, notícias etc.

                                  • Em 2009.10.08 19:44, Adriana disse:

                                    Oi, Bia, tudo bem?
                                    Muito bom o seu retorno, viu?
                                    Tenho uma dúvida em relação à câmera do celular. Tenho um HTC Touch, e não sei se tem macro ou não. As fotos tiradas de perto ficam muio ruinzinhas. Aliás, fotos internas saem muito borradas.
                                    Será que é a câmera mesmo ou eu que não estou sabendo configurar alguma coisa?
                                    Beijo
                                    Adriana
                                    Santos – SP

                                    • Em 2009.10.09 08:23, Bia Kunze disse:

                                      Adriana, infelizmente o HTC Touch não tem macro. É o que eu mais lamentei nele. Não me importo muito com câmeras de celulares, mas gosto muito de usá-las para capturar bilhetes, recibos etc. Meu antecessor, Qtek S200, tinha uma “chavinha” para macro na própria lente, muito prático.

                                      • Em 2009.11.05 23:36, Tatiana disse:

                                        Oi, Bia.
                                        Adorei a dica de integrar o Evernote ao Google Reader, mas infelizmente o meu não possui essa opção “Send To”, não sei por qual motivo.
                                        Beijo

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