O motivo de eu ter abraçado a tecnologia móvel em 2001 foi a possibilidade de ter na palma da mão as fichas clínicas dos meus pacientes, onde quer que estivesse. Um banco de dados de clientes, bem organizado e sempre acessível, é o “pulmão” das atividades de qualquer profissional liberal.

Ainda que você utilize o aplicativos Contatos nativo do seu dispositivo móvel, criando uma categoria à parte chamada “Clientes” ou “Pacientes”, essa não é a melhor forma de gerenciar sua clientela, pois as opções de gerenciamento são muito limitadas. Usando um aplicativo específico de banco de dados, você pode personalizar os campos, usar imagens, gerar relatórios, estatísticas e até acompanhamento de projetos.

Naquela época impressionou-me muito o software SmartList To Go, que permitia que leigos como eu pudessem criar e personalizar bancos de dados como bem entendessem. Bastava um ou dois dias fuçando o programa. Usei o Smartlist To Go durante todo o período que usei Palm.

HandBase: Windows com Windows Mobile, Symbian ou Blackberry

Ao passar para Pocket PC em 2004, continuei usando o Smartlist num Palm “estepe” até que encontrasse a solução perfeita no sistema novo. Abracei o HandBase e fiquei animada com a possibilidade de não me preocupar caso trocasse a plataforma do meu smartphone outra vez, já que há versões de programas para os outros sistemas.

O HandBase é um excelente aplicativo, e é o que eu recomendo para hoje leitores e clientes que usam PC com Windows.

Além dos dados de clientes, é possível criar bancos de dados de livros, DVDs, trabalhos, projetos, contas a pagar, receitas culinárias e usar referências prontas, como guias medicamentosos. Tudo sincronizável com o computador de mesa.

Mesmo dentro de cada plataforma, existem várias versões do programa, com funções e preços diferenciados. A mais básica não permite criar formulários nem manipular arquivos do Access. Recomendo a Professional, que é a que eu usei e permite um sincronismo perfeito com o desktop, além de manipular seus dados tanto ali como no PDA.

O software tem um sistema inteligente de geração de listas, relatórios e estatísticas. Gosto muito de fazer pesquisas, para saber quais pacientes estão na época de serem chamados para retorno, quais ainda estão em débito, quais os honorários que tenho recebido, além de acompanhar quantos pacientes tenho atendido por dia / mês / ano.

• Leiam aqui o review completo que eu fiz do HandBase

Bento

Para quem usa Mac e iPhone, é complicado usar o HandBase. Até pouco tempo nem havia versão desktop para sincronizar. Ainda assim, o sistema todo continua imaturo demais. Para quem depende disso para trabalhar, não dá para ficar esperando melhorias vindo de pouco em pouco.

Já conhecia, pelo meu macmarido, o Bento para Mac (pronuncia-se “bentô”). Como tudo no mundo Mac, o visual é lindo, criar bancos de dados é ainda mais fácil que no HandBase, mas como não havia versão móvel para ele, descartei até que surgisse ao menos uma versão para iPhone.

Quando saiu o Bento para iPhone/touch (U$ 4,99 na AppStore), logo baixei. Imediatamente comecei a usá-lo, pois é igualmente funcional e fácil de usar. Também dá para usá-lo de forma independente, sem o Bento do desktop. Mas não acho adequado. Devido à interface minimalista e à falta de opções mais poderosas, a versão móvel é interessante para pequenas alterações em dados já existes e criação rápida de novas entradas.

O Bento para iPhone vem com 25 templates pré-fabricados – como receitas, inventários, registro de exercícios físicos e manutenção do carro – para você começar a usar logo de cara ou fazer pequenas adaptações nos campos e formatos, de forma a adequá-lo às suas necessidades.

A integração com o Address Book é interessante, mas quem não pretende associar projetos aos contatos, ele acaba atrapalhando um pouco, já que eles são todos importados, e não acessados, simplesmente. Num dispositivo móvel, é redundante ter o Address Book duas vezes, dentro do Bento e fora dele. Obviamente a culpa não é da FileMaker, tem que ser assim até que a Apple libere o acesso às bibliotecas dos programas nativos. Mas ele bem que poderia ser opcional.

Ao atender um novo paciente, crio uma nova entrada no database de pacientes. O campo “foto” aciona a câmera do iPhone e salva a imagem da pessoa no banco de dados. Os demais campos são rapidamente preenchidos. Se você pretende usar bastante a versão móvel, priorize a criação de campos “dropdown”, múltipla escolha, e “checkbox” (sim ou não). Escrever textos longos é um pouco chato.

Gosto também da associação com bancos de dados externos. Tenho um banco de dados para pacientes, mas tenho à parte os bancos de dados de orçamentos e de consultas. Assim, posso vincular mais de um orçamento ou visita ao arquivo de pacientes original. Ao retornar ao Mac, mais tarde, faço o sincronismo por wifi e todos os novos dados estarão no desktop também.

Ao sentar no desktop, tenho mais liberdade de vínculos: associo entradas à arquivos externos do meu computador: Office, PDFs, entre outros. É bastante útil para aglomerar e acessar toda a documentação dos pacientes – orçamentos, recibos, receitas, fotos, radiografias etc. Quem sabe um dia a Apple não coloca a mão na consciência e libera essa possibilidade para o iPhone também?

Enquanto isso, na versão móvel, ficamos restritos apenas ao acesso do Safari, Mail, Maps etc. Ou seja, ao clicar em endereços de emails, sites na web e números de telefone, o Bento o leva aos respectivos apps nativos.

Se você pretende usar bancos de dados com cálculos financeiros ou matemáticos mais avançados, o Bento para iPhone ficará devendo. Não é possível criar um campo com um resultado calculado ou criar vínculos com databases externos. Isso limitou bastante o cálculo de preços nos meus orçamentos. Tive que deixá-los para fazer no Mac, mais tarde. Curiosamente, se esses campos forem calculados no Bento do desktop, eles funcionarão direitinho após o sincronismo, quando você for consultá-los no iPhone/touch. É bem estranho, mas isso prova que é uma limitação técnica passível de conserto nas versões futuras.

Em suma: tanto o Banto para Mac quanto o para iPhone são versáteis e de fácil aprendizado. As possibilidades de criação são ilimitadas. Particularmente, além dos pacientes, mantenho bancos de dados de livros que leio, projetos, reuniões e o controle de todos os textos e artigos que escrevo. Criei todos eles em apenas um dia dedicado só a explorar o programa. Dá para acreditar? Combinando Mac e iPhone, sem dúvida temos em mãos a melhor solução em databases pessoais atualmente.

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