No último Podsemfio do ano (edição n. 86, que vai ao ar dia 22), teremos um convidado muito especial: Christian Barbosa, um dos maiores especialistas mundiais em administração do tempo, cuja última obra – Mais Tempo Mais Dinheiro, em parceria com o consultor financeiro e best-seller Gustavo Cerbasi – está no “top 3″ dos livros mais vendidos atualmente no país.
Li e reli o livro umas 3 vezes – e recomendei-o lá no Twitter – e, por isso mesmo, pedi ao Christian alguns exemplares para os leitores do blog. Gentilmente ele nos cedeu 5, que serão distribuídos da seguinte forma: basta que vocês postem, aqui nos comentários, suas próprias dicas de administração do tempo e produtividade usando dispositivos móveis. É o Christian quem vai escolher as 5 mais interessantes, que ganharão o livro.
Além de tudo, esse post será um excelente repositório de dicas dos leitores. Adoro compartilhar minhas dicas aqui no blog, como vocês bem sabem, e tenho certeza que vocês também tem sugestões ótimas.
Vocês terão tempo de sobra para postar. Como nossa gravação será dia 21, até dia 20 está valendo. Os vencedores serão anunciados pelo Christian no podcast. Caprichem!
Minha dica de produtividade é muito simples porém de uma eficiência inquestionável: Leia sempre o Blog da Bia
Bajular para consegui o livro é golpe baixo!! =P
O grande barato dos smartphones, é que hoje em dia você sai de casa sem a carteira, mas não esquece o celular. Então as funções básicas estão sempre por perto.
No meu caso os meus compromissos estão no meu telefone (Palm Centro), sincronizados com o computador e este com a web. Minha esposa tem um celular igualzinho (só que o dela é branco), então sempre que temos compromissos juntos ela manda o compromisso via mensagem de texto e ficamos sincronizados. Também mandamos tarefas que nós delegamos um ao outro , desta forma, em nossas reuniões familiares, um de nós “digita” as pendencias em seu Palm, categoriza, prioriza, programa e então envia para o outro as suas ou as que podem ser feitas pelos dois (incluindo nas notas a lista de compra, o tamanho dos parafusos a serem comprados ou o assunto da conversa da ligação a ser feita).
Isto é muito útil quando temos divisão de tarefas domésticas.
Tomara que eu mereça o livro, ele está na minha lista de desejos desde o lançamento.
eu possuo um omnia HD. como no trabalho não é permitido pela TI sincronizá-lo com o Lotus Notes da empresa, eu utilizo o recurso se sincronia com a minha conta do Google, tanto para a agenda (to-do list e compromissos) tanto para contatos.
Oi Bia, eu gostaria de ganhar o livro para aprender as dicas de produtividade! Se eu ja soubesse não ia querer, rs.
Beijos
Minhas dicas são poucas mas funcionam bem para mim, então lá vai!
1. Quase não uso mais papel. A não ser que seja para desenhar/projetar algo relacionado ao trabalho (e hoje tenho charmosos blocos de anotações para isso.) Não tenho nem mais impressora ligada na mesa. Por exemplo: como gosto muito de cozinhar se vejo uma receita na internet e resolvo fazê-la salvo um arquivo html no computador e envio via bluetooth para o celular. Levo o celular para a cozinha e sigo a receita por ele! =D
2. Uso a caixa de emails como lista de tarefas: quanto mais aplicativo eu usar mais perdida fico, então tento centralizar o máximo os meios de organização. Uma forma de centralização é usar a caixa de emails como to do list. O que está pronto é excluído na hora, o que precisa de resposta também. Já o que precisa ser feito fica ali. Como todo o meu trabalho gira em torno de emails essa forma funciona bem.
3. A minha felicidade em trabalhar como autônoma é não ter horários, por isso crio horários fixos somente para atividades bem específicas, como ler Feeds (nem é um horário fixo, mas é apenas uma vez por dia) ou blogar (também não é um “horário”, e sim um padrão de tentativa de postagem por semana.) Enfim, tento criar uma certa rotina, mas não limitando minha liberdade (muito necessária para quem trabalha com a criatividade.)
4. Também sou muito cuidadosa com a organização de pastas no meu computador. Acho que assim a gente economiza muito tempo, seja com tarefas diretas (achar um arquivo) ou indiretas (gerenciamento de fotos, por exemplo.)
Acho que essas seriam minhas dicas mais “garantidas”… =)
Beijos!
Que coincidência comprei este livro ontem =D
Fugindo um pouco do tópico:
Tem uma dica sua muito legal, de usar um mini teclado dobrável bluetooth com o celular.
Queria saber qual modelo funciona no windows mobile 6.1 e/ou 6.5 e aonde encontrar pra comprar, já procurei no google/amazon/ebay e não encontrei.
Obrigado desde já.
Protesto! Quem tem uma boa dica de administração do tempo usando dispositivos móveis é quem menos precisa do livro. Quem mais precisa é justamente quem não tem nenhuma dica para dar porque não sabe administrar bem o tempo. Afinal o livro não é justamente para ensinar isso? Quem já sabe não precisa.
Bia,
pra mim uma utilizacao do meu htc polaris que me economiza muito tempo e dinheiro e utiliza-lo para tirar copias de processos. Sou advogado e atuo em Goiania. Gosto de ir ao forum no horario do almoço, porem a pessoa da xerox nao esta e so retorna apos as 14h. sem problemas saco meu celular e tiro copia de tudo sem nem mesmo desautuar as paginas. Via de regra nao me faço de rogado e tiro copia do processo inteiro. Comecei este ano e ja tirei umas 2000 copias. Pra deixar tudo organizado converto as fotos com Snapit e vinculo ao n do processo. Pronto tenho uma copia digital para consultar a qualquer hora, encaminhar a colegas, imprimir e etc so tendo que ir atualizando. Nas audiencias tiro copia da ata ali mesmo… sem precisar esperar o processo voltar para o cartorio. Como lidamos com documentos de clientes tambem gosto muito de tirar as copias ali mesmo na reuniao sem assumir a responsabilidade pela guarda ou devulocao. Enfim acho que minha melhor dica e essa: utilizar o celular como fotocopia de documentos e etc. Utilizo ainda para gravar reunioes assembleias, ligacoes sem preciasar tomar notas… Outra dica para mim que nao tenho um senso de direcao tao apurado e a uso do gps. Com o tomtom nao erro o caminho, nao perco tempo e nem fico rodadndo a toa.
Trazer os aplicativos mais usados para a “área de trabalho” – mais conhecida como home, nos smartphones – auxilia muito, é possível receber todas as notificações que precisamos através da home, além do acesso fácil a todos os aplicativos que nos ajudam a gerenciar o tempo.
Boa noite Bia, tudo bem?
Já assisti algumas palestras do Christian Barbosa aqui em Brasília. Realmente muito bom.
Dica de produtividade com dispositivo móvel: “Tarefas e mais tarefas. Vários dispositivos móveis têm esta função, mas conheço poucas pessoas que a utilizam. Crio uma tarefa no Palm Treo pra todas as situações: Telefonemas, e-mails, compras e até “lembrar do leite”… Durante um dia de trabalho, altero horários, crio umas tarefas enquanto executo outras… Com algum treino, é possível criar tarefas de forma bastante rápida com apenas alguns toques na tela ou diretamente nas teclas.Deixo-as bem visíveis na tela “today” pra sempre olhar pra elas… Parece bobagem mas é impressionante com este recurso simples pode ser tão eficiente e ainda pouco utilizado”
Abraço
Bem eu sou designer e universitario e uso muito da tecnologia movel no meu dia sou meio Heavy user mesmo!
Bem eu programo minha agenda com Google Calendar com ele além deu poder sincronizar com meu N78 ainda posso anexar um documento do Google Docs ao compromisso o que e otimo quando eu tenho que fazer briefings(Meio que uma entrevista que designer faz);
Outra tecnologia muito interessante que complementa minha vida e o Evernote como Designer agente vive fazendo pesquisas imageticas para inspiração na criação de trabalhos então com o uso do CLiper do Evernote tudo fica mais fácil o cliper e um recurso ativado com botão de print screen que ativa uma seleção na tela com ela vc copia so o que vc quiser, isso economiza muito tempo a tarefa que antes consistia em clicar com botão direito ir em salvar como escolher a pasta pra salvar tomava muito tempo, além de fazer isso rapidamente ainda posso acessar com meu smartphone em qualquer lugar.
Também como universitario consegui convencer meu professor de historia da arte a compartilhar as materias pelo site do site Shozu.com assim os alunos incluindo eu poderia acessar as informações facilmente, formando assim uma rede.
Se você tem um professor como o meu professor de Estetica vai gostar dessa dica, meu professor de estética adora dar aula usando o data show ate ai nada de mais… bem mais ele da essas aulas no escuro ou seja uma materia super teorica não temos como copiar, por isso eu uso meu celular para gravar o audio da aula e de quebra da volta da faculdade ainda posso vir escutando no onibus.
Quando eu quero criar um documento para enviar em anexo eu uso All-Format Writer e um pequeno aplicativo em Java (Ou seja compativel com a maioria dos ceulares) que cria documentos em DOCX, ODT, XML, UOF e PDF. Muito bom agiliza de mais o processo não precisando as veses nem passar o arquivo pelo PC!
Rogério e Tatiana, o livro não é sobre isso. Mais Tempo Mais Dinheiro trata da busca do equilíbrio entre tempo e dinheiro. De não sacrificar sua rotina diária apenas em trabalhos extenuantes a fim de ganhar dinheiro. Ensina a gerenciar sua vida de uma forma integral, segura, garantindo seu rumo à independência financeira e aumento de patrimônio.
Partindo do pressuposto que todos aqui usam algum tipo de tecnologia móvel, com certeza algum tipo de dica de produtividade devem ter. No podcast vamos aprofundar isso e entrar no campo da mobilidade como meio de alcançar metas.
Minha dica é aproveitar o tempo em que estamos no transporte para fazer coisas necessárias. Mesmo não morando na capital dos engarrafamentos, São Paulo, qdo comecei a fazer faculdade, que era longe de casa, comecei a perder muito tempo em ônibus/metrô. Inicialmente eu dormia. Depois descobri que poderia usar esse tempo de forma mais produtiva. Minha segunda faculdade foi feita estudando quase exclusivamente durante a locomoção. Hoje em dia utilizo esse tempo para ler, planejar compromissos e tarefas, anotar idéias, tudo no iPod Touch, que sincronizo por wifi qdo chego no escritório ou em casa.
Eu uso meu celular Nokia 6125 para deixar anotado a lista de compras (supermercado, ferramentas,etc), filmes que desejo locar e as tarefas diárias.
Sempre que vou a videolocadora eu verifico no celular os filmes da lista.
Para fazer compras não preciso mais anotar em papel e caneta os itens que estão faltando.
Sempre no final do dia vejo quais itens foram cumpridos e removo da lista, senão, realoco as atividades que ficaram para trás.
Acho importante mencionar, que, meu celular é um modelo mais antigo, porém, que me atende bastante. Produtividade é algo que não precisa ser caro .
Minha dica de produtividade é para manter suas contas sempre a mãos, para tanto, eu utilizo massivamente o iBank.
A versão desktop é um show a parte, muito bem feita, com suporte a múltiplas contas, possibilidade de não incluir o total da conta no somatório das demais, muito útil quando se trata de cartão de crédito ou até mesmo polpança. Rápida e simplificada criação de badgets, agendamento de transação (aluguel, prestão de carro, luz, condominio e etc), muito simples de gerenciar as categorias, subcategorias e os agentes receptores dos pagamentos (payee), atualização da cotação de moedas, caso você faça compras com dólar, mantenha-se sempre atualizado, suporte realizar o sincronismo com diversos banco, mas nenhum brasileiro… realmente muito útil e fácil de usar.
Já a versão mobile, uso em meu iPhone, é outra maravilha, você tem sempre em mãos todas as informações pertinentes às suas contas, nesse ponto eu uso mais para lançamentos pontuais, como um almoço, lanche, o cafezinho, mercado, deixando o gerenciamento mais pesado para o cliente desktop.
Concluindo, para você que deseja manter tudo na ponta do lápis, vale a pena, a dupla realiza o sincronismo com perfeição entre o mac e o iphone.
Infelizmente eu não tenho um smartphone, inconveniente que pretendo sanar antes do Natal. Com o meu Nokia 5220 o que eu faço que ajuda na minha produtividade é anotar tudo que preciso lembrar no bloco de notas (informações típicas de post-it, pequenas informações que não posso esquecer e coisas que tenho que fazer, mas que não tem uma data específica para isso) e todos os compromissos na agenda (e o bom da agenda é que os compromissos do dia ficam aparecendo na tela home do celular).
Outra coisa que muita gente pode achar loucura, mas que me facilita muito a vida. Todas as senhas que eu tenho estão anotadas no celular. Inclusive as dos bancos. E não estão criptografas nem protegidas por outra senha. O segredo? Todas as senhas estão espalhadas nos contatos de pessoas fictícias. As senhas são números de endereço, números de telefone, nomes de pessoas, nomes de ruas e avenidas, de empresas, etc. E ainda é preciso efetuar uma operação matemática nos números e um processo de troca de letras nos nomes para se chegar nas senhas verdadeiras. Assim, eu só preciso decorar qual é a operação matemática e a troca de letras para eu ter todas as senhas, já que a localização delas são minemônicos facilmente lembrados por mim. Por exemplo, a senha do banco X está nos dados de contato da pessoa Y porque a pessoa Y está intrinsicamente ligada ao banco X na minha cabeça. E só na minha cabeça e de ninguém mais. Minha memória é péssima e isso foi o que mais me ajudou na vida ao me libertar do stresse de guardar um monte de senhas.
Minhas dicas de produtividade com dispositivos móveis são:
Hoje utilizo no dia-a-dia um smartphone Samsung i900L (Omnia) com Windows Mobile 6.1, 3G, Wi-Fi, Bluetooth, Office Mobile 2007.
Acho indispensável o sincronismo com o PC, Wi-Fi e um plano 3G. Outros itens que utilizo e me ajudam bastante na rua é um fone Bluetooth que deixo no bolso da camisa para não ter que tirar o smartphone do bolso da calça ou pasta (para não chamar a atenção em lugares “complicados”) e um teclado móvel que levo na pasta, para uso na necessidade de digitar um texto longo o editá-lo (num lugar onde isso for possível).
Pastas (organização): Sigo um padrão de organização de pastas tanto no PC quanto no cartão de memória de 4GB do meu smartphone. Os documentos (doc, xls, pdf, documentos digitalizados e tudo que for para ser lido fica na mesma pasta) chamada Documentos, as imagens (fotos) na pasta imagens, os músicas (mp3) na pasta Musicas, Podcasts (mp3), por exemplo, fica na pasta Podcast. Tenho também uma pasta chamada software onde ponho todos os softwares vitais para eventuais instalações de emergência no meu WM 6.1, os vídeos na pasta Vídeos, outros sons (gravação de chamadas, por exemplo) ficam na pasta Sons.
Agenda (Calendário / Tarefas / Contatos / Notas): Sempre pela manhã organizo pelo Outlook 2007 do PC, meu calendário, contatos, tarefas e notas, depois sincronizo tudo com o meu smartphone para depois iniciar as minhas atividades. Se isso não for possível pela manhã, ou se eu estiver longe do PC, adiciono as novas informações via stylus (caneta) ou teclado Bluetooth (Nokia) e quando for possível faço o sincronismo com o PC.
Emails: Prefiro visualizar meus e-mails via WEB, e minha escolha pelo Google Mail (gmail) veio da praticidade de acessar de qualquer lugar, rapidez para economia de bateria e a facilidade que este oferece. Utilizo o browser ou o software Google Laucher que me dá na tela inicial uma caixa de pesquisa, um botão para acesso ao gmail e outro botão para acesso ao Google Maps.
Documentos em Papel: Procuro sempre digitalizar a papelada e por no meu PC, o que for de uso constante copio para o meu Smartphone e coloco na pasta Documentos.
Visualização/Edição de documentos: Utilizo o Windows Mobile 2007 que já veio instalado no meu dispositivo móvel e para manter a compatibilidade meu PC também recebeu a atualização para a versão 2007.
Notas: Quando preciso anotar algo, seja um telefone, um nome, um valor ou uma lista de coisas, faço isso no bloco de notas do Windows Mobile e gravo sempre na memória do Smartphone, pois caso contrário o Outlook não sincroniza com o PC. Depois faço a transcrição dos dados para o local mais apropriado ou deixo como uma anotação para depois ser deletada.
Outros: Mantenho em meu dispositivo móvel, alguns softwares importantes como: Leitor de PDF, Descompactador de Arquivos, RSS Reader, Live Messenger, Skype, Twitter, Youtube Player, Dic. Aurélio, visualizador de imagens e vídeos, um gerenciador de arquivos alternativo, browsers alternativos e outros softwares para acesso a redes sociais (Orkut e face book).
Uma vez por mês, ponho o meu cartão de memória num leitor de cartões do meu PC (Esse leitor tem suporte a memórias acima de 2GB) e faço uma faxina.
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Acho que o livro vem ajudar aos que não tem noção de como começar a se organizar para ter produtividade e ao mesmo tempo a aperfeiçoar os que já estão com alguma noção de organização e terem ainda mais produtividade.
Minha dica de produtividade com smartphone é a seguinte, utilize todos os recursos do mesmo para fazer a coleta das suas atividades, ou seja grave audios, vídeos, tire fotos, anote, compromissos, endereços, receitas, dúvidas. E sempre que tiver banda disponível envie tudo isso para o seu e-mail para processamento.
Além disso utilize o mesmo como repositório de informações relevantes, utilizando-se de documentos e pdf para o mesmo.
Abraços
Bia e Christian,
Parabéns pela parceria e sinergia.
Minhas 3 dicas de produtividade em devices móveis (no meu caso, sou um Mac + iPod touch user):
1) Leitura nas horas vagas: Evernote: quando navegando no desktop em algum site / conteúdo de interesse para leitura ocasional, eu copio e colo no Evernote. Ele já synca com o server e, a partir do Touch, já baixa como uma nota no Evernote (com imagens) para leitura futura. Após ler e apagar no Touch, o processo contrário é feito, e o artigo já é apagado do server e da versão Mac do Evernote.
1.1) Ainda no tema leituras eventuais: NetNewsWire for iPhone: gratuito, ele baixa no iPhone e Touch os novos posts em blogs e sites com RSS, que foram adicionados ao Google Reader ou por intermédio do NetNewsWire versão desktop. Fico atualizado com todos os meus blogs e posts favoritos (entre eles, o GarotaSemFio e o MaisTempo
, para leitura móvel (ou fixa, na cama, no banheiro 
.
2) Things, ferramenta fantástica para suporte à metodologia GTD, com versões para Mac e iPhone / Touch: tarefas, projetos, contextos, tags, sincronismo via Wi Fi entre mac e device. Minha mente fica livre para criar e pensar em coisas importantes, sem despender energia com to do’s e atividades pequenas corriqueiras.
Espero te contribuído.
Abração !!
Fábio
Bem, não possuo um smartphone e meu celular é bem simples.
Dá prá ser organizado sem um dispositivo móvel como um smart ou um netbook?
Bem, dá se você tiver um tablet Nokia N800 como o meu, que durante o tempo de aprendizado foi bastante sub-utilizado (games, música e quadrinhos). So quando a necessidade falou mais alto foi que pesquisei sobre seus recursos produtivos. Ele não é celular, não tem 3G e só tem wi-fi. Mas dá prá trabalhar bem; a dica é focar em aplicativos que ajudem o seu trabalho.
Hoje, os aplicativos que ajudam a organizar minha vida quando estou fora de casa são:
Leio, edito e crio documentos word usando o Abiword; uso o Evince para ler PDF’s. Com estes dois juntos, reduzi a quantidade de papel que carregava na bolsa!
Para anotações rápidas, uso o Notas.
Uma mão na roda é o gravador de voz,o Maemo Recorder, que uso para anotar idéias de posts, notas de aula ou qualquer outra coisa interessante que me venha à mente.
A camera do N800 não é nenhuma maravilha e seu uso é recomendado para videoconferência. Mas instalando o aplicativo Camera, ela também fotografa. Uso para fotografar trechos de livros, revistas ou cadernetas com a nota dos alunos. Depois transfiro tudo pro pc.
Usando a agenda, cadastro meus compromissos e ajusto o alarme para me avisar dos mesmos (meu celular simples também faz isso).
Estou passando por uma transição de emprego e ainda não tenho uma sala com pc e internet. Nesse sentido, a utilização do N800 tem me salvado em várias ocasiões.
E,claro, não deixei de lado minhas anotações analógicas. Tenho um Moleco, caderno brasileiro tipo Moleskine, que uso para notas rápidas (e rabiscar idéias de personagens pros meus quadrinhos).
Estou me re-educando quanto à produtividade, pois perdia horas fazendo tudo ao mesmo tempo: trabalho + aquela visitinha rápida no twitter + e-mail + blog (e minha mesa acumulando papel).
No meu antigo trabalho e em casa, fixei a seguinte regra: anoto todas atividades importantes no Moleco, dando uma previsão de tempo para realizá-las e assim que vou cumprindo, marco com um ‘ok’ e passo para a próxima. Só depois é que me permito ‘brincar’ nas redes sociais e ler meus feeds e blogs preferidos.
Parece fácil, mas para um procrastinador veterano como eu foram várias crises de abstinência até conseguir me organizar (não estou 100% mas eu chego lá).
Bem eu uso pura e simplesmente o google sync onde consigo ter todas as tarefas do google calendar no meu wm6, o gmail sempre lá para me auxiliar, o google docs para alguma edição que seja necessária, etc. basta ligar a qualquer rede wi-fi para puxar os eventos e os e-mails e tudo o que preciso e depois aí é trabalho meu, ler, apagar, guardar, configurar alertas no google calendar e por aí fora, chagando a casa basta sincronizar tudo e pronto tarefa concluída com sucesso! Tudo arrumadinho e sem stress. Espero que o google continue no bom caminho, não dispenso o meu bloco de notas, pois dá sempre jeito, ou por falta de bateria ou porque dá mais jeito na altura.
Pelo iPhone acompanho tendencias, blogs, twitter.
Durante um trabalho sem tiro fotos e envio para o TwitPic, compartilhando assim com amigas e demais interessados. Acabo recebendo dicas que são extremamente proveitosas.
Faço minha agenda, lista de compras, e sempre uso o evernote para guardar tudo que gosto.
Tenho escaneado mes documentos pessoais, comprovantes de residencia, etc, assim não sou pega desprevinida em qualquer lugar que precise deles, não preciso voltar pra casa.
Tenho salvo também cartões de visita, que envio via mms ou email sempre que preciso passar pra alguém: ja faço uma troca de contatos mais efetiva e a pessoa nao precisa ficar com aquele mundo de cartões nos bolsos.
Beijos
Bia … parabéns pela escolha do tema! Sou apaixonada pelo assunto … estou sempre à procura de idéias novas.
Nossa … o pessoal aí já falou quase tudo, nao sobrou nada para mim! Tem um recurso obvio e bem simples, presente em qualquer celularzinho basico, e que ninguém mencionou que é o uso do alarme. Muito útil … ele não deixa eu me atrasar ou esquecer um compromisso. E naquelas vezes que vamos ao médico e saimos com uma lista enorme de remedios para tomar 2, 3 … 4 vezes ao dia … haja memória! Coloco tudo no celular e ele não me deixa esquecer nenhuma dose!
Quatro pontos fundamentais para administração do meu tempo:
DISCIPLINA
É fundamental. Qualquer método adotado não terá resultado se não houver disciplina para praticar o que foi planejado.
DEFINIÇÃO DE METAS
Se não definirmos metas, podemos nos perdem numa série de atividades que roubam nosso tempo em detrimento das que realmente são vitais. Como exemplo, antes de entrar na Internet, sempre anoto no Palm o que necessito pesquisar na Internet naquele momento. Durante a navegação, surgem outros interesses, mas não perco o foco daquilo que realmente anotei ser necessário naquele momento. Os novos interesses são anotados no final da lista, e somente são pesquisados quando finalizados os objetivos inicialmente propostos.
PRIORIZAÇÃO
Identificar tarefas não prioritárias auxilia-nos na administração de nossa ansiedade. Constantemente minhas atividades diárias demandam mais que as 24 horas que possuo no dia para realizá-las. De forma prática, as tarefas que crio no Palm estão associadas a um número que representa a prioridade. Se é prioridade 1 tenho que fazer de qualquer jeito. Prioridade 5 não é vital. Dentro desta escala, reorganizo as tarefas de acordo com o tempo que tenho para realizá-las.
MOBILIDADE
Uso e abuso de tudo que é relacionado à mobilidade, pois temos lacunas durante o dia que podem ser melhor aproveitadas. Deixo vários podcasts no meu ipod nano. Durante a prática de atividade física aproveito para escutar. Ou plugo o ipod no carro e escuto durante os percursos. Filmes ou cursos em DVD gosto de converter e deixá-los no cartão do Palm para assistir durante o meu horário de almoço. Antes de sair para trabalhar, sincronizo meus emails pessoais no Palm bem como os RSS que assino. Normalmente chego alguns minutos antes no trabalho e aproveito este tempo para leitura de emails e notícias. Procuro centralizar tudo no Palm.
É isso.
Faltou acrescentar no item MOBILIDADE do meu post anterior que ando com um pen drive de 16 gigas abarrotado de softwares portáteis. Tenho sempre a mão para o caso de não ter um determinado recurso (software) no computador que eu estiver no momento. Portanto, meu palm e meu pen drive são minhas ferramentas essenciais para melhorar minha administração de tempo e produtividade.
A minha dica é uma adaptação de um dica da Bia (o evernote) para a minha área (o direito!).
Na advocacia, tenho de me manter bastante atualizada com a jurisprudência (que são as decisões dos tribunais). O STJ e o STF ajudam um pouco a nossa vida divulgando toda semana informativos por email com um resumo de todas as decisões recentes.
Acontece que essas decisões são das mais diversas áreas do direito (ambiental, civil, penal, tributário, etc) e ficava muito difícil de administrar a informação de cada e-mail, além de que, quando precisava recuperar algum dado, tinha de me lembrar qual o informativo que tinha saído aquela determinada matéria e a pesquisa pelo e-mail nem sempre era efetiva.
Daí que eu percebi que o evernote seria um ótimo indexador, com a vantagem de que eu podia ir classificando através de notas no programa cada assunto em pastas, ainda utilizando as tags para especificar ainda mais a pesquisa, pois percebi que as pastas que eu tinha criado com as áreas de estudo do direito não eram suficientes. Exemplificando: na pasta “administrativo”, existem decisões com as tags “servidor”, “infração disciplinar”, “auto de infração” e por aí vai!
Para alguém que não é da área, pode achar meio complicado, mas pode apostar que é util até para quem estuda para concurso (no meu caso uso para o exercício da advocacia). Antigamente, eu fazia tudo isso num arquivo do excel (bem primário), que sempre era uma dor de cabeça principalmente em relação a sincronização dos dados, pois nem sempre eu atualizava o arquivo no mesmo PC então já viu né?
Aprofundando um pouco mais o uso, passei também a colocar citações de livros sobre os assuntos da jurisprudências, evitando de ter que ficar abrindo minhas petições para tentar achar dentro delas estes dados. Fiz isso com os temas mais recorrentes dos meus clientes.
Ou seja, é como se eu tivesse feito um sistema de fichamento virtual!!
Atualmente, estou até utilizando o evernote para organizar as pesquisas de minha monografia. Quando estou lendo um livro físico e algum trecho me interessa, bato uma foto da citação (respeitando os limites direitos autorais) e envio para o evernote!
Recomendo fortemente o programa para estudo e para a advocacia!
Espero ter ajudado os colegas!
Ah, fora da área do direito, esqueci de dizer que uso o evernote também para indexar referências visuais.
Explico: sou desenhista e gosto de ficar coletando imagens na web que me interessem e me auxiliem na produção de alguma ilustração, por exemplo. No evernote eu tenho uma pasta (notebook) com essas referências, tageadas como “faces”, “crianças”, “poses”, etc.
É uma dica mais simples que a outra, mas igualmente útil, ainda que o google esteja agora com uma nova ferramente de busca em imagens, no meu caso, gosto de ter meu arquivo pessoal das descobertas que encontro na internet.
Pronto, agora acabaram as dicas! Beijos, bia!
Minha dica é, use e abuse da câmera do celular, se ele tiver. Viu algo interessante na rua, uma faixada, uma promoção, um cartão de contato, uma propaganda, anotações, tire foto! É rápido e prático, muito mais do que digitar um telefone e um nome no celular por exemplo. E se tiver evernotes é melhor ainda, pois você pode centralizartodas as informações (e isso é importante). Depois com calma em casa processe as fotos adicionando contatos, idéias, planos, tarefas nos seus respectivos lugares, independente do método de organização que você use. E pra fazer isso seu celular nem precisa ser smartphone!
Uso muito a lista de tarefas do meu palm, para tudo mesmo, profissional e pessoal.
Anoto também os itens para pesquisa em casa no notepad do treo, essas coisas a gente só lembra em determinados momentos do dia. Além de você conseguir dessa forma eleimnar qualquer tipo de uso para o papel.
Utilizo muito também a camera para anotações que não podem ser escritas.
Além do seu util gravador de voz.
Não visualizo emails, pois se alguém te mandou um email, esse assunto não é crítico o suficiente que não possa me esperar chegar na frente de um micro.
Uitlizo muito pouco também o navegador, prefiro, como disse antes, pegar todos os itens durante o dia e pesquisar tudo de uma vez pelo micro. Assim não fico perdendo o foco em outros assuntos conforme vou lembrando.
Sou arquiteto e a aquisição de um smartphone já está me ajudando com o fato de não precisar carregar de uma obra para outra os jogos de plantas de cada uma: basta deixar um jogo de plantas na obra e caso seja necessário tirar alguma dúvida por telefone de uma obra em que eu não esteja, abro a planta em formato *.dwg no visualizador de programa CAD e tiro a dúvida em trânsito; a agenda sincronizada com o Outlook nem é dica de produtividade, é obrigação para se ter produtividade!
A minha dica de produtividade funciona na base do planejamento prévio das ações, funcionando da seguinte forma:
1- Fazer um brainstorm de todos os compromissos e tarefas que terei na semana que se iniciará, para organizar as idéias utilizo um mind map feito em papel, que fica fixado no meu mural.
2- Todo o resultado do mind map (compromissos e tarefas) é organizado na agenda do meu N78.
3- Quando olho pra agenda do N78 consigo visualizar possíveis lacunas no tempo, podendo assim utilizar esse tempo para a próxima tarefa útil ou compromisso mais urgente se houver a possibilidade de adiar, exemplo: se hoje tenho 3 horas livres adio a construção de uma apresentação que programei para amanhã, fazendo com que amanhã eu tenha mais tempo livre. Acredito que adiantar hoje o trabalho conturbado de amanhã é a melhora forma de não acumular trabalho, pois já me vi em dias que dei aulas (sou professor) das 8h às 22h30 e nesses casos se não houver planejamento na construção do material das aulas BEM antecipado a chance de falhar é grande, afinal são 3 matérias distintas.
4- De nada adianta criar uma agenda que favoreça apenas o lado profissional, temos que incluir um tempo para nos cuidar como pessoa, para relaxar e ter cuidados com a saúde. Se nos focamos apenas em trabalho a chance de sabotarmos nossa agenda por tédio é grande. Para se trabalhar com qualidade, primeiro precisamos nos sentir bem como pessoa, isso é inegociável.
5- Também controle a minha alimentação e sono utilizando o meu N78, mais precisamente utilizando o aplicativo Wellness Diary, onde registro: se tive uma alimentação saudável, se fiz exercícios físicos, quantas horas dormi, etc… Tudo isso eu posso comparar via gráficos que o programa me gera e ver os dias que fui irresponsável com minha saúde.
No final eu tenho compromissos e tarefas organizadas, trabalho adiantado, qualidade de vida e saúde, tudo isso por uma boa organização e muito planejamento, utilizando é claro o auxílio do meu dispositivo móvel.
Bom dia.
Realmente, é muito interessante abordar este tema. Vivemos em um mundo atropelado, onde as pessoas tentam de todas as formas conseguirem se dar bem em seus assuntos, em suas vidas. E a medida que avançamos, o tempo sempre nos parece mais curto. Por isso temos uma grande necessidade em melhorar nossa produtividade, aproveitando bem o tempo. Ainda bem que vivemos numa época em que a tecnologia, de muitas formas, corre a nosso favor. Existem milhares de aplicativos úteis que nos auxiliam em desempenhar nossas tarefas de forma rápida e bem produtiva. E muitas dessas aplicações e serviços podem estar disponiveis na palma de nossas mãos. A tecnologia móvel esta disponivel a praticamente toda a população global. Com a chegada dos smartphones e outros gadgets moveis, o ser humano vive cada vez mais conectado, e dessa forma, se souber usar bem seu aparelho, pode triplicar sua produtividade. Um exemplo disso é que estou comentando atraves do navegador do meu smartphone.
Em muitos aparelhos, é possivel fazer uma sincronização com agendas online. Isso agiliza muito. Uma empresa pode marcar reuniões, atividades para seus funcionários a qualquer momento durante o dia. Tendo uma conexão 3G, a pessoa estara sempre em dia com as suas tarefas. Para tanto, indico o app GCalsync e Mail for Exchange em conjunto com o serviço gratuito do Google Agenda. Outro tipo de serviço que ajuda muito é o Sistema de Posicionamento Global (GPS) em aparelhos móveis. As vezes uma pessoa pode perder muito tempo buscando uma determinada região ou endereço. Com um aparelho com GPS e aGPS embutido, a pessoa poderá traçar rotas eficientes para o seu destino e ainda poderá contar com uma navegação guiada por voz, o que auxilia bastante quando se esta no transito. Existem muitos aplicativos disponiveis no mercado para navegaçao, como o Google Maps, Garmin, Nokia Mapas entre outros.
Outro quesito de suma importância é a comunicação. Alem de poder se comunicar com ferramentas tradicionais como SMS, MMS e a propria ligaçao via rede celular, através de um smartphone, uma pessoa pode contar com inumeras ferramentas de comunicação. A começar pelo envio e recebimento de email “push”, onde uma pessoa pode cadastrar suas várias contas de email e ser notificado sobre uma nova mensagem instantaneamente no exato momento em que ela for recebida em seu servidor de emails. Para aplicaçoes de email recomendo o Profimail, Mail for Exchange e para plataforma nokia o Nokia messaging. Também é possivel utilizar os vários comunicadores de mensagens instantaneas, como o MSN messenger, Google Talky, Yahoo Messenger, ICQ entre outros. Até mesmo falando sobre otimizar tempo, existe aplicativos mult plataforma que integram todas as suas contas de diferentes comunicadores de IM, como por exemplo os apps Nimbuzz e Fring.
Ainda falando sobre comunicação, com a onda do 3G e WIFI, tornou-se possivel utilizar tecnologias que reduzem os custos das ligações, e a mais difundida e utilizada no momento é o VoIP. Muitos smartphones possuem o cliente SIP nativo, e podem ser configurados com uma conta VoIP de muitas operadoras diferentes. Tambem, em muitos aparelhos podem ser instalados aplicativos (como os ja mencionados Nimbuzz e Fring) que permitem a configuração de contas VoIP ou de conhecidos serviços de comunicação de voz sobre IP como o Skype, Google Talky, Live entre outros. Hoje em dia tambem e possivel estar conectado a suas redes sociais como Facebook, My Space e Twitter. Estas redes sociais ja tem disponibilizado aplicativos que rodam na maioria das plataformas, bem como otimas opçoes de terceiros como a app Gravity, para utilizar com o Twitter.
Outro fator importante é que hoje podemos visualizar e até mesmo editar documentos do office como planilhas eletronicas, textos e apresentações, bem como visualizar documentos em PDF. Isso pode ser muito util talvez ao prepar um discurso, uma apresentação quando se esta em viagem, receber tabelas de preços de fornecedores e etc. Para aplicativos do Office, indico o QuickOffice, e Documents to Go.
Uma pessoa sempre conectada pode melhorar muito sua produtividade se souber usar as ferramentas disponiveis em seus smartphones. Por isso é muito importante saber usar bem o tempo, e nos momentos adequados. Espero que essas dicas que comentei aqui possam ser uteis em sua produtividade.
Agradeço tambem a você Bia, pela ótima oportunidade em abrir um espaço para seus leitores compartilharem seus conhecimentos.
hmm, como perdia cerca de 4h/dia em transporte, usava esse tempo geralmente pra por e-mails e tuits em dia, quando acabava passava pra um podcast ou pra um livro… exceto a parte do livro, tudo era feito num E71, que também é usado pra tirar muitas fotos de coisas que quero lembrar mais tarde. =)
O que eu faço é procurar manter os mesmos serviços no iPhone e no meu Mac. Eu uso o NetNewsWire no iPhone para selecionar na rua o que vou ler quando tiver tempo. Ele também me permite twittar sem sair do aplicativo e salvar artigos no Read It Later/Instapaper, que eu uso quando quero ler mas vou para algum lugar com mais problemas de conexão.
Tenho um note de 15 e um net de 10 ambos da Dell, um Blackberry e um Ipod nano. Minhas dicas são simples, mas espero que sejam úteis.
Trabalho como consultor, e não tem como evitar os cartões convencionais de papel, então…
1. Uso a câmera do BB como scanner para armazenar no formato original, arquivo em uma pasta nomeada conforme a categoria (empresas, clientes, etc) e acesso quando quero. Os clientes acham bacana pois não “desprezo” seus cartões;
2. Estou testando o software do Christian o qual está sincronizado com minha conta no Gmail (iGoogle), como o forte do BB é gerenciar e-mails, recebo meu planejamento diário todos os dias no próprio aparelhinho;
3. Desabilitei a opção de alerta de e-mail do BB, ficando no modo “apenas telefone” assim economizo bateria, e sigo horários pré definidos para leitura dos e-mails. Obs.: Abro exceções quando estou aguardando um e-mail importante;
4. Ainda com e-mails, mantenho 3 contas de e-mails gerenciadas do meu BB, uma profissional, outra particular e uma terceira para cadastros e outros, assim posso filtrar melhor o que realmente é importante do que é circunstancial;
5. Mantenho uma apresentação (prospecto) da empresa em meu BB quando um cliente requisita, e eu estou no banco ou super mercado por exemplo, é surpreendido com um e-mail e o anexo, isso mostra agilidade, e a sensação de valorização junto ao cliente (é um diferencial) já fechei propostas e posteriormente fiquei sabendo que um dos motivos foi a agilidade no atendimento;
6. Nas auditorias tiro uma foto das melhorias e das oportunidades de melhoria (não conformidades) encontradas, no final do dia envio do próprio BB para o e-mail do cliente, assim ele tem um resumo do trabalho e não perdemos tempo com ATAs e relatórios complexos, a organização dessa linguagem varia conforme a demanda do cliente;
7. Uso o gravador de voz e câmera digital para registrar e gerenciar as aulas do curso de engenharia, faz muita diferença, pois ao invés de ficar copiando tudo da lousa, presto atenção e faço minhas próprias anotações numa espécie de “mind map” que lógico fica armazenado no dispositivo móvel para ser acessado a qualquer hora;
8. É indispensável ouvir os podcasts da Bia, do Max Gehringer e outros, mas gosto de manter uma disciplina assim como faço com a leitura do blogs e Twitter, se não mantemos uma organização de horários para leitura desses meios acabamos “perdendo” muito tempo durante o horário de trabalho então, assino os RSS e os podcast que vão automaticamente para o iTunes, conforme agendado faço um sinc com o iPod e pronto no trânsito, na fila, em horários que seriam improdutivos eu posso escutá-los e tiro maior proveito das dicas;
Essa não chega a ser dica mas atualizo meu blog e Twitter também do BB o que adianta bastante o trabalho.
Bom é isso, espero ter colaborado para esse “banco de dados” de suma importância o qual já estou arquivando na pasta “Gestão do conhecimento”.
Omar Alexandre
Fisioterapeuta do Trabalho, estudante de do curso de Eng de Produção, consultor e professor.
Vamos lá às minhas dicas:
1) Para quem tem Mac: você pode salvar sua lista de contatos de seu celular, utilizando os softwares Agenda e iSync, que vêm no Mac OS X. E se você ainda por cima utilizar o GMail, a você unificar os contatos do Google na Agenda, que o iSync se encarregará de atualizar seu celular! É isso mesmo! Contatos unificados GMail Smartphone (Nokia no meu caso), com direito a backup no computador! Dois coelhos (ou seriam três?) com uma só cajadada!
2) Para quem tem um Nokia, outra dica é colocar um atalho para o Lifeblog na tela inicial do smartphone. Mesmo que você não queira montar um diário (que é a proposta inicial do software) é possível usá-lo para visualizar, em um só lugar, os SMS’s recebidos, as notas de áudio que você gravou e as fotos que você tirou. É como uma caixa de entrada universal!
3) Outra dica é colocar na tela inicial um atalho para a câmerazinha do 3G. Sempre útil para conferir se não tem um feijão preso no seu dente, antes daquela reunião com seu cliente. ^^
Obrigada a todos pelas maravilhosas dicas! O Christian já selecionou as que receberão o livro. O podcast vai ao ar na 4a feira cedinho, e lá anunciaremos os ganhadores.