Quem tem a última versão do Evernote instalada em seu PC ou Mac notará o ícone de um novo botão, o Trunk. Clicando nele você acessará uma série de aplicativos, conteúdo e serviços que, de alguma maneira, se integram ao Evernote.

Perdi algumas tardes baixando e testando várias das novidades. Valeu a pena, encontrei verdadeiras preciosidades — apps excelentes mas que não são mainstream. Também, nesse universo de desenvolvedores mobile que cresce exponencialmente, achar coisas boas é que nem catar agulha num palheiro.

Tem software (web e mobile), hardware (scanners), produtos próprios (camisetas, gift cards etc) e até notebooks pré-fabricados repletos de conteúdo.

Os caras do Evernote entenderam que, na “era dos app-phones”, as pessoas que buscam soluções de produtividade agora querem que seus serviços se integrem. Por exemplo, leitores de RSS se integrando com Read it later, Instapaper, Evernote, email, e, claro, redes sociais. E para certos apps, como o excelente TextExpander para iPhone/touch, é essencial a integração com o máximo de aplicativos possível.

Saem ganhando também os desenvolvedores, que podem criar poderosos networkings dentro de uma iniciativa como o Trunk, além do óbvio aumento da visibilidade.

Nos próximos posts, falarei das “preciosidades” encontradas. Saiba mais sobre o Trunk no site do Evernote.

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O que me irrita em sincronismo físico entre dispositivos é a lembrança diária dessa tarefa, bem como disposição em fazê-la. Nos dias que não trabalho em casa, eu não passo perto de computador ao fim da tarde. Primeiro, porque é jornada extra de trabalho, e depois das 19h minha dedicação é total para a família, o lazer e a leitura. Segundo porque, como adepta da tecnologia móvel, não preciso. Gerencio todo o meu trabalho ao longo do dia por smartphone.

Se o sincronismo por cabo fosse igual ao tempo do Palm, onde se colocava o aparelho na base e ele cuidava de tudo sozinho, ok. Mas aí veio o iPhone e um novo padrão imposto pela Apple: salvo você tenha o serviço pago MobileMe, o sync de calendário, contatos, notas e bookmarks é via cabo. Mas de qualquer forma, o cabo é requerido para sincronizar as músicas do iTunes. Contudo, apps de terceiros, só sincronizando por wifi. Já reclamei disso aqui no blog antes. Ô trabalheira do diabo! Pior que com Android não é muito diferente. Os apps Google são todos online, mas e o resto? E quem depende do Outlook, ou seja, uma porcentagem enorme de pessoas e empresas?

Sistema operacional móvel moderno é assim… iPhone e Android nasceram na nuvem mas ainda precisam de cabo para algumas coisas. Mas há meios de contornar isso!

Dica: Dropbox como ponte

Muita gente tem um computador pessoal e outro no trabalho e adoraria que as informações entre ambos estivesse sempre atualizada. Vocês sabem que sou adoradora de longa data do Evernote e do Dropbox. Se não os conhece, saiba mais lendo os artigos “Review: Evernote Premium” e “Dropbox móvel.”

Aplicativos na “nuvem” são ótimos por estarem a um browser de distância. Não requerem instalação de programas. É o caso também dos serviços Google, Remember The Milk, Zoho, Mindmeister, Toodledo, Instapaper, Read it later e muitos outros.

Mas e quando os programas que você usa nos PCs ou Macs não são online, e sim, instalados? Aplicativos como Omnifocus, SplashID, 1Password, HandBase, Bento, editores de texto e outros?

Para sanar o problema, instale o Dropbox em todas as máquinas que você usa. Ele é compatível com Windows, Mac e Linux. Mude as pastas “Meus Documentos” inteiras para lá dentro. Por exemplo “Meus documentos casa” e “Meus documentos escritório”.

Em seguida, abra o programa que você tem instalado em ambas as máquinas. Por exemplo, o gerenciador de banco de dados Handbase.

Esses programas geralmente permitem que você escolha o local onde quer salvar seus dados. Vá nas preferências e use uma pasta chamada “Handbase” que você criará previamente no Dropbox. Depois, na outra máquina, faça o mesmo. E pronto! Programas sempre atualizados nos 2 locais!

1Password na nuvem

Quando entra um terceiro dispositivo na história, o móvel, a coisa complica um pouquinho. Os desenvolvedores precisam permitir que eles se integrem com serviços de armazenamento de dados online.

A boa notícia é que o Dropbox está ganhando a preferência dos desenvolvedores. Hoje, quem tem iPhone/touch/pad pode trabalhar em seus documentos Office salvos no Dropbox, tanto via Documents To Go quanto no QuickOffice.

O mais novo aplicativo a adotar essa solução é o excelente 1Password, um programa estilo “wallet”, que salva e guarda com segurança senhas, logins, dados bancários, cartões de crédito etc. Se integra com os principais navegadores do mercado e agiliza muito os logins em sites e as compras em lojas virtuais. Tem versões para Windows, Mac, iPhone e Android. A versão iPhone (somente a Pro) agora no iOS4 passa a aceitar os dados salvos no Dropbox. Portanto, você poderá usá-lo em múltiplos computadores e no iPhone/touch/pad sem se preocupar com sincronismos. A versão Pro tem uma interessante integração com o Safari mobile, que poderá fazer logins diretamente por ele. Esperamos para breve essa funcionalidade também no Android!

Sync do Omnifocus sem MobileMe ou webDAV

Quem usa o Omnifocus em mais de um Mac e no iPhone/touch pode dispensar o sincronismo físico por wifi através de um serviço de armazenamento na nuvem. Contudo, é necessário ter o iDisk (MobileMe, U$99/ano), que é pago, ou algum servidor webDAV gratuito, instável ou temporário e que exige conhecimento técnico além do de uma pessoa comum.

A solução é o Spootnik, que serve para abrigar outros serviços também, como a Basecamp. Há vários pacotes com vários preços, todavia, se for só para o Omnifocus, é de graça! Vale a pena experimentar. Seu Omnifocus estará sempre atualizado, seja nos computadores ou nos dispositivos móveis!

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O site AppSumo está com uma promoção, onde um pacotaço com assinaturas desses serviços no valor de U$ 340 sai por apenas U$ 55.

A maioria desses serviços se integra maravilhosamente com dispositivos móveis. Para mim, só o trio Evernote + MindMeister + Rescue Time já valeu a compra. O Remember The Milk é excelente, mas não o utilizo no momento. Os demais, experimentarei a título de curiosidade.

A promoção tem dia e hora para acabar, portanto, sejam rápidos.

A dica veio do leitor Leandro Lizareli, que comprou e aprovou. Eu também já adquiri o meu. É sem dúvida um excelente negócio!

Mais detalhes de cada serviço do pacote no site AppSumo.

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Eeeba! O “scanner que te dá asas”, ou melhor, o multifuncional Lexmark Interact S608 já está comigo há algumas semanas, ajudando a deixar minha vida ainda menos dependente do papel. Nesse review, falarei do aparelho, algumas de suas características e como eu o integrei à minha rotina de trabalho.

Antes de seguir lendo este post, você poderá ver alguns outros artigos interessantes:

• Escritório sem papel – parte I
• Escritório sem papel – parte II (review: Fujitsu ScanSnap)
• Escritório sem papel – parte III (dicas de produtividade com o Evernote)

O multifuncional

Quem entrar no meu escritório em casa sempre encontrará as coisas relativamente em ordem, sem papéis espalhados ou mesa bagunçada. Contudo, desde que a HP deixou de dar suporte ao driver de scanner do meu multifuncional no Snow Leopard, as pilhas começaram a surgir. Correspondências, revistas com páginas marcadas, artigos científicos, apostilas, documentos com post-its…

Há algum tempo eu vinha procurando uma solução para digitalizar documentos, e, assim, ficar livre de vez do papel. Junto com o Evernote, o scanner se tornou meu braço direito no dia-a-dia. Mas a maneira tradicional estava tomando muito tempo: era preciso ligar o notebook, plugá-lo no multifuncional, escanear e jogar o material no Evernote! Era preciso simplificar isso.

Reconheço que o scanner portátil Fujitsu ScanSnap, que testei e resenhei aqui no blog, também é excelente, e mais rápido. Porém, como boa parte do material que digitalizo está encadernado, o formato de mesa teria que ser a escolha.

SmartSolutions

Com a Lexmark Interact S608, todo o processo se tornou automático. A um toque de botão, o documento é scaneado e enviado direto para o Evernote. Nem preciso de computador: sendo wifi, ela está automaticamente em rede e conectada. Bastou configurar a solução Scan to Evernote no painel SmartSolutions. Também criei um catálogo de emails dos familiares para compartilhamento automático do material.

A Lexmark disponibiliza drivers para Windows e Mac, no CD que acompanha o produto. Para Linux, os drivers devem ser baixados pelo site.

“SmartSolutions” são botões personalizáveis de um toque. Eles permitem criar atalhos para operações frequentes, como imprimir em frente e verso, copiar, ajustes do material a escanear, digitalizar um documento para email ou fax. O S608 não possui fax, mas há outros modelos com a função. Há ainda a possibilidade de acessar conteúdo personalizado, como notícias, previsão do tempo, feeds RSS, álbuns de fotos do MobileMe ou do Picasa, calendário do Google e muito mais. Também pode escanear cartões de visita, cujos dados são reconhecidos e salvos dentro dos Contatos do Outlook; mas essa função é só para Windows.

O primeiro passo é acessar a home SmartSolutions e criar uma conta; dali em diante, você pode gerenciar suas opções pela internet e sincronizar com a impressora.

Todo o controle do multifuncional é feito pelo painel de de 4.3″, touchscreen. Desde as configurações básicas até as tarefas de digitalização e impressão. Com a entrada USB, posso plugar um pendrive e escaner direto para ele, em PDF ou JPG. O mesmo vale para o slot de cartões de memória SD (ou mini/microSD, com adaptador). O conteúdo que está nessas memórias flash também pode ser acessado para impressão. Ou seja, a maioria das minhas tarefas em digitalização e impressão podem ser realizadas de forma totalmente independente do computador!

Otimizando a rotina sem papel

Organizei o escritório para que tudo ficasse à mão: o multifuncional, a caixa de entrada, as pastas com itens para ação, esperando, etc. e o cesto de lixo para reciclagem. Que também é novo! Com o triplo do tamanho do anterior, ele fica escondidinho atrás da porta.

Agora, tudo o que posso digitalizar sai da minha caixa de entrada, vai para o scanner e, por fim, para o lixo. Faço isso em alguns segundos. Além do ganho de produtividade, consigo recuperar as coisas com muito mais facilidade. O que é mais fácil, procurar um papel em pilhas e gavetas ou usando tags e buscas?

Na minha listinha de aquisições futuras, o próximo item é uma fragmentadora. Se alguém tiver dicas (de preferência uma que também funcione com cartões plásticos e CDs), fiquem à vontade para postar nos comentários!

Veja todas as fotos da Lexmark Interact S608 no meu Flickr.

Todas as especificações técnicas estão no site da Lexmark Brasil.

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Lembram quando resenhei o scanner Fujitsu ScanSnap, que salva o material digitalizado direto no Evernote? Pois bem, encontrei algo melhor: a série de multifuncionais da Lexmark com Smartsolutions.

Já imaginaram um scanner que não precisa de computador? Você digitaliza suas coisas e na hora manda por email para um endereço (ou grupo) pré-determinado. E agora, graças a uma parceria Lexmark-Evernote, seu material pode ir direto para o Evernote. Não precisa mais nada: os multifuncionais com Smartsolutions possuem wifi e se conectam à web sozinhos. Você só precisará do computador para configurar suas opções.

Parece um sonho. Eu poderia deixar a impressora do lado do meu inbox físico, cheio de papéis e correspondências, e ali mesmo mandar tudo para a “nuvem”, a um simples toque de botão. E acessar, mais tarde, onde quiser: no computador, no smartphone, ou em qualquer máquina conectada com navegador. É um multifuncional Red Bull!

Os modelos de multifuncionais touchscreen com wifi e Smartsolution são a Lexmark Interact, a Prestige e a Platinum. Seus preços começam em U$ 149. No vídeo abaixo, dá para entender melhor como funcionam:

Há várias outras soluções de “nuvem”: eles também se integram com serviços online, como o Picasa, para você imprimir fotos. Ou o Google Calendar, para imprimir sua agenda do dia. Ou feeds RSS. E por aí vai.

Saiba mais no blog do Evernote e no site da Lexmark.

P.S.: Procurei a Lexmark do Brasil para saber da linha Smartsolution em nosso país. Infelizmente, o produto não é disponibilizado aqui, e nem há previsão. Ô vida terceiro-mundista…

UPDATE 22 de abril de 2010: a linha Smartsolutions chegou ao Brasil! Não resisti e encomendei o meu. Testes e fotos em breve aqui no blog

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Os desenvolvedores do aclamado Evernote (um dos meus aplicativos favoritos em desktop e mobile) anunciaram a extensão do seu projeto de traduções. Entre os novos idiomas, estão nosso português brasileiro! Para isso, eles pedem a ajuda de toda a comunidade para tornar essa adaptação possível.

Vale lembrar que o benefício desse projeto, para nós, vai muito além de ver comandos e menus em nosso idioma. Futuramente, poderemos contar até o reconhecimento de nossa escrita à mão, juntamente com um OCR (reconhecimento de caracteres) mais preciso. Uma mão na roda na hora de escanear os garranchos de nossas anotações, não?

Para participar do projeto, visite o Evernote Translation Program, registre-se e avise seus amigos e conhecidos que também usam esse serviço. Quanto mais gente, melhores os resultados.

Dica de uso do Evernote em Symbian e outros celulares

O pessoal do Evernote já avisou que uma versão para Symbian está em desenvolvimento, para juntar-se às já existentes para Windows Mobile, iPhone, Blackberry e Palm Pre.

Enquanto isso, vocês que possuem Symbian (ou outros dispositivos não suportados, inclusive celulares) já podem usar o aplicativo online em seus aparelhos, seguindo essas 2 dicas:

1. Capture e envie por email. Faça anotações, registre fotos e salve páginas da web pelo celular. Mande tudo para o seu endereço de email personalizado, disponível ao criar sua conta (vá nas preferências para saber o seu). Coloque esse endereço na sua agenda de contatos. Assim, o envio de material fica bem prático.
2. Para acessar sua conta do Evernote, use o browser do celular, fazendo login em http://m.evernote.com

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Essa semana falei aqui no blog sobre escritório sem papel e resenhei o excelente scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, sempre reverenciando o Evernote como meu braço direito no dia-a-dia. Uso essa solução para muitas outras coisas, que passo agora a compartilhar com vocês.

1. Pesquisa de preços. É a mais usada. Com a câmera do celular a postos, fotografe produtos, lojas, etiquetas de preços, especificações dos produtos. Apesar do Evernote móvel só ter versões para Windows Mobile, Blackberry e iPhone, você pode na verdade usar qualquer aparelho celular que suporte email. Fotografe, anexe num email e envie para sua conta no serviço. Muito prático.
2. Livro de culinária. Minha maior fonte de receitas é a internet. Nada mais óbvio do que usar a função clip to Evernote no meu browser e salvá-la. Leva um clique. Quando eu tiver morangos, frango ou certos queijos sobrando em casa, faço uma busca pelo termo e vejo rapidamente todas as receitas que tenho com aquele ingrediente. Além de receitas, uso o clip to Evernote para capturar quaisquer outras coisas na web.
3. Artigos de revistas e sites. Aquela revista de decoração que eu comprei por causa de banheiro maravilhoso tem altas chances de virar entulho no escritório ou na sala. Posso relutar em jogá-la fora mais tarde, pois eu lembrarei que tinha alguma coisa interessante nela, que já nem sei mais o que é. Algum tempo depois, quando eu quiser achar aquele artigo específico, eu verei uma pilha imensa de outras revistas (guardadas pelos mesmos motivos) mas nunca recuperarei a informação que eu queria originalmente. Com o Evernote, eu escaneio o artigo, salvo no Evernote, coloco um monte de tags e, no futuro, não levarei mais que 5 segundos para achá-la. O melhor de tudo: o Evernote reconhece caracteres dentro de arquivos, assim consigo achar termos específicos que estão dentro de PDFs, por exemplo!
4. Viagens. Quando planejo alguma viagem, salvo no Evernote os hotéis que estou pesquisando, os itinerários, reservas, transporte, programação e tudo o mais. Depois, mantenho somente o hotel onde me hospedei e adiciono anotações caso eu pretenda voltar lá um dia. O mesmo vale para lugares e passeios interessantes. Acaba virando um excelente diário de bordo.
5. Controle de medicamentos. Quem faz tratamento de doenças crônicas, como asma, diabete, hipertensão arterial, entre outras, pode escanear e salvar as bulas de todos os medicamentos que toma ou já tomou, anotar o período e adicionar o médico que receitou. Aliás, receitas e exames também podem ser arquivados. É uma ótima dica para tem filhos pequenos: crie uma categoria “pediatra do Zezinho” e lá guarde toda a documentação de saúde dele.
6. Reformas. Quando fiz meu home-office no início desse ano, o Evernote foi mais útil que meu marceneiro, que vivia me dando o cano. Fiz listas de compras (ele tem uma função de criar listas com checkbox), fotografei paredes, anotei medidas de móveis, pesquisei produtos em lojas de material de construção. Não faltou nada.
7. Mapas e desenhos. Seu tio Jair o convidou para um churrasco na chácara dele no fim de semana, mas seu GPS de nada servirá, já que ele não dá coordenadas racionais para chegar lá (”passa pelo mercadinho Aurora e vire a direita, siga até uma casa de tijolinho de esquina, vira à esquerda e vá até o portão com um pangaré na frente”). O melhor que ele consegue é desenhar um mapa tosco num guardanapo ensebado. Não tenha dúvidas, fotografe o guardanapo, salve no Evernote e depois encaminhe por email para toda a família. Todos ficarão orgulhosos.
8. Bilhetes e notas de reunião. Você chega na sua mesa no escritório e lá tem vários recados. Ligar para Fulano, fone tal, levar Mariazinha no médico dia tal, hora tal. Mas você está super atrasado para uma reunião e tem medo de perder aquele monte de papéizinhos. Fotografe um a um com o celular. E ao entrar na reunião, anote tudo no Evernote também, inclusive gravações de áudio, se preciso.
9. Garagem de shopping. Em vez de tentar memorizar que você deixou o carro no piso G3, setor laranja, fila C, fotografe a placa mais próxima.
10. Rascunhos. Hoje uma parte do meu trabalho envolve a produção de textos. Como muitas idéias minhas surgem nos momentos inesperados, o Evernote é um canivete suíço: anoto idéias, rascunho artigos, escaneio (ou fotografo com o celular) mapas mentais que muitas vezes faço no primeiro pedaço de papel que está na minha frente!

Captura: integração com outros serviços

O Evernote é muito eclético e se integra com vários outros serviços online. Por exemplo, com o Twitter. Basta seguir @myEN. Ele o seguirá de volta, e você precisará configurar a conexão de sua conta Twitter com Evernote. Depois disso, todas as mensagens públicas, directs ou re-tweets que você encaminhar para esse usuário serão salvas em seu Evernote. Interessante para guardar tweets de dicas, links ou serviços interessantes.

A ferramenta que mais uso é o atalho clip to Evernote no meu navegador. É o meio mais fácil de se jogar qualquer coisa da web dentro de uma nova nota do Evernote.

O serviço também se integra com o Google Reader. Faça login em sua conta, clique no link das Configurações no topo da página, e em seguida na aba Enviar Para. Selecione criar seu link embaixo e adicione as seguintes informações:

Nome: Evernote

URL: http://s.evernote.com/grclip?url=${url}&title=${title}

Ícone: http://www.evernote.com/favicon.ico

Você deverá se autenticar em sua conta e pronto. A partir de agora, no finalzinho de cada post, nos links de compartilhamento, você terá “Evernote” dentro das opções de enviar para.

Meu relacionamento com feeds RSS é bem restrito. Costumo arquivar artigos para leitura no Instapaper. Mas quando se trata de receitas, tutoriais, passo-a-passo de algo que me interessa, ou coisas que eu possa vir a consultar com frequência, é para o Evernote que vão.

Organização

Meu uso do Evernote usa o princípio GTD para gerir fluxo de trabalho. O serviço permite a criação de notebooks para organizar suas notas. Na verdade, eu só uso 4: inbox, ler/revisar, ação e arquivo. Tudo o que é capturado (via web, câmera, scanner, artigos em PDF etc) vai para o inbox. Depois, quando estou no computador, organizo: jogo as notas do inbox para as outras duas, dependendo do seu teor. Os artigos para ler/revisar também vão para arquivo depois de lidos/revisados. A pasta ação geralmente abriga notas de reunião, listas de compras, idéias e rascunhos de artigos e esboços de apresentações que preciso fazer, que depois serão igualmente arquivadas. Para organizar e recuperar informações, prefiro as tags. Essas sim, uso e abuso. Também tenho buscas salvas, para as tags que procuro com mais frequência – e é um dos motivos de eu usar poucos notebooks, pois as buscas só funcionam dentro de cada um deles, e não no Evernote globalmente.

Não devemos desviar do propósito primordial do Evernote: ser um centralizador. Quando o objetivo é recuperar informações rapidamente, é preciso centralizar tudo num lugar só. Antigamente eu tinha notas “espalhadas” em tudo quanto é lugar: pastas (físicas e digitais), bookmarks no browser, blocos de notas dos smartphones. Depois, nunca achava nada. O Evernote, além de ser uma ótima ferramente de captura, é também o repositório definitivo para informações variadas de sua vida digital.

O que sinto falta ainda são mais opções de segurança, e é por isso que ainda não arquivo “toda minha vida” lá. A versão paga é melhor nesse quesito, e quando eu achar que for a hora de um upgrade, farei com certeza. Aliás, num dos meses anteriores eu estourei a quota do tráfego mensal. Acho que isso já é um alerta…

Para a semana que vem, prometo um post sobre organização pessoal e taxonomia, concliliando o analógico, o digital e o móvel. Aguardem!

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Na primeira parte desta “saga”, falei do caos que domina nossa vida quando não sabemos administrar direito o fluxo de papel. Além dos prejuízos ecológicos, também há o econômico, com gastos em papel e tinta, e a perda de rendimento no trabalho – quando achar coisas no meio de pilhas e pilhas de documentos nos atrasa e cansa.

Nesta continuação, falarei do scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, o melhor amigo de um escritório organizado.

Olhar essa pilha de papéis na caixa de entrada não é desanimador? Correspondência, artigos de revistas, folders, recibos, cartões de visita… eu pensava: “como seria bom se num passe de mágica tudo fosse parar no Evernote e eu pudesse acessá-los a qualquer hora, por aí, no meu smartphone…”

Pesquisei por soluções no site da Evernote e achei o scanner portátil Fujistu ScanSnap S300. Pesquisando por revendas no Brasil, cheguei até a Núcleo Básico, que tem escritório em Curitiba mas despacha produtos para todo o país. Liguei para eles e perguntei se não poderia testar uma ScanSnap para escrever uma resenha. Eles foram super gentis e prestativos… no dia seguinte a caixa do S300 estava em casa!

O mais bacana desse scanner é exatamente a integração com o Evernote. Basta colocar o papel e apertar um botão: o scanner digitaliza dupla-face de uma só vez e instantaneamente é jogado no Evernote! O que significa que, também instantaneamente, o tenho disponível em meu smartphone – Windows Mobile, Blackberry ou iPhone. Pessoal que usa Symbian, não desanimem: os desenvolvedores disseram que estão trabalhando numa versão para talvez esse ano ainda.

Capturo bilhetes, placas, páginas de livros e faço pesquisas de preços usando a câmera do celular e automaticamente tudo fica guardadinho na minha conta, com direito até a OCR (tecnologia de reconhecimento de caracteres). Ou seja, consigo pesquisar dentro de arquivos PDF, Word, etc.

Limpando a caixa de entrada

Como os papéis tinham tamanhos diferentes, escaneei item por item. Mas a S300 só permite até 10 folhas ao mesmo tempo. Modelos mais robustos, como a S500 e a S550 permitem 50 ao mesmo tempo. Já pensou que alegria um desses num escritório de advocacia? Ou quem gerencia diariamente recibos, invoices, pedidos e afins? Seria um alento automatizar o processo no final do expediente. O trabalho fica sempre em dia e o gasto de tempo com essa tarefa monótona seria mínimo!

É só colocar a folha no papel e apertar o botão scan. Se sua folha tiver informações frente e verso, a S300 entende que é um documento de 2 páginas e faz o serviço numa “passada” só. Ela é muito rápida: uma folha A4, colorida, frente e verso, leva 5 segundos para ser digitalizada em 300 dpi.

Profissionais itinerantes, que viajam muito ou visitam vários lugares diariamente também podem tirar proveito desse scanner portátil. Basta plugá-lo no notebook. Nem precisa ligar na tomada, a alimentação é toda via USB! O único porém é que a digitalização fica um pouco mais lenta. E uma bola-fora da Fujitsu: podiam ter feito uma case para transporte, já que a idéia é a portabilidade…

Em pouco menos de 5 minutos, aquele inbox grandão estava todinho digitalizado! Por padrão, tenho um notebook dentro do Evernote chamado “inbox”. Cada nova nota criada é salva ali. Depois, organizo, coloco tags e salvo em outros notebooks, mantendo meu inbox digital sempre vazio. Esse tipo de abordagem agiliza muito a organização.

No computador

Testei a ScanSnap no meu notebook com Windows XP. Há um modelo branquinho específico para Macs, a S300M. Mediante um hack, é possível fazer a S300 funcionar no OS X.

Ao instalar o driver, basta configurar para que ele escaneie tudo no Evernote. Um ícone fica na bandeja do sistema, e opções podem ser acionadas, caso se queira personalizar o processo. Mas via de regra, é só apertar o botão scan e ver o resultado dentro do Evernote.

E os cartões de visita? A ScanSnap também vem com o utilitário CardMinder, que não só os escaneia como ainda extrai as informações e as salva em formato CSV, que pode ser importado no Outlook ou Excel.

O preço da ScanSnap no Brasil está em torno de R$ 1.500. Para quem acha bastante, é bom lembrar que scanners dedicados são mais caros (e mais eficientes) que os multifuncionais de R$ 400 que estamos acostumados. Na minha opinião, ele “se paga” em produtividade em pouco tempo.

Ah, se você considerar essa aquisição, adicione mais R$ 300 no orçamento e compre uma fragmentadora de papel. Aqui fez falta…

Veja a galeria completa de fotos da ScanSnap S300 no meu Flickr.

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Nessa série de 2 textos, ensinarei (1) como evitar ao máximo o uso do papel, como tirar proveito da tecnologia móvel para isso e (2) farei um review do scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, o melhor amigo de um escritório organizado.

Meio ambiente, economia e saúde

Reciclar sempre foi palavra de ordem em casa, onde temos 5 lixeiras devidamente separadas – para papel, metais, plástico, vidro e matéria orgânica. Em Curitiba, esse tipo de atitude é comum, a ponto de eu querer arrancar meus cabelos quando descobri que no condomínio aqui em São Paulo sequer há preocupação com coleta seletiva.

Por outro lado, acho um absurdo a quantidade de entulho que certas empresas – como bancos – insistem em nos enviar pelo correio, sendo que tudo poderia muito bem ser feito via correspondência dentro do internet banking. Fora extratos e faturas de cartões, o resto é puro lixo. Mas mesmo extratos e faturas poderiam ser apenas digitais. Sei que muita prefere esse tipo de abordagem conservadora, mas eu gostaria que pelo menos eu fosse procurada perguntando “ei, você quer que eu continue enviando tudo pelo correio ou gostaria que recebesse via webmail dentro do internet banking?”

Mais do que isso, também temos que fazer nossa parte e evitar ao máximo gerar lixo. Ao invés de imprimir passagens, vouchers, boletos, recibos e comprovantes, salvo tudo em PDF. No gerenciamento de minha empresa de consultoria, não há burocracia, nem papel nem distâncias. Contratos e documentos são todos certificados e assinados digitalmente, e despachados por email. O tempo que se ganha trocando deslocamentos, esperas, filas e correios, graças ao eCPF e eCNPJ é impressionante.

Já com a odontologia é mais complicado. Quando atendia pacientes de certos planos de saúde, que me mandavam preencher guias de atendimento três vias, eu só preenchia uma, escaneava e guardava em PDF. Pena que só as minhas vias. A original ia pelo correio, já que era absolutamente indispensável. Sim, minha gente! Na era do online, eu ainda convivia com guias carbonadas! Tem umas seguradoras que até liberam tratamentos online, mas depois mandam imprimir tudo e enviar pelo correio. É mole?

Evite gerar papel, e, o que for gerado, recicle, reaproveite ou descarte dando o destino adequado. Além do legado ecológico que você deixa aos seus descendentes com essa atitude, você economiza um belo dinheiro com tinta de impressora, que não é nada barata. O trabalho fica organizado e o tempo rende, já que não se perde tempo procurando coisas. E por fim, há ainda a satisfação o de ver a casa e o escritório sempre limpinhos: sem papel, não há pó, nem ácaros, nem insetos, nem doenças respiratórias.

Se você ainda não havia se convencido em eliminar ao máximo o papel de sua vida, espero tê-lo conseguido.

No lugar do papel, dispositivos móveis

Estudantes que passam o dia carregando livros, cadernos, xeroxs e apostilas podem se organizar melhor se converterem papel em PDF. Scanners hoje em dia já dão a opção de salvar em PDF, com isso os arquivos podem ser lidos em computadores, netbooks, smartphones e celulares. Material já digital, mas em outros formatos, podem ser facilmente salvos em PDF.

Quem usa Windows pode usar um aplicativo que cria uma “impressora virtual” no seu computador, que ao invés de imprimir em papel, imprime num arquivo PDF. Há muitos programinhas gratuitos que fazem isso, mas meu favorito é o Foxit, que também tem um visualizador super leve. É gratuito e tem versão portable, para levar no pendrive. Quem usa Mac não precisa se preocupar, ele já tem essa opção nativa.

Há alguns anos, eu usava o RepliGo em meus Palms e Pocket PCs. Funcionava da mesma forma que uma impressora virtual, só que salvando em formato próprio, o RGO, já otimizado para ser acessado em dispositivos móveis. Ou seja, fontes melhoradas, parágrafos adequados à telas pequenas, para ler basta rolar a tela. Esses arquivos RGO são lidos em leitores próprios instalados em PDAs, smartphones ou mesmo no desktop, onde se pode adicionar anotações, usar “marca-texto” para sublinhar passagens importantes, bookmarks e muito mais (detalhes aqui).

Ainda bem que a tecnologia móvel se popularizou, assim, os PDFs e seus leitores se adaptaram aos novos tempos. Hoje todos os smartphones têm visualizadores nativos e a telas aumentaram de tamanho e  qualidade. Consulto arquivos de referência tranqüilamente em meus dispositivos móveis: reservas de vôo e hotéis, bilhetes, vouchers, tabelas de horários e preços, ebooks… leio em qualquer lugar a qualquer hora.

Mais posts com dicas sobre o assunto:

• Estudantes versus PDFs
• Eu odeio o Adobe Reader
• Não gaste R$ 6.000 no litro de tinta de impressora
• Guardando recibos com inteligência

Na continuação dessa “saga” falarei do scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, que dá um gás na vida profissional de quem está sempre atolado entre pilhas de papel, e a melhor maneira de organizar seu material digitalizado.

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Querem saber? Só usa Outlook mesmo quem realmente precisa, tipo o ambiente corporativo. Para profissional liberal, é puro masoquismo. Há 3 anos passei a usar Exchange. Conseguia gerenciar tudo no Windows Mobile e, quando necessário, abria a interface Exchange via web. Fui aos poucos largando o Outlook, que terminou encostado. Quem usa um soft de gerenciamento maravilhoso como o Pocket Informant não precisa de mais nada. E para os emails, já vinha usando o Thunderbird, tanto no laptop quanto no netbook.

Quando passei a usar o iPod touch (e depois, iPhone) e o HTC Touch concomitantemente, conheci, por meio do meu MacMarido, o maravilhoso OmniFocus. Já vinha me aprofundando mais na metodologia GTD de produtividade pessoal, e o OmniFocus era tudo o que eu sonhava. Já que havia migrado para Mac, foi um pulinho para virar uma heavy-user desse ótimo gerenciador de tarefas e projetos. Minha produtividade cresceu muito!

Olhando para trás, eu vejo que eu era mais ineficiente usando um aplicativo PIM “tudo-em-um” como o Outlook (ou o Entourage, ou mesmo o Palm Desktop). Para minha imensa surpresa, descobri que os aplicativos nativos do Mac (iCal e Mail) mais o OmniFocus e o Evernote, assim separadinhos, são muito melhores que programas “combo” e fazem a rotina de trabalho render mais. Sempre tive a convicção que seria o contrário, até entender que só ambientes monotarefa nos dão foco, algo tão essencial nessa era de sobrecarga de informação.

Os usuários de Windows que vão para Mac reclamam do Mail. Eu não. Não me imagino mais sem as pastas inteligentes. O iCal reconheço como inferior, mas como tenho o Pocket Informant no meu Windows Mobile, não há problema. Gosto muito das ferramentas de estatística (saber quanto do meu tempo gasto no desempenho de cada um dos meus papéis) e com ele não faz diferença qual plataforma rodo no desktop. O importante é que eu tenha calendários separados, possa me subscrever a calendários de outros membros da família e consiga enviar e receber eventos, seja por email ou push.

Com esse quarteto fantástico da produtividade, e usando o Exposé e o Spaces no Mac para me alternar entre eles, meus dias de trabalho são mais eficientes. E suas respectivas versões móveis são excelentes.

Ah, faltou falar do Evernote. Ele é tão incrível que ganhará um post dedicado na semana que vem. Aguardem…

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