Agora que você já traçou suas metas para o novo ano, aproveite a motivação para adotar um sistema eficiente de gerenciamento pessoal. O coração desse sistema são as agendas, e neste post, dou dicas de várias delas.

Uma vez que o Pocket Informant brilha no Blackberry e no Windows Mobile (fui usuária satisfeitíssima por 4 anos), e já abordei aqui no blog as agendas para Symbian, desta vez vou focar em iPhone e Android.

Para você que usa Symbian, recomendo os posts:

• Agendas turbinadas para Symbian
• Livre-se do calendário tosco do Symbian

As recomendações mais frequentes na web são o Pocket Informant e o Calengoo, ambos com versões para Android e iPhone.

Enquanto o Calengoo, como sugere o nome, é restrito para quem usa os serviços Google, sincronizando calendário e tarefas na nuvem, o Informant é uma escolha bastante robusta para quem opta por serviços de tarefas de terceiros, como o ótimo ToodleDo.

No Windows Mobile, o PI existe há anos, e por isso mesmo, avançou bastante nas funcionalidades. A melhor de todas, vincular compromissos e tarefas a contatos, que, somado à integração com o log telefônico e emails, cria históricos bem legais de todas as suas atividades com aquele contato. Nas versões iPhone e Android, que ainda estão amadurecendo, não se chegou a esta sofisticação.

O Calengoo é a escolha para quem usa Google Calendar e Google Tasks, e deseja um gerenciamento básico, descomplicado. É para quem gosta da leveza visual do calendário nativo dos Androids, mas sente falta de coisas pequenas mas importantes como swype para navegar de forma prática entre as vistas diária, semanal e mensal; uso de cores de modo mais versátil que o calendário nativo; arrastar e soltar itens entre os dias; e, para quem tem telas grandes e de boa resolução, checar os compromissos dentro das vistas semanal ou mensal, com direito a expansão através de zoom em pinça, caso seu aparelho conte com multitouch. Tudo pode ser customizável, inclusive as fontes. Os lembretes podem ser por alarmes pop-up ou email.

Quanto ao Pocket Informant, eu o experimentei tão logo que saiu a versão para iPhone. Mas só mais recentemente, quando a Apple autorizou o acesso à agenda nativa, ele se tornou “usável” e decidi testá-lo de volta. O Informant também é uma boa escolha para quer apenas um sincronismo offline, através do iTunes, com o Outlook, por exemplo. Ele faz tudo o que faz o Calengoo, mas grande vantagem está no uso mais personalizável de cores e, para quem gosta, ícones, além de agregar metodologias de gerenciamento de tarefas e projetos consagrados, como Covey e GTD.

Quando eu usava Outlook, eu usava o Xobni (notem que é a palavra inbox de trás pra frente!). Ele faz algo semelhante: agrupa todo o histórico de um contato com compromissos, tarefas, emails. O software continua recomendadíssimo, existindo ainda uma versão móvel para Blackberry, que recomendo fortemente. Atualmente, como não podia deixar de ser, ele também vincula contatos aos seus respectivos perfis em redes sociais.

O PI está em beta por enquanto para Android, o que significa que todos podem baixar de graça pelo Market e experimentar.

Se o PI é ótimo tanto para quem usa Google Calendar ou sincroniza offline, o mesmo não posso dizer do MobileMe. Não recomendo. O sincronsimo é lento, o programa demora para abrir, os ícones não funcionam a não ser que você vincule um a cada calendário. E trava demais. Acabei achando meu app favorito de agenda por acaso na AppStore. Chama-se Week Cal.

Minha escolha: Week Cal

O nome não faz jus ao aplicativo. Verdade que eu estava procurando um app que permitisse visão semanal, que é o que me faz mais falta no calendário nativo do iPhone… mas este app faz muito mais!

Decepcionada com o Pocket Informant, já que assino o MobileMe, encontrei o Week Cal e, diante dos reviews positivos, baixei na hora.

O que eu mais gosto nele: o design clean, respeitando os padrões da Apple. Ele é simplesmente o que deveria ser o calendário nativo! Não há gerenciador de tarefas, é só calendário mesmo… mas eu prefiro assim, uma vez que uso o Omnifocus e não abro mão.

Não importa qual serviço você usa para sincronizar seu calendário, o Week Cal funciona bem com todos, é rápido e estável. Infelizmente, por restrições da Apple, o ícone não mostra a data atual, como o do calendário nativo. Isso foi contornado com o badge, que pode mostrar tanto a data de hoje quanto a quantidade de compromissos no dia; vai do gosto do freguês.

Quanto aos ícones, instalei outro app, o Emoji free. Para mim, ícones fazem uma diferença enorme, pois em 2 segundos sei se, naquela semana ou mês, preciso atender algum paciente homecare, tenho viagem agendada ou tenho que ir ao médico. Como gerencio muitos compromissos, é comum no meu dia-a-dia ouvir a frase “como está sua agenda?” e ter que responder rapidamente.

Lista de apps deste post:

• Pocket Informant (iPhone/touch: U$ 12,99; iPad: U$ 14,99; Android: beta gratuito; WinMo: U$ 19,99; Blackberry: U$ 12,95)
• Calengoo (Android, iOS, U$ 6,99)
• Week Cal (iOS, U$ 1,99)
• Xobni (Blackberry: U$ 1,99;  Windows desktop: gratuito)
• Emoji free: gratuito

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Foto: Nicklas Jakobsen

Quem melhor para lembrá-lo de suas metas que seu dispositivo móvel? Afinal, ele passa a maior parte do tempo ao seu lado; é um organizador pessoal, tem alarmes e pode receber uma variedade de apps para ajudá-lo nesta missão.

A diferença entre “sonho” e “meta” é que o segundo tem dia marcado para acontecer. Todo início de ano, faço um balanço do ano que passou e traço meus objetivos para o que acabou de chegar. Para tal, elaboro mapas mentais com papel e canetas coloridas. O poder visual desse método é imenso, e faz com que enxerguemos nossa vida numa piscadela. Ainda prefiro o método analógico…

Faço uma segunda revisão dos meus objetivos no fim de agosto. Anualmente, no dia do meu aniversário, pego minhas moleskines, canetas, smartphone, alguns livros e me isolo num spa, no meio da natureza. Chego cedo e saio no fim da tarde. É a data simbólica que escolhi para cuidar de mim mesma, corpo e mente. Avalio o que deu certo e errado e adequo meus planos de acordo com o que eu havia planejado em janeiro.

Na avaliação de janeiro, defino uma meta para cada um dos meus papéis. Não faço listas enormes, porque como toda promessa de ano-novo, a quantidade de coisas e a energia demandada para realizá-las faz com que na semana seguinte tenhamos esquecido de tudo. Prefiro ter poucas metas, mas focadas.

Passo o mapa-mental feito no papel para o computador. Pode ser através de um software específico, ou então escaneando como imagem. Ele fica salvo no meu dispositivo móvel, sempre disponível para consulta.

É importante que suas metas sejam realistas. Por exemplo, suponhamos que você queira aprender um novo idioma. Deixe claro o motivo desta escolha. Uma viagem? Promoção no trabalho? Pós-graduação? Ou, simplesmente, para ler livros, jornais e artigos naquele idioma? Isso ajudará a mantê-lo focado e motivado.

Também não há nada de errado em, de repente, abortar um projeto em prol de outros. Isso aconteceu em 2010, em que meu único projeto passou a ser recuperar a saúde. Foi engraçado, adoeci logo em janeiro… todos os planos tiveram que ser mudados.

Para que sua meta fique bem delineada, ela precisa preencher 5 pré-requisitos, segundo a Tríade do Tempo:

1. ser específica: o que é?
2. ser mensurável: quanto?
3. ser alcançável: como?
4. ser relevante: por que?
5. ser temporal: quando?

Suponhamos que você deseje emagrecer. Você deverá especificar o máximo possível o que quer:

1. o que é? emagrecer
2. quanto? 10kg
3. como? dieta e exercícios (detalhe ao máximo)
4. por que? auto-estima, saúde, roupas novas, etc.
5. quando? até outubro

A partir daí, vem a etapa mais importante: realizar um plano de ação. É hora de utilizar um aplicativo gerenciador de tarefas/projetos, sincronizável com seu dispositivo móvel.

O que você fará para atingir sua meta? Seguindo nosso exemplo acima, como será sua dieta? Siga um passo-a-passo: consulta a um médico ou nutricionista, obtenção de uma tabela de calorias, e, quem sabe, um app para controlar suas refeições. E a atividade física? Deverá ser feita a escolha da atividade, uma consulta à sua agenda para determinar a frequência, e definir como será o acompanhamento. Se o objetivo é em outubro, você pode definir 1kg/mês. Enfim… quanto mais detalhada sua meta, melhor, daí a importância de um bom aplicativo. Para que você mantenha-se motivado, estipule sub-metas e revise-as mensalmente.

Isso vale para tudo: conseguir uma promoção, ler x livros por ano, parar de fumar, passar de ano com média 7, comprar um carro ou uma casa, aprender uma nova habilidade e até mudar de estado civil!

Dicas de softwares:

• Mapas mentais: Freemind; Mindmeister (minha escolha pessoal)
• Gerenciador de projetos: tarefas do Outlook; Google Tasks; ToodleDo; Remember de Milk; Things; Omnifocus (minha escolha pessoal)

Dicas de posts para leitura:

• Conciliando o digital, o móvel e o analógico
• O quarteto fantástico da produtividade
• GTD na área de trabalho + GTD móvel
• Resolução de ano novo: faça a sua funcionar
• 365 dicas de organização para o ano todo
• 2011: menos promessas e mais ação

Nos próximos posts farei um review de alguns aplicativos móveis de agenda, apps de produtividade para todas as plataformas e dicas de organização.

Uma grande conquista é alcançada com pequenos passos. O primeiro você já deu, que foi ler este artigo. Agora, arregace as mangas e trace suas metas para 2011!

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Planejamento

Sempre que viajo, crio notebooks específicos no Evernote para cada destino. Lá coloco reservas, informações turísticas, dicas que pego da web, vouchers etc. É bom ter um lugar fácil para acessar tudo rapidamente, e mesmo em celulares simples, o evernote pode ser acessado por um endereço móvel, m.evernote.com. Agora com os stacks, ficou ainda mais fácil organizar o conteúdo. Mesmo levando alguns desses itens impressos, nunca é demais precaver-se, já que papéis rasgam, molham, perdem-se, etc.

Se você pretende levar seus cupons de compras coletivas impresso, é sempre bom levá-los também em PDF em seu dispositivo móvel.

Sobrevivendo aos aeroportos, aviões e ônibus

Mais uma vez o caos aéreo reina. É importantíssimo deixar na bagagem de mão o carregador do seu celular ou smart. Um kit como o Turbo Charger da Proporta é ainda mais cômodo, já que independe de tomadas. Se vai para o exterior, não esqueça de levar adaptadores de tomadas do país em questão. No site da Proporta você encontra tudo isso.

Para quem vai enfrentar longas viagens, tanto de avião quanto ônibus, um bom fone de ouvido com isolamento de ruídos pode ser um amigão. Nem precisa ouvir música, às vezes o objetivo é só relaxar, silenciosamente. Só não descuide da bagagem!

Para ajudar a passar o tempo, aproveite para…

• Colocar em dia os seus artigos de internet que você deixou para ler mais tarde. Use o Instapaper (iOS) ou o Read it Later (compatível com todas as plataformas)
• Ler ebooks. Carregue seu eReader ou smartphone com títulos light. Nada de leitura técnica. Há quem queria aproveitar o fim de ano para estudar, mas o cérebro precisa de uma pausa para aliviar o estresse. Pelo menos de alguns dias. Depois, você se sentirá mais animado para retomar o estudo.
• Ouvir podcasts. Para atualizar-se ou até aprender e familiarizar-se com novos idiomas. Para os donos de iOS não ficarem escravos do iTunes e poderem atualizar seus podcasts no próprio aparelho, recomendo o app Podcaster. (leia mais: Apps para ouvir podcasts sem fio)

Todas as dicas acima podem ser feitas offline, poupando sua bateria. Se você ouve muita música e podcasts, é melhor levar um player dedicado e reservar seu dispositivo conectado para outras tarefas quando desembarcar.

Veja mais dicas no blog Efetividade: Caos aéreo: 7 dicas para menos stress nos aeroportos.

Levando o smartphone nas férias

Se é smart exclusivo de trabalho:

• se você corre o risco de ser chamado pelo chefe, ou receber aporrinhações diversas, não leve. Troque por um celular básico com número pessoal, avise os colegas das suas férias e deixe aviso na caixa postal e no email.
• notebook ou netbook? nem pensar! mas se você tiver mesmo que usar em alguns momentos, não leve a fonte; isso o estimulará a usar a carga de forma mais focada, evitando as distrações da internet.
• vai precisar de 3G? veja se sua operadora tem cobertura na região, para não passar raiva depois.

Se é smart de lazer:

• ao contrário do que se imagina, ele pode aumentar ainda mais a qualidade das férias: mapas, guias rodoviários, info de trânsito e estradas, situações nos aeroportos, guias gastronômicos, shows e eventos (dicas de sites móveis e apps logo mais embaixo)
• quer compartilhar sua viagem com familiares ou amigos? há aplicativos móveis da maioria das redes sociais: Orkut, Facebook, Twitter, Foursquare entre outras.
• salve previamenete em seu aparelho uma lista com telefone e endereços de serviços 24h do lugar onde ficará: emergências médicas, pronto-socorro odontológico, hospitais, chaveiros, guincho, delivery, polícia… shit happens, e prevenção nunca é demais.

Cuidados com gatunos:

• use capas fechadas para não ostentar
• use fones de ouvido pretos, ou “baratos” no lugar dos brancos
• se precisar usar internet num local público, ir num canto mais reservado, ou disfarçar
• por via das dúvidas, faça cópias de seus documentos e leve-as em seu dispositivo móvel (dicas de apps logo mais abaixo)
• cuidado com o que você posta em redes sociais! principalmente informações baseadas em localização… sim, a bandidagem também está aderindo às tecnologias móveis

Cuidados com suor e areia:

• use capas totalmente fechadas, não as que deixam teclado e tela aparecendo; capas plásticas são melhores
• guarde acessórios, como fones de ouvido, em recipientes bem fechados; se você é adepto de música enquanto corre ou pedala sob o sol, prefira um fone convencional, com fios; fones bluetooth são extremamente sensíveis ao suor

Websites para celulares

• vai para a praia? Ok, então vamos a la playa: eduakira.sites.uol.com.br/valp/valp.htm
• sites úteis para localizar estabelecimentos comerciais em geral: wap.telelistas.net e wap.listaonline.com.br
• outra opção é o m.ilocal.com.br, que também tem app para iPhone
• previsão do tempo: tempo.wap.uol.com.br (tem info sobre praias, ondas e vento, ideal para surfistas)
• portal móvel do Dersa: wap.dersa.sp.gov.br – nele é possível conferir qual a situação do tempo, do tráfego e da visibilidade das rodovias e travessias administradas pelo Dersa. As rodovias são a Dom Pedro I (SP 065), Ayrton Senna (SP 070), Carvalho Pinto (SP 070), Caminho do Mar (SP 148), Hélio Smidt (SP 19), Rodoanel (SP 21) e a José R. Magalhães Teixeira (SP 83). É possível conferir informações também sobre as travessias de balsas. São elas: Cananéia – Ilha Comprida, Guarujá – Bertioga, São Sebastião – Ilhabela e Santos – Guarujá. São indicados o número de balsas operando e a condição do clima, além do tempo de espera. Em todos os quadros de informações, há logo abaixo um número 0800 para qualquer outra dúvida ou emergência
• vai para a região do circuito das águas? circuito.mobi - informações sobre as cidades da região do circuitos das águas: Águas de Lindoia, Amparo, Jaguariúna, Monte Alegre do Sul, Serra Negra e Cidade de Socorro. Hotéis, câmeras das estradas, dicas, serviços, telefones úteis, mapas.
• informações sobre aeroportos: m.voosmobile.com.br
• localizador de hotspots wifi: jiwire.com. Se você tem iPhone/touch, pode baixar o app Free Wi-Fi Finder na AppStore, com a vantagem de você poder fazer download do banco de dados e usá-lo offline.

Aplicativos

• Apontador Mobile: uma série de aplicativos gratuitos para iPhone, Android, Blackberry e Windows Mobile, destacando: Apontador Trânsito, Apontador Rodoviário, Apontador Postos, Apontador Taxi, Apontador Cinema, iLocal e o novíssimo ApontaOfertas, para quem gosta de sites de compras coletivas. Veja todos em http://www.apontador.com.br/mobile
• VEJA São Paulo: as opções de passeios, teatros, cinemas, bares e restaurantes na capital paulistana é enorme. O app da Veja São Paulo traz a listagem completa e categorizada, com a opção de fazer buscas em sua região através do GPS. Disponível para Symbian, na Ovi Loja, e para iPhone, na AppStore.
• Para não esquecer nada na hora de arrumar as malas: plan.pack.go – já vem com templates prontos para viagens de férias ou negócios, tanto masculino como feminino [AppStore]
• Guias Brasil Mobile, da Embratur, para as cidades: Brasília, Belo Horizonte, Florianópolis, Fortaleza, Manaus, Porto Alegre, Recife e Salvador [AppStore]
• Serra Gaúcha da CVC: pacotes de viagens, hotéis, atrações, bares, lojas
• Food Brasil: guia de restaurantes e bares em diversas cidades brasileiras, confira em foodbrasil.com.br (também com app para iPhone/touch)
• Faça cópias de seus documentos e salve-as em seu dispositivo móvel. Use aplicativos de senhas, como 1Password (disponível para iPhone e Android) ou SplashID (iPhone, Symbian, Windows Mobile)

Viagens para o exterior

• Informações completas para viajantes em geral: WorldMate, simplesmente o melhor, disponível para Symbian, iPhone, Blackberry, Windows Mobile. Previsão de vôos, fuso horário, conversor de moedas e muito mais. Para Android, há um parecido, o TripIt

• TripAdvisor: ache qualquer hotel em qualquer lugar do mundo, com reviews feitos pelos usuários. Disponível na AppStore ou em site mobile, em tripadvisor.com
• Vai usar transporte público? Instale o MetrO, disponível para PalmOS, Symbian, Windows Mobile, Blackberry, iPhone. No site tem a lista completa das dezenas de cidades suportadas por todo o mundo. Também em versão móvel, i-metro.mobi
• Right Size: indispensável para quem vai fazer compras. Com ele, consulta-se as medidas e números equivalentes de roupas e calçados, para homens, mulheres e crianças. Funciona com as medidas do Brasil, Europa, EUA, Japão, Reino Unido e Argentina.

Idiomas

• Para não se perder com idiomas: Tradutor de Línguas [AppStore] – frases básicas e expressões, para as mais diversas situações. Todas em texto e em áudio. Excelente! Idiomas: alemão, árabe, checo, chinês, coreano, dinamarquês, eslovaco, espanhol, finlandês, francês, grego, hebraico, holandês, húngaro, inglês (EUA ou UK), italiano, japonês, norueguês, polonês, russo, sueco e turco. Tudo funciona offline, para você não depender de conexão em países estranhos. [AppStore]

• Professor de Línguas: do mesmo desenvolvedor do Tradutor de Línguas, um mini-curso para quem quer ir além das expressões de viagem. Suporte aos mesmos idiomas, mais o tailandês [AppStore]
• LonelyPlanet: o conhecido e consagrado manual de viagem para várias cidades do mundo, em versão iPhone ou Symbian. Saiba mais em lonelyplanet.com/mobile/
• Não esqueça de salvar em seu aparelho telefones e endereços de consulados

Para quem tem Nokia / Symbian, alguns apps da Ovi Loja:

Ovi Mapas
Para se orientar em cidades de mais de 70 países, o serviço oferece mapas com orientação por voz, para veículos e pedestres. O Ovi Mapas inclui, ainda, recursos premium como o novo serviço de informações de trânsito, o guia turístico premiado Lonely Planet, além de oferecer acesso a conteúdos locais por meio do site de viagens TripAdvisor para encontrar hotéis. Os mapas ficam instalados na memória do telefone, o que permite que a navegação seja feita com baixíssimo uso de dados – ou seja, sem sustos na conta telefônica, o que é importante quanto se está fora do País.

O serviço também está integrado ao Apontador, assim os usuários podem visualizar a localização de postos de gasolina, pizzarias, caixas eletrônicos e outros pontos de interesse de graça no próprio Ovi Mapas que é compatível com os smartphones Nokia 6710 Navigator, Nokia 5800 Comes With Music, Nokia 5230, Nokia 5235 Comes With Music, Nokia X6, Nokia E72, Nokia N97, Nokia N97 mini e Nokia N8.

World Traveller
O aplicativo mostra a previsão de tempo para cinco dias em 5 mil cidades, taxas de câmbio em tempo real para 184 moedas, horário local para regiões específicas entre outras dicas.

Aprendiz de viajante
Para quem ainda não decidiu o destino de uma viagem ou precisa de dicas de determinado local, esse app do blog homônimo tem várias indicações e depoimentos de quem já passou pela região.

Veja São Paulo
Os usuários que estão em São Paulo também podem ter dicas de passeios, teatros, cinemas, bares e restaurantes na capital paulistana. Desenvolvido pelo Instituto Nokia de Tecnologia (INdT) em parceria com a Abril Digital, o aplicativo traz a listagem completa e categorizada dos locais, com a opção de fazer buscas da região em que estiver por meio do GPS.

* * * * *

E vocês? Postem suas dicas de férias aqui nos comentários!

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Só que a geração pós-iPad, ao que tudo indica, deve ser mais para consumidores que produtores de conteúdo. Nada melhor do que ler no sofá um e-book, o e-jornal do dia, uma e-revista, ver um filme… mas na hora de produzir, começam os malabarismos.

Façamos uma restrospectiva histórica. Desde sempre, o meio mais natural para produção de escrita não é o teclado. Ou os dedos. É a pena, o lápis, a caneta. Sem contar o prazer proporcionado: quem já usou caneta-tinteiro sabe do que estou falando.

E não me venham com essa de teclado externo. Tem gente que se habituou tanto com o teclado do computador que mal consegue produzir um manuscrito. Isso é ruim para o cérebro. Eu queria um tablet para escrever, fazer anotações, desenhar… como num papel. Como produtora de conteúdo criativo, acho o computador extremamente limitante. É por isso que todos os meus esboços ainda nascem no papel.

Sei que há notebooks com tela sensível ao toque no mercado há pelo menos uma década. Além de escrever na tela, eles permitem a conversão dos garranchos do dono em texto. Só que não acho o Windows agradável em ambiente touch. É um sistema que foi adaptado, e eu preferia algo feito do zero. O Windows é um elefante desnecessário: um sistema que preenchesse apenas as necessidades móveis de uma pessoa já seria suficiente!

Digitalmente, o que mais se aproxima do que desejo é uma bela Cintiq. Mas além de ser um atentado financeiro, não é móvel, então nem adiantaria.

Por isso eu boto a maior fé nos tablets com Android, MeeGo e webOS, além do próprio iPad. Só que continuarei querendo a caneta. Algum engenheiro por aí se habilita?

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Eeeba! O “scanner que te dá asas”, ou melhor, o multifuncional Lexmark Interact S608 já está comigo há algumas semanas, ajudando a deixar minha vida ainda menos dependente do papel. Nesse review, falarei do aparelho, algumas de suas características e como eu o integrei à minha rotina de trabalho.

Antes de seguir lendo este post, você poderá ver alguns outros artigos interessantes:

• Escritório sem papel – parte I
• Escritório sem papel – parte II (review: Fujitsu ScanSnap)
• Escritório sem papel – parte III (dicas de produtividade com o Evernote)

O multifuncional

Quem entrar no meu escritório em casa sempre encontrará as coisas relativamente em ordem, sem papéis espalhados ou mesa bagunçada. Contudo, desde que a HP deixou de dar suporte ao driver de scanner do meu multifuncional no Snow Leopard, as pilhas começaram a surgir. Correspondências, revistas com páginas marcadas, artigos científicos, apostilas, documentos com post-its…

Há algum tempo eu vinha procurando uma solução para digitalizar documentos, e, assim, ficar livre de vez do papel. Junto com o Evernote, o scanner se tornou meu braço direito no dia-a-dia. Mas a maneira tradicional estava tomando muito tempo: era preciso ligar o notebook, plugá-lo no multifuncional, escanear e jogar o material no Evernote! Era preciso simplificar isso.

Reconheço que o scanner portátil Fujitsu ScanSnap, que testei e resenhei aqui no blog, também é excelente, e mais rápido. Porém, como boa parte do material que digitalizo está encadernado, o formato de mesa teria que ser a escolha.

SmartSolutions

Com a Lexmark Interact S608, todo o processo se tornou automático. A um toque de botão, o documento é scaneado e enviado direto para o Evernote. Nem preciso de computador: sendo wifi, ela está automaticamente em rede e conectada. Bastou configurar a solução Scan to Evernote no painel SmartSolutions. Também criei um catálogo de emails dos familiares para compartilhamento automático do material.

A Lexmark disponibiliza drivers para Windows e Mac, no CD que acompanha o produto. Para Linux, os drivers devem ser baixados pelo site.

“SmartSolutions” são botões personalizáveis de um toque. Eles permitem criar atalhos para operações frequentes, como imprimir em frente e verso, copiar, ajustes do material a escanear, digitalizar um documento para email ou fax. O S608 não possui fax, mas há outros modelos com a função. Há ainda a possibilidade de acessar conteúdo personalizado, como notícias, previsão do tempo, feeds RSS, álbuns de fotos do MobileMe ou do Picasa, calendário do Google e muito mais. Também pode escanear cartões de visita, cujos dados são reconhecidos e salvos dentro dos Contatos do Outlook; mas essa função é só para Windows.

O primeiro passo é acessar a home SmartSolutions e criar uma conta; dali em diante, você pode gerenciar suas opções pela internet e sincronizar com a impressora.

Todo o controle do multifuncional é feito pelo painel de de 4.3″, touchscreen. Desde as configurações básicas até as tarefas de digitalização e impressão. Com a entrada USB, posso plugar um pendrive e escaner direto para ele, em PDF ou JPG. O mesmo vale para o slot de cartões de memória SD (ou mini/microSD, com adaptador). O conteúdo que está nessas memórias flash também pode ser acessado para impressão. Ou seja, a maioria das minhas tarefas em digitalização e impressão podem ser realizadas de forma totalmente independente do computador!

Otimizando a rotina sem papel

Organizei o escritório para que tudo ficasse à mão: o multifuncional, a caixa de entrada, as pastas com itens para ação, esperando, etc. e o cesto de lixo para reciclagem. Que também é novo! Com o triplo do tamanho do anterior, ele fica escondidinho atrás da porta.

Agora, tudo o que posso digitalizar sai da minha caixa de entrada, vai para o scanner e, por fim, para o lixo. Faço isso em alguns segundos. Além do ganho de produtividade, consigo recuperar as coisas com muito mais facilidade. O que é mais fácil, procurar um papel em pilhas e gavetas ou usando tags e buscas?

Na minha listinha de aquisições futuras, o próximo item é uma fragmentadora. Se alguém tiver dicas (de preferência uma que também funcione com cartões plásticos e CDs), fiquem à vontade para postar nos comentários!

Veja todas as fotos da Lexmark Interact S608 no meu Flickr.

Todas as especificações técnicas estão no site da Lexmark Brasil.

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O que está acontecendo que, de uma hora para a outra, ninguém mais consegue se concentrar? É o excesso de trabalho? O trânsito? De onde vem a falta de tempo para vida social e familiar?

A culpa é nossa. Somos nosso maior inimigo. Nós nos auto-sabotamos.

Você já teve a sensação de, após um dia inteiro na frente do computador, não ter dado conta de todas as tarefas e ainda ver sua lista de pendências crescer? Ou chega em casa tão exausto que só consegue se largar no sofá e assistir TV? Descansos saudáveis como brincar com o cachorro ou os filhos, passear no parque, ler ou fazer atividades físicas parecem sonhos inatingíveis?

Leia o artigo completo na minha coluna no Tecnoblog, onde dou algumas dicas para melhorar a concentração, aumentar sua produtividade e encerrar os dias de trabalho com a sensação de dever cumprido.

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Já que dei dicas para fazer uma limpeza por dentro do computador, agora é hora de fazê-la por fora!

Meu marido comprou, há alguns meses, um produto para limpar LCD – telas de computadores, monitores, TVs etc. E achamos muito bom. Mais recentemente, vi um equivalente, da mesma marca (Radex) para teclados e plásticos. Foi igualmente aprovado. Não é danoso como sabões e abrasivos e é mais eficiente que flanela úmida. Ambos foram comprados na Kalunga.

E o teclado? Eu já usava um método bem próprio para limpar as sujeirinhas que entram pelas teclas: jato de ar da seringa tríplice! Aquela que os dentistas usam para jogar ar e/ou água na boca dos pacientes. Mas é preciso checar se está bem regulada, caso contrário os jatos de ar podem conter partículas de água.

Na próxima vez que você agendar aquela limpeza no dentista, fale que vai levar seu notebook para uma limpeza também!

Outra dica: os computadores de carcaça de plástico, como meu Macbook branco, estão mais sujeitos a riscos e manchas. Para protegê-lo melhor e dar uma repaginada no visual, comprei uma skin da Cazulo. Bonitas, geralmente com estampas feitas por artistas plásticos, não deixam resquícios de cola caso você queira removê-la depois. Como tenho ótima habilidade manual, o “buraco” da maçãzinha luminosa fiz com estilete, com bastante calma, e ficou bom.

Isso não dispensa as cases de neoprene, caso você carregue seu laptop or aí. Mesmo nas mochilas próprias, almofadadas, há o risco da quina bater em algum lugar.

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A dica é o aplicativo 2Do. Na verdade eu já o conhecia há algum tempinho, quase desde o lançamento. Alguns leitores me escreveram citando-o, mas só resolvi comentá-lo assim que ficasse mais poderoso e sincronizando com o Outlook, pois ainda estava básico demais. A tal atualização saiu agora.

O ponto alto do 2Do é a simplicidade. É intuitivo, bonito e mais ferramentas surgem a cada atualização. Para quem quer apenas um gerenciador de tarefas comum, sem a complexidade de desenvolvimento de projetos, ou sem a sofisticação de metodologias como o GTD, é uma boa pedida!

Ele custa U$ 6,99, mas você só paga por ele, a contraparte no desktop para sincronismo é gratuita. Além do Windows/Outlook, usuários de Mac podem sincronizá-lo com o iCal.

Há uma versão lite, com algumas limitações – não sincroniza, não tem alarmes, e só permite 3 categorias com 25 tarefas em cada. Com ela você pode experimentar a solução e ver se gosta, para mais tarde adquirir a versão completa. Nesta, você também ganha notificações push (como alarmes) e consegue compartilhar itens, do próprio aplicativo, com outras pessoas – desde que elas também o tenham instalado.

É bom lembrar que a versão completa não é perfeita ainda. A função de sincronismo é bem recente, e com isso, faltam algumas coisas. Por exemplo, alarmes criados no iPhone não sincronizam com o Outlook, tendo que ser recriados, e vice-versa. Há também alguns probleminhas com as tarefas recorrentes: por enquanto, só tarefas que se repetem semanalmente sincronizam certo; nas demais, as datas de início e término das recorrências não são reconhecidas pelo aplicativo. Considerando a velocidade com que os criadores estão trabalhando nele, creio que isso logo será corrigido.

Sugiro que antes vocês testem a versão gratuita e visitem o site do desenvolvedor, para a lista completa de ferramentas, FAQ e screenshots.

Baixe aqui a versão lite gratuita [iTunes]

Baixe aqui a versão completa – U$ 6,99 [iTunes]

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Na parte II dessa série para sua vida digital começar bem em 2010, o tema é exatamente esse.

Parte II: emails em dia

Domine seus emails, e não os deixem escravizá-lo. Mantenha seu inbox sob controle. Essa foi minha meta principal em 2009, algo que aos poucos consegui cumprir. Mesmo assim, o volume é tão grande que tive que tornar pública minha política com correio eletrônico.

Vou contar a vocês as dicas que adotei para vencer esse desafio.

1. Organização das pastas. Antigamente eu tinha pastas e subpastas para tudo. Clientes, amigos, empresas, boletins… tudo dentro de uma grande pasta correspondente ao ano. Como as buscas dos programas de email melhoraram muito, isso tornou-se desnecessário. Hoje só tenho pastas de arquivo por ano. Costumo deixar no servidor apenas as pastas dos 3 últimos anos. As anteriores, baixo, compacto e salvo num HD externo como arquivo-morto.

2. Nada de fitros. Não uso aquelas regras comuns em programas de email, tipo colocar numa certa pasta automaticamente os emails de tal origem. Sei que sou exceção, mas acho fácil dispersar e deixar coisas passarem. Emails de origem especial, prefiro marcar com uma cor. Mas tudo que chega vai só para a entrada.

3. Hora de processar. Uso a célebre metodologia do Inbox Zero, com algumas adaptações a la GTD. Primeiro, percorro o inbox, apago o lixo, olho newsletters e boletins, e os apago também. Então, trabalho uma a uma das mensagens, começando pela mais antiga. Se leva até 3 minutos para responder/resolver, faço na hora. Se não, jogo numa pasta especial, chamada ação. Tenho outra pasta especial, chamada esperando, onde coloco emails que mandei, aguardando um feedback do destinatário. Assim, posso acompanhar numa pasta só quem está pendente comigo. Essas pastas especiais são esvaziadas (indo tudo para a pasta arquivo) à medida que vou respondendo/resolvendo. Tenho ainda uma terceira pasta especial, chamada pautas, com algumas subdivisões, onde guardo as sugestões e dicas dos leitores. Também as vou esvaziando à medida que trabalho sobre elas.

5. Checagens. Só abro o programa de email quando quero efetivamente trabalhar nele. O resto do tempo fica fechado. Isso vale para computador e smartphone. Não uso push, não uso notificações. Quem decide a hora de ver emails sou eu, não quando o computador manda. Via de regra, são 3 checagens de inbox por dia, quase sempre via smartphone, e ele sempre é esvaziado. Quando estou na rua, podem ser mais vezes, dependendo da quantidade de pendências a resolver. No fim da tarde, antes de encerrar meu expediente, faço uma sessão mais longa, dessa vez no computador, só para trabalhar na pasta ação. Nessas ocasiões, desligo a internet para não ser interrompida. A caixa de saída só despacha tudo quando eu religá-la.

Dicas básicas

Como entusiasta da mobilidade, recomendo que se use o protocolo IMAP. Uso desde 2004, e acho indispensável pois você tem toda a sua estrutura de pastas e status sempre igual, independente de onde você acesse sua conta. Outra dica bem básica: separe conta pessoal da profissional, e crie uma terceira para usar em fóruns, cadastros, sites e lojas na internet. Assim você mantêm as contas importantes longe do lixo eletrônico.

Quer mais dicas? Leia minha coluna no Tecnoblog: “É hora de abolir o email?”

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Hoje começo uma série de 3 posts para deixar seu computador tinindo e sua vida digital organizada.

Parte I: faxina no computador

Deixe seu computador em ordem, leve e mais rápido. É hora de se livrar da tranqueira!

1. Comece por uma faxina no calendário, contatos e emails. A idéia é criar um arquivo-morto para dados antigos, pois com o tempo seu programa gerenciador vai ficando mais pesado. No Outlook isso é bem fácil, você pode exportar tudo numa pasta .pst
2. A etapa seguinte é limpar seu inbox. Deixe-o zerado e resolva todas as pendências, ou transforme-as em tarefas. (Minhas dicas para melhor administrar e arquivar emails serão publicadas na parte II desse artigo.)
3. Em seguida, partimos para itens de consulta e referência. Como estão os bookmarks do seu navegador? Atolado de coisas velhas? Crie uma pasta de arquivo morto, deixando visíveis apenas aquilo que realmente usa. E os itens salvos em seu agregador de RSS, salvos para ler mais tarde, foram lidos mesmo? E os feeds que morreram ou não funcionam? Ou o oposto, que o obrigam a marcar tudo como lido no início de cada semana? Passe a tesoura sem dó em feeds que atualizam mais do que você consegue ler. O famigerado “marcar tudo como lido” faz você negligenciar artigos de outros sites, que realmente seriam interessantes ou úteis. Mantenha só aquilo que você consegue acompanhar.
4. Excesso de informação? Eu tenho a seguinte política com o que leio na web: salvo no Instapaper artigos que quero ler mais tarde, pois posso ler offline no iPhone ou no Kindle. Já os artigos úteis, que quero guardar e consultar sempre, como tutoriais, receitas, coisas para comprar ou dicas úteis, salvo no Evernote. Se você usa Google Reader, faça isso marcando como favorito – use a estrelinha. Depois, consultar só aquilo que guardou é moleza!
5. Verifique se todos os seus seus programas instalados estão atualizados. Remova os que não usa mais. Veja se não tem algum software intruso que inicia sozinho sempre que você liga o computador. No Windows, você pode impedi-los indo em “Executar” e digitar msconfig. Em Mac, vá no dock e clique no referido programa com o botão direito. Vá em opções para desmarcar a opção de início automático.
6. Dê uma geral no HD. Procure por arquivos grandes duplicados, como fotos e música, para ganhar espaco no HD. O Spacemonger é um grande aliado para quem usa Windows. Em Mac, a dica é o Disk Inventory X.
7. Guarde arquivos que não usa mais, mas que gostaria de manter, em um HD externo. Inclusive as pastas de arquivo-morto previamente separadas. De preferência não salve no mesmo HD onde faz backups automáticos, para evitar acidentes. Eu sou neurótica, faço backup de tudo em 2 lugares…

Aliviar o Outlook é necessário, pois por si só o programa já é bem pesado. Remover programas desnecessários deixa o sistema operacional mais leve, com inicialização mais rápida, seja Windows ou não. E um HD com boa sobra melhora o desempenho como um todo.

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