“Gostaria de compartilhar com vocês uma “gambiarra” que acabei encontrando em um fórum sobre Androids, para conseguir sincronizar as várias tarefas que tenho no Outlook com meu celular Android.

Quem tem Android deve ter percebido que parece não haver como passar tarefas do Outlook para sistema do Google. Contudo, existe uma maneira, gratuita, utilizando o poderoso Toodledo.

Para sincronizar as tarefas é simples. Baixe e instale o Toodledoo Sync: http://www.toodledo.com/connect_outlook.php — mas faça BACKUP ANTES!

Crie uma conta no Toodledo gratuita.

O app sincroniza apenas alguns itens por vez, e precisa de 15 min entre as sincronizações, por medidas de segurança do site. Portanto, dependendo do número. de ações, deve demorar.

No Android, baixe o Got to Do, app feito para GTD que permite essa sincronização, e configure para baixar suas tarefas.

Pronto! Suas tarefas inseridas no Outlook agora vão aparecer, over the air, no seu aparelho Android!

Se forem como eu, provavelmente vão passar a considerar abandonar completamente o Outlook como ferramenta GTD.”

Obrigada pela dica, Hugo, e pela gentileza em deixar em replicá-la aqui no blog!

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Na parte II dessa série para sua vida digital começar bem em 2010, o tema é exatamente esse.

Parte II: emails em dia

Domine seus emails, e não os deixem escravizá-lo. Mantenha seu inbox sob controle. Essa foi minha meta principal em 2009, algo que aos poucos consegui cumprir. Mesmo assim, o volume é tão grande que tive que tornar pública minha política com correio eletrônico.

Vou contar a vocês as dicas que adotei para vencer esse desafio.

1. Organização das pastas. Antigamente eu tinha pastas e subpastas para tudo. Clientes, amigos, empresas, boletins… tudo dentro de uma grande pasta correspondente ao ano. Como as buscas dos programas de email melhoraram muito, isso tornou-se desnecessário. Hoje só tenho pastas de arquivo por ano. Costumo deixar no servidor apenas as pastas dos 3 últimos anos. As anteriores, baixo, compacto e salvo num HD externo como arquivo-morto.

2. Nada de fitros. Não uso aquelas regras comuns em programas de email, tipo colocar numa certa pasta automaticamente os emails de tal origem. Sei que sou exceção, mas acho fácil dispersar e deixar coisas passarem. Emails de origem especial, prefiro marcar com uma cor. Mas tudo que chega vai só para a entrada.

3. Hora de processar. Uso a célebre metodologia do Inbox Zero, com algumas adaptações a la GTD. Primeiro, percorro o inbox, apago o lixo, olho newsletters e boletins, e os apago também. Então, trabalho uma a uma das mensagens, começando pela mais antiga. Se leva até 3 minutos para responder/resolver, faço na hora. Se não, jogo numa pasta especial, chamada ação. Tenho outra pasta especial, chamada esperando, onde coloco emails que mandei, aguardando um feedback do destinatário. Assim, posso acompanhar numa pasta só quem está pendente comigo. Essas pastas especiais são esvaziadas (indo tudo para a pasta arquivo) à medida que vou respondendo/resolvendo. Tenho ainda uma terceira pasta especial, chamada pautas, com algumas subdivisões, onde guardo as sugestões e dicas dos leitores. Também as vou esvaziando à medida que trabalho sobre elas.

5. Checagens. Só abro o programa de email quando quero efetivamente trabalhar nele. O resto do tempo fica fechado. Isso vale para computador e smartphone. Não uso push, não uso notificações. Quem decide a hora de ver emails sou eu, não quando o computador manda. Via de regra, são 3 checagens de inbox por dia, quase sempre via smartphone, e ele sempre é esvaziado. Quando estou na rua, podem ser mais vezes, dependendo da quantidade de pendências a resolver. No fim da tarde, antes de encerrar meu expediente, faço uma sessão mais longa, dessa vez no computador, só para trabalhar na pasta ação. Nessas ocasiões, desligo a internet para não ser interrompida. A caixa de saída só despacha tudo quando eu religá-la.

Dicas básicas

Como entusiasta da mobilidade, recomendo que se use o protocolo IMAP. Uso desde 2004, e acho indispensável pois você tem toda a sua estrutura de pastas e status sempre igual, independente de onde você acesse sua conta. Outra dica bem básica: separe conta pessoal da profissional, e crie uma terceira para usar em fóruns, cadastros, sites e lojas na internet. Assim você mantêm as contas importantes longe do lixo eletrônico.

Quer mais dicas? Leia minha coluna no Tecnoblog: “É hora de abolir o email?”

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Que tal aproveitar os princípios GTD para transformar sua área de trabalho num workflow digital?

GTD na área de trabalho

Essa foi a idéia do Bruno Bertolani, da lista GTDbr. Ele criou um wallpaper para seu computador em formato de workflow. Ficou uma obra-prima, todo mundo lá adotou a idéia. É algo tão simples, como não havíamos pensado nisso antes?

Clique na imagem para ampliá-la:

Bem… Não é tão simples. Exige algum conhecimento de softwares de edição gráfica, como o Photoshop. E como cada pessoa tem seu próprio workflow, seu estilo de trabalho único, o jeito é cada um arregaçar as mangas e personalizar. Não inventei muita moda… esbocei meu workflow no papel e em seguida, peguei o próprio papel de parede do Snow Leopard no Mac. Apliquei apenas algumas transparências para fazer as caixinhas. Até que ficou simpático…

Clique na imagem para ampliá-la:

E vocês? Alguém aí é hábil no Photoshop? Fiquem à vontade para postar aqui nos comentários suas criações! Quem quiser usar o meu tema e ajustar à sua resolução de tela, baixe-o aqui. (578 KB, 2560 x 1200 pixels)

GTD móvel

Aproveitando que o assunto é workflow, já comentei a importância de se manter um sistema único e manter-se fiel à ele, seja no desktop, no smartphone ou nos armários físicos.

Leia mais em: Conciliando analógico, digital e móvel

Para que seu sistema funcione direitinho, escolha as ferramentas de modo que:

1. O sincronismo entre desktop e mobile seja o mais prático possível, dentro dos seus padrões e rotinas de uso
2. Prefira o mesmo aplicativo no desktop e no seu dispositivo móvel, com um mínimo de gambiarras
3. Utilize nos seus arquivos físicos, pastas e documentos de papel, a mesma taxonomia e hierarquia que você utiliza em seu computador. Faça o mesmo no seu dispositivo móvel.
4. Prefira o mesmo aplicativo no desktop e no mobile, com sincronismo online,  para evitar “zicas”. Por exemplo, para notas, use apenas o Evernote – esqueça os toscos programas nativos de “notas” dos smartphones, que não interagem com nada. Para quem tem Mac e iPhone, gerencie tarefas no Things ou no Omnifocus. Ou o Remember The Milk, para web (funciona de modo offline com o Google Gears) e nos dispositivos móveis que possuem versão móvel do aplicativo. E para acessar seus arquivos, as dicas são iDisk (MobileMe), Dropbox e SugarSync.
5. Cuidado com aplicativos somente online, somente “nuvem”. O ideal é sincronismo online, para que você tenha suas informações offline também. Se o serviço estiver fora do ar ou sua internet ir para o saco, você continuará trabalhando numa boa.
6. E por fim: canja de galinha e backup não fazem mal a ninguém. Eu tenho backup online, no HD externo e estamos planejando colocar o Time Capsule aqui em casa. Nesse ponto, quanto mais neurórico você for, mais saudável você será…

Quando você estiver com todas as suas ferramentas escolhidas, configuradas e com os dados organizados, faça um desenho esquemático do seu gerenciamento de informações. Ele será seu workflow, ou seja, seu fluxo de trabalho, sua rotina no processamento de informações.

A minha, baseada totalmente no sistema GTD, é essa aqui embaixo.

Clique na imagem para ampliá-la:

Bonitinho, heim? O seu não precisa ser assim, cheio de frescuras. Basta um esquema conciso e que você compreenda, podendo consultá-lo sempre.

O mérito do workflow acima não é meu, mas do meu marido. Depois de algumas aulinhas de GTD, ele retribuiu transformando meus rabiscos nesse esquema tão caprichadinho. Foi imediatamente para o mural do escritório. Obrigada, querido!

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Os aplicativos PIM (calendário, contatos, tarefas e notas) que acompanham os Symbian são reconhecidamente fraquinhos. Não vão além do básico. E agora, na era na nuvem e do compartilhamento de calendários, quem usa muito esses aplicativos sente falta de algo com mais recursos.

Pelo fato dos Symbian serem “telefone em primeiro plano e compuatdor de mão em segundo”, não há programas de agenda tão poderosos como o Pocket Informant para Windows Mobile, que é “computador de mão em primeiro plano e telefone em segundo”. Mas há bons aplicativos no mercado que já fazem uma diferença enorme para quem quer gerenciar sua agenda com recursos adicionais.

Outlook e GTD

O leitor Fernando Sobrinho, usuário do Papyrus, que hoje se chama SBSH Calendar, deixa a dica para quem quer organizar sua agenda de forma mais eficiente, usando o método GTD:

“A primeira tarefa foi criar a famosa pasta particular no Outlook, já que onde trabalho quando chegamos a 20 MB de dados no servidor, começam a ser bloqueados os envios e recebimentos de e-mails. Dentro da pasta particular, criei várias pastas, separadas por assuntos macros, relacionados às atividades que estão sob meu escopo de ação e uma com conteúdo particular. Por sua vez dentro das pastas subdivido os assuntos até no máximo dois níveis abaixo.

Em seguida, criei 5 pastas de pesquisa definindo os critérios para que cada pasta de pesquisa mostrasse os e-mails com uma cor de bandeirinha específica. Coloquei as pastas de pesquisa para serem visualizadas na guia “Pastas Favoritas” e elas se apresentam da seguinte forma:

Pendentes – bandeirinha vermelha – demandas que não são possíveis de se fazer em menos de dois minutos, mas não delego para ninguém (adiados);

Aguardando – bandeirinha azul – demandas que gero ou que tenho de resolver e preciso de informações de outra pessoa, da minha equipe ou não;

Delegados – bandeirinha amarela – demandas direcionadas para as pessoas da minha equipe;

Someday/Maybe – bandeirinha verde – quando quero deixar um assunto, ou email para que durante as revisões eu possa visualizar como poderei aproveitá-lo;

Ações – bandeirinha laranja – serve para que eu possa identificar rapidamente, ações que foram tomadas para solução de algum problema (quando ele é mais representativo ou de maior impacto);

A ordem das cores das bandeirinhas, segue necessariamente a ordem em que elas se apresentam na hora que vou decidir classificar algum e-mail dentro das 5 possíveis pastas acima. Assim, se o assunto vai para o “Pendentes” sinalizo com a bandeirinha vermelha, quando ele vai para “Delegados” sinalizo com a bandeirinha amarela, isso dentro do Inbox ou Sent itens, conforme o caso. Quando um assunto é finalizado, eu arquivo na pasta específica mas antes colocando a sinalização de concluído nele. O legal é que fica registrado no e-mail a data e hora
em que o assunto foi finalizado.

Tem uma pasta de pesquisa que nomeei como “Conferir”, que serve para que todo e-mail sem qualquer sinalização de concluído ou das cores acima, eu possa visualizá-lo, dando o fim necessário a ele.

Quando o assunto precisa entrar no calendário (tem data e hora para acontecer), eu simplesmente arrasto o e-mail para o calendário e copio o compromisso como texto.

Se o assunto precisa virar uma tarefa que não dá para simplesmente deixar dentro da estrutura que descrevi acima, arrasto o e-mail e copio a tarefa como texto do mesmo jeito que faço com os compromissos.

Sempre copio como texto visto que o conteúdo em texto do e-mail acaba indo junto. Isso é muito bom já que depois de sincronizado além de visualizar a tarefa ou compromisso, eu consigo visualizar também o conteúdo do assunto em questão.

Carreguei três arquivos para o grupo que mostram como ficou estruturado o Outlook, como eu crio um compromisso e tarefa.

Após essa fase, entra a sincronização com o smartphone . Esses compromissos e tarefas vão para o celular através do Nokia PC Suite. No celular, eu ainda dou uma mexida nas tarefas, já que elas são importadas para o celular sem qualquer contextualização. Assim entro em uma por uma e defino em qual contexto ela melhor se encaixa. É a única mexida que faço já que todas as outras informações (alarme, data final, etc) entram normalmente.

Espero que tenha conseguido facilitar o entendimento de como fiz minha implementação. Agora o mais importante ainda é a disciplina, pois, como diz o dono do blog da Bizrevolution, conhecimento sem aplicação não serve pra nada.

Em tempo, meus gastos se restringiram apenas à compra de um registro do Papyrus no valor de U$ 19,90 já que celulares Symbian não colocam as tarefas por contexto.”

Handy Calendar

Tenho o registro do Handy Calendar e gosto muito dele. Gosto das visões mensal com ícones, semanal (com barras de horários ocupados), e diário, que pode mostrar na mesma tela as tarefas. Copiar itens entre dias diferentes ou criar recorrências é bem fácil. Ele também coloca os aniversariantes do dia, puxando-os dos seus contatos. Mas acima de tudo, ele é o software de PIM para S60 que eu acho mais clean e bonito.

AquaSync e AquaCalendar

Há um programa que promete fazer sincronismo de categorias entre o Outlook e o smartphone, um funcionalidade básica mas até hoje ignorada pela Nokia: o AquaSync. O desenvolvedor também tem um programa PIM que parece bastante completo, o AquaCalendar.

Ao contrário do Papyrus, que eu uso e tenho o registro, não testei nenhum desses “Aqua”, pois não funciona em nenhum dos 2 aparelhos que estão comigo no momento – o N97 e o 5800. Se alguém usa ou quer testar, e dar sua opinião aqui no blog depois, fique à vontade!

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Como organizar e conciliar nossa papelada com nossos dados e arquivos no computador, mais as coisas que carregamos e sincronizamos em nossos dispositivos móveis todos os dias?

Leia os artigos anteriores:

• O quarteto fantástico da produtividade
• A saga do escritório sem papel (parte I)
• A saga do escritório sem papel (parte II)
• Dicas de uso do Evernote

Taxonomia

Taxonomia é o termo usado para definir a “ciência da classificação”. Em termos gerais, é com classificamos, hierarquizamos e organizamos nossas coisas.

Eu procuro organizar minhas coisas de uma forma que pareça lógica com meu estilo de vida. Para isso, sigo 3 princípios:

• Adotar um sistema, ser fiel à ele e aplicá-lo a tudo em sua vida;
• Hierarquizar minhas informações baseadas em meus papéis;
• Ser o mais eficiente possível na captura. Isso significa: sempre que surgir uma idéia, uma tarefa a realizar, ou qualquer informação, registrá-la imediatamente.

Calendário e pastas no computador

Faz mais de 10 anos que li pela primeira vez “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” e “Primeiro o Mais Importante”, de Stephen Covey. Desde então organizo toda minha agenda, meus trabalhos e meu material de referência seguindo alguns princípios abordados nessas obras. Meus 5 papéis são dentista, garota sem fio, familiar (dona de 2 casas, esposa, filha etc), estudante (cursos de idiomas e de atualização profissional) e… eu. Sim, pois é um erro comum esquecermos de nós mesmos, e eu dedico uma boa parcela do meu tempo para cuidar da minha saúde, beleza, bem-estar, encontrar os amigos, ir ao cinema, ler, entre outras coisas.

Cada papel tem uma cor de identificação: “eu” é verde, “familiar” é amarelo, “dentista” é laranja e por aí vai. Essas cores uso na agenda (cada caledário do iCal é um papel), nas pastas de arquivos de computador e no arquivo físico, com pastas suspensas.

Organize sua vida por papéis. A principal vantagem é monitorar quanto tempo você se dedica a cada um e aprimorar o equilíbrio.

Arquivo de pastas suspensas

Quer saber se você é organizado? Então responda rápido: nas últimas eleições você votou com o título de eleitor ou RG?

É importante que todos os nossos documentos sejam centralizados num lugar único, onde possam ser rapidamente acessados e não dêem preguiça depois na hora de guardar.

Cada cor, que representa um papel, tem sub-categorias. Nas pastas “família” (amarelas), há as categorias casa e carro, por exemplo. E nestes, sub-categorias. Em casa, há seguro, condomínio, água, luz, telefone, manutenção, eletrodomésticos etc. Em eletrodomésticos, há notas ficais, garantia, manuais etc. E por aí vai. Não é complicado, as pastas, sub pastas e sub-sub-pastas ficam organizadas em sequência e possuem etiqueta bem visível. Tudo é guardado ou encontrado em segundos.

Antes de começar a montar pastas a torto e a direito, faça um mapa mental para colocar as idéias em ordem. Facilita o processo. Também ajuda bastante eventuais ajustes ou adições. O meu está sempre à mão.

Outra dica é usar uma etiquetadora, que dá um aspecto clean e agiliza o processo. Por anos a negligenciei. Só depois que comprei (com o intuito de organizar meu material odontológico para homecare) é que vi como fazia diferença para várias outras coisas em termos de organização…

No computador

No computador (hoje uso Mac como máquina principal de trabalho) uso um programa chamado 1Password, que permite que eu guarde com segurança os números de documentos, passaportes, diplomas, registro em conselho de classe, etc, que estão guardados nas pastas pessoais (“eu”). Ele sincroniza com o smartphone, pois pode ser que eu precise de alguma informação quando eu estiver na rua. Há vários outros softs legais que funcionam dessa forma, como o eWallet e o SplashID – com versões para Windows e plataformas móveis.

Tarefas e projetos

Para administrar minhas ações e projetos, uso uma mistura de GTD (contextos) com Covey (priorização). Embora fã do David Allen, acho que não dá para deixar as prioridades do Covey de lado.

Antes de conhecer o método GTD eu priorizava as tarefas em 1, 2, 3 ou 4. O problema: tarefas 1 (entregar um projeto) às vezes falhavam por não dar atenção à 4 (comprar tinta para a impressora).

Fui apresentada aos conextos e minha produtividade aumentou significativamente. Quando ia para a rua, aproveitava para comprar tinta de impressora. Mas com o tempo, notei que muitas vezes dava atenção demais a coisas pequenas e acabava deixando projetos grandes morrerem. Hoje, continuo aplicando o GTD, mas no meu planejamento semanal, faço uma mapinha com as metas da semana, para não perder o foco. É uma tabela do Covey, do livro, devidamente adaptada.

Mais detalhes sobre meu planejamento semanal, vocês podem ler neste post.

Claro que, como aqui no blog eu falo de tecnologia móvel, enfatizo o uso de dispositivos móveis. Mas na verdade, para aplicar o GTD, não importa se você usa smartphone, computador, caderno ou agenda de papel. Tampouco importa o software. O que vale é a abordagem, o método, não a ferramenta.

Assim, minhas tarefas e projetos estão centrlizados no Omnifocus (para Mac e iPhone). Há várias outras soluções também muito boas, como Remember The Milk, Things e Toodledo. Até o Google incorporou recentemente um app de tarefas, boa opção para quem passa o dia na frente do Gmail e Gcalendar. Só que a aplicação em si acho um pouco fraca para quem é mais exigente.

Meu centralizador de material para pesquisa, referência e anotações é o Evernote. Lá também está tudo organizado em papéis – detalhes aqui.

Leia mais a respeito em:

• Agenda produtiva – de verdade
• Podsemfio n. 66: Gerenciamento do Tempo
• Review do Pocket Informant 9, com GTD

Mãos à obra!

Ser uma pessoa bem organizada não é mania ou frescura. E não dá trabalho, desde que o hábito seja mantido e que as coisas sempre sejam colocadas no lugar onde pertencem, desde o começo. Nada de deixar para organizar depois. Documentos são imediatamente salvos em suas pastas - analógicas ou digitais – e resgatar uma informação não pode demorar mais de 30 segundos. Se levar mais que isso, é porque o sistema não está de acordo.

Vocês sempre me perguntaram como é que eu conseguia conciliar tudo - pacientes, blog, consultoria, palestras, viagens, marido, casa (ops, casas), tarefas domésticas, contas a pagar e ainda ter tempo para mim (ler, nadar, pedalar, me cuidar) e dormir 8h por dia. O segredo é organização.

Talvez dê um pouco de trabalho no início para aqueles que começarão colocar a vida em ordem. Você terá que reservar um dia ou dois só para isso. Mas o resultado vale a pena: o trabalho e a vida fluem sem estresse, de forma positiva, e sua energia será canalizada para o que realmente importa: criatividade e tomada de decisões. E transformar nossos sonhos em metas.

Espero que este post sirva de inspiração…

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