Falar em “administrar emails” gera calafrios em muita gente. É bem alto o número de pessoas que perderam completamente o controle sob seu correio eletrônico, não achando mais nada ou sem saber quais e quantas são as pendências. Outras vivem como escravas: verificam sua caixa de entrada de 5 em 5 minutos, ou cada vez que o computador notifica novas mensagens… ou passam o dia com o programa aberto e não conseguem concluir suas tarefas… ou simplesmente estão com sua caixa de entrada com 1.000, 2.000 ou 3.000 mensagens, completamente desorganizadas!
Na parte II dessa série para sua vida digital começar bem em 2010, o tema é exatamente esse.
Parte II: emails em dia
Domine seus emails, e não os deixem escravizá-lo. Mantenha seu inbox sob controle. Essa foi minha meta principal em 2009, algo que aos poucos consegui cumprir. Mesmo assim, o volume é tão grande que tive que tornar pública minha política com correio eletrônico.
Vou contar a vocês as dicas que adotei para vencer esse desafio.
1. Organização das pastas. Antigamente eu tinha pastas e subpastas para tudo. Clientes, amigos, empresas, boletins… tudo dentro de uma grande pasta correspondente ao ano. Como as buscas dos programas de email melhoraram muito, isso tornou-se desnecessário. Hoje só tenho pastas de arquivo por ano. Costumo deixar no servidor apenas as pastas dos 3 últimos anos. As anteriores, baixo, compacto e salvo num HD externo como arquivo-morto.
2. Nada de fitros. Não uso aquelas regras comuns em programas de email, tipo colocar numa certa pasta automaticamente os emails de tal origem. Sei que sou exceção, mas acho fácil dispersar e deixar coisas passarem. Emails de origem especial, prefiro marcar com uma cor. Mas tudo que chega vai só para a entrada.
3. Hora de processar. Uso a célebre metodologia do Inbox Zero, com algumas adaptações a la GTD. Primeiro, percorro o inbox, apago o lixo, olho newsletters e boletins, e os apago também. Então, trabalho uma a uma das mensagens, começando pela mais antiga. Se leva até 3 minutos para responder/resolver, faço na hora. Se não, jogo numa pasta especial, chamada ação. Tenho outra pasta especial, chamada esperando, onde coloco emails que mandei, aguardando um feedback do destinatário. Assim, posso acompanhar numa pasta só quem está pendente comigo. Essas pastas especiais são esvaziadas (indo tudo para a pasta arquivo) à medida que vou respondendo/resolvendo. Tenho ainda uma terceira pasta especial, chamada pautas, com algumas subdivisões, onde guardo as sugestões e dicas dos leitores. Também as vou esvaziando à medida que trabalho sobre elas.
5. Checagens. Só abro o programa de email quando quero efetivamente trabalhar nele. O resto do tempo fica fechado. Isso vale para computador e smartphone. Não uso push, não uso notificações. Quem decide a hora de ver emails sou eu, não quando o computador manda. Via de regra, são 3 checagens de inbox por dia, quase sempre via smartphone, e ele sempre é esvaziado. Quando estou na rua, podem ser mais vezes, dependendo da quantidade de pendências a resolver. No fim da tarde, antes de encerrar meu expediente, faço uma sessão mais longa, dessa vez no computador, só para trabalhar na pasta ação. Nessas ocasiões, desligo a internet para não ser interrompida. A caixa de saída só despacha tudo quando eu religá-la.
Dicas básicas
Como entusiasta da mobilidade, recomendo que se use o protocolo IMAP. Uso desde 2004, e acho indispensável pois você tem toda a sua estrutura de pastas e status sempre igual, independente de onde você acesse sua conta. Outra dica bem básica: separe conta pessoal da profissional, e crie uma terceira para usar em fóruns, cadastros, sites e lojas na internet. Assim você mantêm as contas importantes longe do lixo eletrônico.
Quer mais dicas? Leia minha coluna no Tecnoblog: “É hora de abolir o email?”
[...] This post was mentioned on Twitter by Bia Kunze, Cezinha Anjos. Cezinha Anjos said: RT @garotasemfio: Organizando a vida digital para 2010 (parte II: emails em dia) http://bit.ly/6qdbUk [...]
Eu tenho uma metodologia diferente:
Uso os filtros para tirar de minha vista tudo aquilo que não precisa ser olhado na mesma hora: spam, listas de discussão, recados de Orkut, etc. Na INBOX, deixo tudo aquilo que está pendente de leitura ou de resposta. Se respondi, mas continua sendo uma pendência, deixo lá.
Depois de lidas e respondidas, as mensagens são deletadas, mas, ao mesmo tempo, arquivadas, já que o GMail tem essa característica. Assim, minha inbox tá sempre organizada e/ou vazia, os e-mails já são arquivados, e eu não esqueço de responder ou de cobrar andamento em alguma coisa.
Beijim!
Utilizo uma organização parecida para a conta profissional. Além dessas, criei uma pasta chamada “referência” onde coloco aquelas mensagens que preciso consultar com certa frequência (datas de fechamento do faturamento, por ex).
No gmail (pessoal), dada a quantidade (e a vontade de fazer), só utilizo as labels de acordo com o assunto/interesse principal.
Obrigado pelas dicas e parabéns pelo trabalho de referência!
Bom dia, Bia
Suas dicas foram bem interessantes, entretanto, vale ressaltar que a utilidade delas vai depender da necessidade de quem lê o artigo.
Para mim, por exemplo, elas não foram 100% aproveitáveis, pois o uso que faço dos e-mail’s é diferente de seu.
Bjos!
Cadê o ítem 4? Do 3 pulou pra 5.
Consegui organizar minha inbox com o Gmail. Nada fica perdido ou pendente. E abuso dos filtros de mensagens, emails ganham abas com cores diferentes assim que chegam. Meu chefe tem um só pra ele hehehehe, seus e-mails são vermelhos. Assim como colegas de trabalho e as mensagens que vão pro meu e-mail particular da universidade, todos são redirecionados no Gmail. Uso ele até como backup, protocolos, imagens do trabalho e resultados, todos tem sua cópia online.
Descobri que redirecionar automaticamente pra uma determinada pasta realmente não é uma boa estratégia, é pedir pra ter uma pasta cheia de coisas pendentes. Atualmente só faço isso com as newsletters de alguns periódicos que acompanho.
Ah sim, só é uma pena que o cliente de e-mail nativo do nokia 5520 não aceite as regras do Gmail. Estou pensando em passar a usar o aplicativo do Google por causa disso, alguém sabe se ele mantém essa funcionalidade?
Também não uso mais filtros, ou organização por pastas do tipo “email família -> mãe”. A excessão fica pros emails offline (já que costumo trabalhar muito tempo fora da net para poder me concentrar mais e dispersar menso), estes eu organizo por cores no thunderbird, igual você falou no trecho “prefiro organizar por cores”
Eu aqui tenho uma outra metodologia para gerenciar as mensagens. Até o ano passado fazia o seguinte.
Minha caixa postal é verificada pelo anti-spam do thunderbird via imap para separar o lixo do restante dos emails. Mails de listas normalmente leio no metro via smartphone. Mas se a quantidade de mensagens for alta, deixo para ver em casa. Crio uma pasta para amarzenar aproximadamente 100 mensagens ou mais. No final do ano arquivo todos os emails antigos em um dvd. So que o processo de arquivamento era feito via pop pelo Pegasus Mail.
Este ano estou fazendo diferente. Como mudei o meu email pessoal para um de dominio proprio com o Google Apps estou fazendo o seguinte.
Uso filtros para marcar os emails de listas, orkut, twiter e outros assuntos de interesse. O que facilita na visualizacao das mensagens via gmail. No thunderbird posso ver nas pastas sem me peocupar ja que tambem esta na inbox. No final de semana ja crio um marcador aonde movo as mensagens, deixando a caixa de entrada enxuta. Como o gmail organiza via conversa ja facilita quando um assunto em uma lista continua na semana seguinte.
Ja o arquivamento vou adotar o imap do thunderbird e colocar uma copia dos emails antigos nele. No inicio do proximo ano apenas jogo os arquivos em um novo dvd e faco uma limpa no gmail.
Abracos e beijos,
Adilson
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O Milestone da Motorola está dando o que falar – o Estadão o chamou de “iPhone de macho”(!). Alguma chance de vc fazer uma avaliação dele? abs M
Oi, passei pra conhecer seu blog, e desejar boa tarde.
bjsss
aguardo sua visita
Adorei as dicas.
Antigamente a população ansiosa acendia um cigarro atrás do outro de 5 em 5 minutos isso realmente me irritava, agora com a dificuldade de acender o cigarro – graças a Deus- as pessoa buscam por seus e-mail em seus telefones de 3 em 3 minutos, agora me irrita mais ainda,isso é normal ou é neura?
Muito bom o blog.