“Gostaria de compartilhar com vocês uma “gambiarra” que acabei encontrando em um fórum sobre Androids, para conseguir sincronizar as várias tarefas que tenho no Outlook com meu celular Android.

Quem tem Android deve ter percebido que parece não haver como passar tarefas do Outlook para sistema do Google. Contudo, existe uma maneira, gratuita, utilizando o poderoso Toodledo.

Para sincronizar as tarefas é simples. Baixe e instale o Toodledoo Sync: http://www.toodledo.com/connect_outlook.php — mas faça BACKUP ANTES!

Crie uma conta no Toodledo gratuita.

O app sincroniza apenas alguns itens por vez, e precisa de 15 min entre as sincronizações, por medidas de segurança do site. Portanto, dependendo do número. de ações, deve demorar.

No Android, baixe o Got to Do, app feito para GTD que permite essa sincronização, e configure para baixar suas tarefas.

Pronto! Suas tarefas inseridas no Outlook agora vão aparecer, over the air, no seu aparelho Android!

Se forem como eu, provavelmente vão passar a considerar abandonar completamente o Outlook como ferramenta GTD.”

Obrigada pela dica, Hugo, e pela gentileza em deixar em replicá-la aqui no blog!

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Hoje começo uma série de 3 posts para deixar seu computador tinindo e sua vida digital organizada.

Parte I: faxina no computador

Deixe seu computador em ordem, leve e mais rápido. É hora de se livrar da tranqueira!

1. Comece por uma faxina no calendário, contatos e emails. A idéia é criar um arquivo-morto para dados antigos, pois com o tempo seu programa gerenciador vai ficando mais pesado. No Outlook isso é bem fácil, você pode exportar tudo numa pasta .pst
2. A etapa seguinte é limpar seu inbox. Deixe-o zerado e resolva todas as pendências, ou transforme-as em tarefas. (Minhas dicas para melhor administrar e arquivar emails serão publicadas na parte II desse artigo.)
3. Em seguida, partimos para itens de consulta e referência. Como estão os bookmarks do seu navegador? Atolado de coisas velhas? Crie uma pasta de arquivo morto, deixando visíveis apenas aquilo que realmente usa. E os itens salvos em seu agregador de RSS, salvos para ler mais tarde, foram lidos mesmo? E os feeds que morreram ou não funcionam? Ou o oposto, que o obrigam a marcar tudo como lido no início de cada semana? Passe a tesoura sem dó em feeds que atualizam mais do que você consegue ler. O famigerado “marcar tudo como lido” faz você negligenciar artigos de outros sites, que realmente seriam interessantes ou úteis. Mantenha só aquilo que você consegue acompanhar.
4. Excesso de informação? Eu tenho a seguinte política com o que leio na web: salvo no Instapaper artigos que quero ler mais tarde, pois posso ler offline no iPhone ou no Kindle. Já os artigos úteis, que quero guardar e consultar sempre, como tutoriais, receitas, coisas para comprar ou dicas úteis, salvo no Evernote. Se você usa Google Reader, faça isso marcando como favorito – use a estrelinha. Depois, consultar só aquilo que guardou é moleza!
5. Verifique se todos os seus seus programas instalados estão atualizados. Remova os que não usa mais. Veja se não tem algum software intruso que inicia sozinho sempre que você liga o computador. No Windows, você pode impedi-los indo em “Executar” e digitar msconfig. Em Mac, vá no dock e clique no referido programa com o botão direito. Vá em opções para desmarcar a opção de início automático.
6. Dê uma geral no HD. Procure por arquivos grandes duplicados, como fotos e música, para ganhar espaco no HD. O Spacemonger é um grande aliado para quem usa Windows. Em Mac, a dica é o Disk Inventory X.
7. Guarde arquivos que não usa mais, mas que gostaria de manter, em um HD externo. Inclusive as pastas de arquivo-morto previamente separadas. De preferência não salve no mesmo HD onde faz backups automáticos, para evitar acidentes. Eu sou neurótica, faço backup de tudo em 2 lugares…

Aliviar o Outlook é necessário, pois por si só o programa já é bem pesado. Remover programas desnecessários deixa o sistema operacional mais leve, com inicialização mais rápida, seja Windows ou não. E um HD com boa sobra melhora o desempenho como um todo.

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Essa independência que o Android tem dos outros computadores sem dúvida é um ponto muito positivo. Quando você liga seu aparelho pela primeira vez, ele pede de cara que você insira sua conta do Google e de lá “puxa” seus emails, calendário e contatos. Também já usa o GTalk num só toque, ou se conecta no Maps com o Latitude integrado. Se você usa outros emails além do Gmail, sejam POP ou IMAP, você também pode usá-los. Confesso que não senti falta de um sincronismo com o computador no dia-a-dia, mas a prudência exige que tenhamos um backup a mais para nossas coisas, que possam ser acessadas de modo offline em nossos gerenciadores pessoais de calendário, contatos, tarefas e emails.

Desde meu review do HTC Magic, venho recebido diversos emails perguntando de sincronismo do Android com computadores Windows e Mac. Vou sintetizar nesse posts todas essas dúvidas recebidas.

Bia, diante do seu review positivo diante do HTC Magic tenho pensado em migrar do meu velho Palm Treo, ou para um Magic ou para um HTC Hero, mas tenho uma dúvida: vou conseguir sincronizá-lo com o Outlook? Já experimentei o Google Calendar e meu email pessoal é do Gmail, mas uso o Outlook na empresa e gostaria de continuar usando-o como meu principal PIM. (Jorge Luiz, SP)

Sim, você conseguirá sincronizá-lo com o Outlook! Mas antes, é preciso desvincular-se daquela idéia de plugar o smartphone no computador e deixá-lo fazer o resto sozinho. Você pode, inicialmente, sincronizar seu Outlook com o Google Calendar, deixando sua agenda online, no seu smartphone e no seu computador. O Google oferece uma solução gratuita para isso, o Google Calendar Sync. Basta instalar no seu PC.

Para ir além disso, só com soluções pagas. Uma boa opção é o CompanionLink Software for Android, que sincroniza calendário, contatos e tarefas com o Outlook. Instalando-o no PC, o sincronismo entre Google e Outlook é feito no computador. Depois, os dados vão para o smartphone sincronizando com o Google via web. Todo o sincronismo é feito em via dupla, ou seja, Outlook para Android e Android para Outlook, com o Google web como “ponte”.

O Android vem com gerenciador de tarefas? Consigo sincronizá-las com meu computador? Porque com o iPhone foi um sufoco, uso Windows e Outlook e nunca consegui administrar tudo do jeito que eu queria. (Graziela Pádua, MG)

De fato, no iPhone é necessário usar softwares de terceiros para sincronizar tarefas e/ou notas do Outlook. Para o Android, vale a mesma dica da dúvida anterior. O Google Calendar possui uma seção de tarefas, bastante simples, mas ela não é sincronizada para o Android, infelizmente. Em compensação, soluções como o Remember The Milk, integradas ao seu Calendar, vão todas para o smartphone – inclusive exibindo, no modo diário, as tarefas que vencem naquele dia.

Pena que não tem como marcar as tarefas como concluídas, só visualização mesmo! Felizmente já existe, para baixar à parte na loja online, o app do Remember The Milk.

O Android funciona com Exchange? (Alvaro Pereira, SP)

Sim. Ao configurar seu aparelho pela primeira vez, ele também pergunta se deseja usar uma conta Exchange, onde você poderá administrar emails, calendário e contatos. Daí em diante, tudo é automático.

Os aparelhos Androids sincronizam com Macs? (Fernando Souza, PR)

Sim. E a solução já está no próprio Mac. Para sincronizar seus contatos, abra o Address Book e vá em Preferences -> Accounts -> Sync with Google. E no iCal, Preferences -> Accounts -> Clic add (+) to add a new Exchange ou WebDAV calendar. Em an account, vá em Account type e selecione “Google”.

Queria saber como é que é agenda de contatos, calendários etc do Android. Aquelas coisas que um hard user que vive na rua precisa tanto. (Alexandre Reis, RJ)

Por ser tudo centralizado no Google, calendário e contatos seguem exatamente os mesmos padrões que você usa online, nos contatos do Gmail e no Calendar: exatamente os mesmos campos, com data, hora, local, descrição e padrão de repetição:

Se você tem múltiplos calendários, todos são sincronizados, inclusive com as abas de cor. Calendário de tarefas (nativo do Calendar) infelizmente não sincroniza, mas, como explicado logo acima, o Remember The Milk funciona bem.

Abaixo estão 2 telas da visualização diária, com e sem o Remember The Milk integrado:

Nas configurações do calendário, estão “lembretes” e “exibições”. Achei muito legal a visualização da previsão do tempo dentro do calendário:

Tudo é push, mas não sei dizer se é instantâneo. O fato é que, quando vou conferir, tudo o que eu adiciono no smartphone está no Calendar, e vice-versa.

Você pode colocar o calendário na tela principal do smartphone, como um widget, de diversas formas: vista compacta, só com os próximos compromissos, ou mensal.

Soluções mais completas

O Android é um sistema relativamente novo, portanto, as soluções estão surgindo aos poucos. Se você deseja sair do trivial agenda-contatos, uma boa opção é o Missing Sync. As aplicações de sincronismo dessa empresa em outras plataformas (iPhone, Windows Mobile, Palm Pre, Blackberry) costumam ser excelentes, portanto, vale a pena esperar até o fim do mês, quando sai a versão 1.0 – tanto para Windows quanto para Mac. Entre as funcionalidades prometidas estão sync de música, fotos, vídeos, documentos, bookmarks e até SMS.

* * * * *

Espero ter respondido às principais dúvidas. Se quiserem perguntar algo mais, usem o espaço dos comentários logo abaixo, onde também postarei as respostas.

PS.: sobre o “confidencial” que aparece nos screenshots: meu aparelho é um exemplar não-comercial que a HTC me cedou. Obviamente, os aparelhos no mercado não são assim.

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Os aplicativos PIM (calendário, contatos, tarefas e notas) que acompanham os Symbian são reconhecidamente fraquinhos. Não vão além do básico. E agora, na era na nuvem e do compartilhamento de calendários, quem usa muito esses aplicativos sente falta de algo com mais recursos.

Pelo fato dos Symbian serem “telefone em primeiro plano e compuatdor de mão em segundo”, não há programas de agenda tão poderosos como o Pocket Informant para Windows Mobile, que é “computador de mão em primeiro plano e telefone em segundo”. Mas há bons aplicativos no mercado que já fazem uma diferença enorme para quem quer gerenciar sua agenda com recursos adicionais.

Outlook e GTD

O leitor Fernando Sobrinho, usuário do Papyrus, que hoje se chama SBSH Calendar, deixa a dica para quem quer organizar sua agenda de forma mais eficiente, usando o método GTD:

“A primeira tarefa foi criar a famosa pasta particular no Outlook, já que onde trabalho quando chegamos a 20 MB de dados no servidor, começam a ser bloqueados os envios e recebimentos de e-mails. Dentro da pasta particular, criei várias pastas, separadas por assuntos macros, relacionados às atividades que estão sob meu escopo de ação e uma com conteúdo particular. Por sua vez dentro das pastas subdivido os assuntos até no máximo dois níveis abaixo.

Em seguida, criei 5 pastas de pesquisa definindo os critérios para que cada pasta de pesquisa mostrasse os e-mails com uma cor de bandeirinha específica. Coloquei as pastas de pesquisa para serem visualizadas na guia “Pastas Favoritas” e elas se apresentam da seguinte forma:

Pendentes – bandeirinha vermelha – demandas que não são possíveis de se fazer em menos de dois minutos, mas não delego para ninguém (adiados);

Aguardando – bandeirinha azul – demandas que gero ou que tenho de resolver e preciso de informações de outra pessoa, da minha equipe ou não;

Delegados – bandeirinha amarela – demandas direcionadas para as pessoas da minha equipe;

Someday/Maybe – bandeirinha verde – quando quero deixar um assunto, ou email para que durante as revisões eu possa visualizar como poderei aproveitá-lo;

Ações – bandeirinha laranja – serve para que eu possa identificar rapidamente, ações que foram tomadas para solução de algum problema (quando ele é mais representativo ou de maior impacto);

A ordem das cores das bandeirinhas, segue necessariamente a ordem em que elas se apresentam na hora que vou decidir classificar algum e-mail dentro das 5 possíveis pastas acima. Assim, se o assunto vai para o “Pendentes” sinalizo com a bandeirinha vermelha, quando ele vai para “Delegados” sinalizo com a bandeirinha amarela, isso dentro do Inbox ou Sent itens, conforme o caso. Quando um assunto é finalizado, eu arquivo na pasta específica mas antes colocando a sinalização de concluído nele. O legal é que fica registrado no e-mail a data e hora
em que o assunto foi finalizado.

Tem uma pasta de pesquisa que nomeei como “Conferir”, que serve para que todo e-mail sem qualquer sinalização de concluído ou das cores acima, eu possa visualizá-lo, dando o fim necessário a ele.

Quando o assunto precisa entrar no calendário (tem data e hora para acontecer), eu simplesmente arrasto o e-mail para o calendário e copio o compromisso como texto.

Se o assunto precisa virar uma tarefa que não dá para simplesmente deixar dentro da estrutura que descrevi acima, arrasto o e-mail e copio a tarefa como texto do mesmo jeito que faço com os compromissos.

Sempre copio como texto visto que o conteúdo em texto do e-mail acaba indo junto. Isso é muito bom já que depois de sincronizado além de visualizar a tarefa ou compromisso, eu consigo visualizar também o conteúdo do assunto em questão.

Carreguei três arquivos para o grupo que mostram como ficou estruturado o Outlook, como eu crio um compromisso e tarefa.

Após essa fase, entra a sincronização com o smartphone . Esses compromissos e tarefas vão para o celular através do Nokia PC Suite. No celular, eu ainda dou uma mexida nas tarefas, já que elas são importadas para o celular sem qualquer contextualização. Assim entro em uma por uma e defino em qual contexto ela melhor se encaixa. É a única mexida que faço já que todas as outras informações (alarme, data final, etc) entram normalmente.

Espero que tenha conseguido facilitar o entendimento de como fiz minha implementação. Agora o mais importante ainda é a disciplina, pois, como diz o dono do blog da Bizrevolution, conhecimento sem aplicação não serve pra nada.

Em tempo, meus gastos se restringiram apenas à compra de um registro do Papyrus no valor de U$ 19,90 já que celulares Symbian não colocam as tarefas por contexto.”

Handy Calendar

Tenho o registro do Handy Calendar e gosto muito dele. Gosto das visões mensal com ícones, semanal (com barras de horários ocupados), e diário, que pode mostrar na mesma tela as tarefas. Copiar itens entre dias diferentes ou criar recorrências é bem fácil. Ele também coloca os aniversariantes do dia, puxando-os dos seus contatos. Mas acima de tudo, ele é o software de PIM para S60 que eu acho mais clean e bonito.

AquaSync e AquaCalendar

Há um programa que promete fazer sincronismo de categorias entre o Outlook e o smartphone, um funcionalidade básica mas até hoje ignorada pela Nokia: o AquaSync. O desenvolvedor também tem um programa PIM que parece bastante completo, o AquaCalendar.

Ao contrário do Papyrus, que eu uso e tenho o registro, não testei nenhum desses “Aqua”, pois não funciona em nenhum dos 2 aparelhos que estão comigo no momento – o N97 e o 5800. Se alguém usa ou quer testar, e dar sua opinião aqui no blog depois, fique à vontade!

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Querem saber? Só usa Outlook mesmo quem realmente precisa, tipo o ambiente corporativo. Para profissional liberal, é puro masoquismo. Há 3 anos passei a usar Exchange. Conseguia gerenciar tudo no Windows Mobile e, quando necessário, abria a interface Exchange via web. Fui aos poucos largando o Outlook, que terminou encostado. Quem usa um soft de gerenciamento maravilhoso como o Pocket Informant não precisa de mais nada. E para os emails, já vinha usando o Thunderbird, tanto no laptop quanto no netbook.

Quando passei a usar o iPod touch (e depois, iPhone) e o HTC Touch concomitantemente, conheci, por meio do meu MacMarido, o maravilhoso OmniFocus. Já vinha me aprofundando mais na metodologia GTD de produtividade pessoal, e o OmniFocus era tudo o que eu sonhava. Já que havia migrado para Mac, foi um pulinho para virar uma heavy-user desse ótimo gerenciador de tarefas e projetos. Minha produtividade cresceu muito!

Olhando para trás, eu vejo que eu era mais ineficiente usando um aplicativo PIM “tudo-em-um” como o Outlook (ou o Entourage, ou mesmo o Palm Desktop). Para minha imensa surpresa, descobri que os aplicativos nativos do Mac (iCal e Mail) mais o OmniFocus e o Evernote, assim separadinhos, são muito melhores que programas “combo” e fazem a rotina de trabalho render mais. Sempre tive a convicção que seria o contrário, até entender que só ambientes monotarefa nos dão foco, algo tão essencial nessa era de sobrecarga de informação.

Os usuários de Windows que vão para Mac reclamam do Mail. Eu não. Não me imagino mais sem as pastas inteligentes. O iCal reconheço como inferior, mas como tenho o Pocket Informant no meu Windows Mobile, não há problema. Gosto muito das ferramentas de estatística (saber quanto do meu tempo gasto no desempenho de cada um dos meus papéis) e com ele não faz diferença qual plataforma rodo no desktop. O importante é que eu tenha calendários separados, possa me subscrever a calendários de outros membros da família e consiga enviar e receber eventos, seja por email ou push.

Com esse quarteto fantástico da produtividade, e usando o Exposé e o Spaces no Mac para me alternar entre eles, meus dias de trabalho são mais eficientes. E suas respectivas versões móveis são excelentes.

Ah, faltou falar do Evernote. Ele é tão incrível que ganhará um post dedicado na semana que vem. Aguardem…

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