Essa semana falei aqui no blog sobre escritório sem papel e resenhei o excelente scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, sempre reverenciando o Evernote como meu braço direito no dia-a-dia. Uso essa solução para muitas outras coisas, que passo agora a compartilhar com vocês.

1. Pesquisa de preços. É a mais usada. Com a câmera do celular a postos, fotografe produtos, lojas, etiquetas de preços, especificações dos produtos. Apesar do Evernote móvel só ter versões para Windows Mobile, Blackberry e iPhone, você pode na verdade usar qualquer aparelho celular que suporte email. Fotografe, anexe num email e envie para sua conta no serviço. Muito prático.
2. Livro de culinária. Minha maior fonte de receitas é a internet. Nada mais óbvio do que usar a função clip to Evernote no meu browser e salvá-la. Leva um clique. Quando eu tiver morangos, frango ou certos queijos sobrando em casa, faço uma busca pelo termo e vejo rapidamente todas as receitas que tenho com aquele ingrediente. Além de receitas, uso o clip to Evernote para capturar quaisquer outras coisas na web.
3. Artigos de revistas e sites. Aquela revista de decoração que eu comprei por causa de banheiro maravilhoso tem altas chances de virar entulho no escritório ou na sala. Posso relutar em jogá-la fora mais tarde, pois eu lembrarei que tinha alguma coisa interessante nela, que já nem sei mais o que é. Algum tempo depois, quando eu quiser achar aquele artigo específico, eu verei uma pilha imensa de outras revistas (guardadas pelos mesmos motivos) mas nunca recuperarei a informação que eu queria originalmente. Com o Evernote, eu escaneio o artigo, salvo no Evernote, coloco um monte de tags e, no futuro, não levarei mais que 5 segundos para achá-la. O melhor de tudo: o Evernote reconhece caracteres dentro de arquivos, assim consigo achar termos específicos que estão dentro de PDFs, por exemplo!
4. Viagens. Quando planejo alguma viagem, salvo no Evernote os hotéis que estou pesquisando, os itinerários, reservas, transporte, programação e tudo o mais. Depois, mantenho somente o hotel onde me hospedei e adiciono anotações caso eu pretenda voltar lá um dia. O mesmo vale para lugares e passeios interessantes. Acaba virando um excelente diário de bordo.
5. Controle de medicamentos. Quem faz tratamento de doenças crônicas, como asma, diabete, hipertensão arterial, entre outras, pode escanear e salvar as bulas de todos os medicamentos que toma ou já tomou, anotar o período e adicionar o médico que receitou. Aliás, receitas e exames também podem ser arquivados. É uma ótima dica para tem filhos pequenos: crie uma categoria “pediatra do Zezinho” e lá guarde toda a documentação de saúde dele.
6. Reformas. Quando fiz meu home-office no início desse ano, o Evernote foi mais útil que meu marceneiro, que vivia me dando o cano. Fiz listas de compras (ele tem uma função de criar listas com checkbox), fotografei paredes, anotei medidas de móveis, pesquisei produtos em lojas de material de construção. Não faltou nada.
7. Mapas e desenhos. Seu tio Jair o convidou para um churrasco na chácara dele no fim de semana, mas seu GPS de nada servirá, já que ele não dá coordenadas racionais para chegar lá (“passa pelo mercadinho Aurora e vire a direita, siga até uma casa de tijolinho de esquina, vira à esquerda e vá até o portão com um pangaré na frente”). O melhor que ele consegue é desenhar um mapa tosco num guardanapo ensebado. Não tenha dúvidas, fotografe o guardanapo, salve no Evernote e depois encaminhe por email para toda a família. Todos ficarão orgulhosos.
8. Bilhetes e notas de reunião. Você chega na sua mesa no escritório e lá tem vários recados. Ligar para Fulano, fone tal, levar Mariazinha no médico dia tal, hora tal. Mas você está super atrasado para uma reunião e tem medo de perder aquele monte de papéizinhos. Fotografe um a um com o celular. E ao entrar na reunião, anote tudo no Evernote também, inclusive gravações de áudio, se preciso.
9. Garagem de shopping. Em vez de tentar memorizar que você deixou o carro no piso G3, setor laranja, fila C, fotografe a placa mais próxima.
10. Rascunhos. Hoje uma parte do meu trabalho envolve a produção de textos. Como muitas idéias minhas surgem nos momentos inesperados, o Evernote é um canivete suíço: anoto idéias, rascunho artigos, escaneio (ou fotografo com o celular) mapas mentais que muitas vezes faço no primeiro pedaço de papel que está na minha frente!

Captura: integração com outros serviços

O Evernote é muito eclético e se integra com vários outros serviços online. Por exemplo, com o Twitter. Basta seguir @myEN. Ele o seguirá de volta, e você precisará configurar a conexão de sua conta Twitter com Evernote. Depois disso, todas as mensagens públicas, directs ou re-tweets que você encaminhar para esse usuário serão salvas em seu Evernote. Interessante para guardar tweets de dicas, links ou serviços interessantes.

A ferramenta que mais uso é o atalho clip to Evernote no meu navegador. É o meio mais fácil de se jogar qualquer coisa da web dentro de uma nova nota do Evernote.

O serviço também se integra com o Google Reader. Faça login em sua conta, clique no link das Configurações no topo da página, e em seguida na aba Enviar Para. Selecione criar seu link embaixo e adicione as seguintes informações:

Nome: Evernote

URL: http://s.evernote.com/grclip?url=${url}&title=${title}

Ícone: http://www.evernote.com/favicon.ico

Você deverá se autenticar em sua conta e pronto. A partir de agora, no finalzinho de cada post, nos links de compartilhamento, você terá “Evernote” dentro das opções de enviar para.

Meu relacionamento com feeds RSS é bem restrito. Costumo arquivar artigos para leitura no Instapaper. Mas quando se trata de receitas, tutoriais, passo-a-passo de algo que me interessa, ou coisas que eu possa vir a consultar com frequência, é para o Evernote que vão.

Organização

Meu uso do Evernote usa o princípio GTD para gerir fluxo de trabalho. O serviço permite a criação de notebooks para organizar suas notas. Na verdade, eu só uso 4: inbox, ler/revisar, ação e arquivo. Tudo o que é capturado (via web, câmera, scanner, artigos em PDF etc) vai para o inbox. Depois, quando estou no computador, organizo: jogo as notas do inbox para as outras duas, dependendo do seu teor. Os artigos para ler/revisar também vão para arquivo depois de lidos/revisados. A pasta ação geralmente abriga notas de reunião, listas de compras, idéias e rascunhos de artigos e esboços de apresentações que preciso fazer, que depois serão igualmente arquivadas. Para organizar e recuperar informações, prefiro as tags. Essas sim, uso e abuso. Também tenho buscas salvas, para as tags que procuro com mais frequência – e é um dos motivos de eu usar poucos notebooks, pois as buscas só funcionam dentro de cada um deles, e não no Evernote globalmente.

Não devemos desviar do propósito primordial do Evernote: ser um centralizador. Quando o objetivo é recuperar informações rapidamente, é preciso centralizar tudo num lugar só. Antigamente eu tinha notas “espalhadas” em tudo quanto é lugar: pastas (físicas e digitais), bookmarks no browser, blocos de notas dos smartphones. Depois, nunca achava nada. O Evernote, além de ser uma ótima ferramente de captura, é também o repositório definitivo para informações variadas de sua vida digital.

O que sinto falta ainda são mais opções de segurança, e é por isso que ainda não arquivo “toda minha vida” lá. A versão paga é melhor nesse quesito, e quando eu achar que for a hora de um upgrade, farei com certeza. Aliás, num dos meses anteriores eu estourei a quota do tráfego mensal. Acho que isso já é um alerta…

Para a semana que vem, prometo um post sobre organização pessoal e taxonomia, concliliando o analógico, o digital e o móvel. Aguardem!

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