Na parte II dessa série para sua vida digital começar bem em 2010, o tema é exatamente esse.

Parte II: emails em dia

Domine seus emails, e não os deixem escravizá-lo. Mantenha seu inbox sob controle. Essa foi minha meta principal em 2009, algo que aos poucos consegui cumprir. Mesmo assim, o volume é tão grande que tive que tornar pública minha política com correio eletrônico.

Vou contar a vocês as dicas que adotei para vencer esse desafio.

1. Organização das pastas. Antigamente eu tinha pastas e subpastas para tudo. Clientes, amigos, empresas, boletins… tudo dentro de uma grande pasta correspondente ao ano. Como as buscas dos programas de email melhoraram muito, isso tornou-se desnecessário. Hoje só tenho pastas de arquivo por ano. Costumo deixar no servidor apenas as pastas dos 3 últimos anos. As anteriores, baixo, compacto e salvo num HD externo como arquivo-morto.

2. Nada de fitros. Não uso aquelas regras comuns em programas de email, tipo colocar numa certa pasta automaticamente os emails de tal origem. Sei que sou exceção, mas acho fácil dispersar e deixar coisas passarem. Emails de origem especial, prefiro marcar com uma cor. Mas tudo que chega vai só para a entrada.

3. Hora de processar. Uso a célebre metodologia do Inbox Zero, com algumas adaptações a la GTD. Primeiro, percorro o inbox, apago o lixo, olho newsletters e boletins, e os apago também. Então, trabalho uma a uma das mensagens, começando pela mais antiga. Se leva até 3 minutos para responder/resolver, faço na hora. Se não, jogo numa pasta especial, chamada ação. Tenho outra pasta especial, chamada esperando, onde coloco emails que mandei, aguardando um feedback do destinatário. Assim, posso acompanhar numa pasta só quem está pendente comigo. Essas pastas especiais são esvaziadas (indo tudo para a pasta arquivo) à medida que vou respondendo/resolvendo. Tenho ainda uma terceira pasta especial, chamada pautas, com algumas subdivisões, onde guardo as sugestões e dicas dos leitores. Também as vou esvaziando à medida que trabalho sobre elas.

5. Checagens. Só abro o programa de email quando quero efetivamente trabalhar nele. O resto do tempo fica fechado. Isso vale para computador e smartphone. Não uso push, não uso notificações. Quem decide a hora de ver emails sou eu, não quando o computador manda. Via de regra, são 3 checagens de inbox por dia, quase sempre via smartphone, e ele sempre é esvaziado. Quando estou na rua, podem ser mais vezes, dependendo da quantidade de pendências a resolver. No fim da tarde, antes de encerrar meu expediente, faço uma sessão mais longa, dessa vez no computador, só para trabalhar na pasta ação. Nessas ocasiões, desligo a internet para não ser interrompida. A caixa de saída só despacha tudo quando eu religá-la.

Dicas básicas

Como entusiasta da mobilidade, recomendo que se use o protocolo IMAP. Uso desde 2004, e acho indispensável pois você tem toda a sua estrutura de pastas e status sempre igual, independente de onde você acesse sua conta. Outra dica bem básica: separe conta pessoal da profissional, e crie uma terceira para usar em fóruns, cadastros, sites e lojas na internet. Assim você mantêm as contas importantes longe do lixo eletrônico.

Quer mais dicas? Leia minha coluna no Tecnoblog: “É hora de abolir o email?”

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