Como organizar e conciliar nossa papelada com nossos dados e arquivos no computador, mais as coisas que carregamos e sincronizamos em nossos dispositivos móveis todos os dias?

Leia os artigos anteriores:

• O quarteto fantástico da produtividade
• A saga do escritório sem papel (parte I)
• A saga do escritório sem papel (parte II)
• Dicas de uso do Evernote

Taxonomia

Taxonomia é o termo usado para definir a “ciência da classificação”. Em termos gerais, é com classificamos, hierarquizamos e organizamos nossas coisas.

Eu procuro organizar minhas coisas de uma forma que pareça lógica com meu estilo de vida. Para isso, sigo 3 princípios:

• Adotar um sistema, ser fiel à ele e aplicá-lo a tudo em sua vida;
• Hierarquizar minhas informações baseadas em meus papéis;
• Ser o mais eficiente possível na captura. Isso significa: sempre que surgir uma idéia, uma tarefa a realizar, ou qualquer informação, registrá-la imediatamente.

Calendário e pastas no computador

Faz mais de 10 anos que li pela primeira vez “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” e “Primeiro o Mais Importante”, de Stephen Covey. Desde então organizo toda minha agenda, meus trabalhos e meu material de referência seguindo alguns princípios abordados nessas obras. Meus 5 papéis são dentista, garota sem fio, familiar (dona de 2 casas, esposa, filha etc), estudante (cursos de idiomas e de atualização profissional) e… eu. Sim, pois é um erro comum esquecermos de nós mesmos, e eu dedico uma boa parcela do meu tempo para cuidar da minha saúde, beleza, bem-estar, encontrar os amigos, ir ao cinema, ler, entre outras coisas.

Cada papel tem uma cor de identificação: “eu” é verde, “familiar” é amarelo, “dentista” é laranja e por aí vai. Essas cores uso na agenda (cada caledário do iCal é um papel), nas pastas de arquivos de computador e no arquivo físico, com pastas suspensas.

Organize sua vida por papéis. A principal vantagem é monitorar quanto tempo você se dedica a cada um e aprimorar o equilíbrio.

Arquivo de pastas suspensas

Quer saber se você é organizado? Então responda rápido: nas últimas eleições você votou com o título de eleitor ou RG?

É importante que todos os nossos documentos sejam centralizados num lugar único, onde possam ser rapidamente acessados e não dêem preguiça depois na hora de guardar.

Cada cor, que representa um papel, tem sub-categorias. Nas pastas “família” (amarelas), há as categorias casa e carro, por exemplo. E nestes, sub-categorias. Em casa, há seguro, condomínio, água, luz, telefone, manutenção, eletrodomésticos etc. Em eletrodomésticos, há notas ficais, garantia, manuais etc. E por aí vai. Não é complicado, as pastas, sub pastas e sub-sub-pastas ficam organizadas em sequência e possuem etiqueta bem visível. Tudo é guardado ou encontrado em segundos.

Antes de começar a montar pastas a torto e a direito, faça um mapa mental para colocar as idéias em ordem. Facilita o processo. Também ajuda bastante eventuais ajustes ou adições. O meu está sempre à mão.

Outra dica é usar uma etiquetadora, que dá um aspecto clean e agiliza o processo. Por anos a negligenciei. Só depois que comprei (com o intuito de organizar meu material odontológico para homecare) é que vi como fazia diferença para várias outras coisas em termos de organização…

No computador

No computador (hoje uso Mac como máquina principal de trabalho) uso um programa chamado 1Password, que permite que eu guarde com segurança os números de documentos, passaportes, diplomas, registro em conselho de classe, etc, que estão guardados nas pastas pessoais (”eu”). Ele sincroniza com o smartphone, pois pode ser que eu precise de alguma informação quando eu estiver na rua. Há vários outros softs legais que funcionam dessa forma, como o eWallet e o SplashID – com versões para Windows e plataformas móveis.

Tarefas e projetos

Para administrar minhas ações e projetos, uso uma mistura de GTD (contextos) com Covey (priorização). Embora fã do David Allen, acho que não dá para deixar as prioridades do Covey de lado.

Antes de conhecer o método GTD eu priorizava as tarefas em 1, 2, 3 ou 4. O problema: tarefas 1 (entregar um projeto) às vezes falhavam por não dar atenção à 4 (comprar tinta para a impressora).

Fui apresentada aos conextos e minha produtividade aumentou significativamente. Quando ia para a rua, aproveitava para comprar tinta de impressora. Mas com o tempo, notei que muitas vezes dava atenção demais a coisas pequenas e acabava deixando projetos grandes morrerem. Hoje, continuo aplicando o GTD, mas no meu planejamento semanal, faço uma mapinha com as metas da semana, para não perder o foco. É uma tabela do Covey, do livro, devidamente adaptada.

Mais detalhes sobre meu planejamento semanal, vocês podem ler neste post.

Claro que, como aqui no blog eu falo de tecnologia móvel, enfatizo o uso de dispositivos móveis. Mas na verdade, para aplicar o GTD, não importa se você usa smartphone, computador, caderno ou agenda de papel. Tampouco importa o software. O que vale é a abordagem, o método, não a ferramenta.

Assim, minhas tarefas e projetos estão centrlizados no Omnifocus (para Mac e iPhone). Há várias outras soluções também muito boas, como Remember The Milk, Things e Toodledo. Até o Google incorporou recentemente um app de tarefas, boa opção para quem passa o dia na frente do Gmail e Gcalendar. Só que a aplicação em si acho um pouco fraca para quem é mais exigente.

Meu centralizador de material para pesquisa, referência e anotações é o Evernote. Lá também está tudo organizado em papéis – detalhes aqui.

Leia mais a respeito em:

• Agenda produtiva – de verdade
• Podsemfio n. 66: Gerenciamento do Tempo
• Review do Pocket Informant 9, com GTD

Mãos à obra!

Ser uma pessoa bem organizada não é mania ou frescura. E não dá trabalho, desde que o hábito seja mantido e que as coisas sempre sejam colocadas no lugar onde pertencem, desde o começo. Nada de deixar para organizar depois. Documentos são imediatamente salvos em suas pastas - analógicas ou digitais – e resgatar uma informação não pode demorar mais de 30 segundos. Se levar mais que isso, é porque o sistema não está de acordo.

Vocês sempre me perguntaram como é que eu conseguia conciliar tudo - pacientes, blog, consultoria, palestras, viagens, marido, casa (ops, casas), tarefas domésticas, contas a pagar e ainda ter tempo para mim (ler, nadar, pedalar, me cuidar) e dormir 8h por dia. O segredo é organização.

Talvez dê um pouco de trabalho no início para aqueles que começarão colocar a vida em ordem. Você terá que reservar um dia ou dois só para isso. Mas o resultado vale a pena: o trabalho e a vida fluem sem estresse, de forma positiva, e sua energia será canalizada para o que realmente importa: criatividade e tomada de decisões. E transformar nossos sonhos em metas.

Espero que este post sirva de inspiração…

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