Os aplicativos PIM (calendário, contatos, tarefas e notas) que acompanham os Symbian são reconhecidamente fraquinhos. Não vão além do básico. E agora, na era na nuvem e do compartilhamento de calendários, quem usa muito esses aplicativos sente falta de algo com mais recursos.

Pelo fato dos Symbian serem “telefone em primeiro plano e compuatdor de mão em segundo”, não há programas de agenda tão poderosos como o Pocket Informant para Windows Mobile, que é “computador de mão em primeiro plano e telefone em segundo”. Mas há bons aplicativos no mercado que já fazem uma diferença enorme para quem quer gerenciar sua agenda com recursos adicionais.

Outlook e GTD

O leitor Fernando Sobrinho, usuário do Papyrus, que hoje se chama SBSH Calendar, deixa a dica para quem quer organizar sua agenda de forma mais eficiente, usando o método GTD:

“A primeira tarefa foi criar a famosa pasta particular no Outlook, já que onde trabalho quando chegamos a 20 MB de dados no servidor, começam a ser bloqueados os envios e recebimentos de e-mails. Dentro da pasta particular, criei várias pastas, separadas por assuntos macros, relacionados às atividades que estão sob meu escopo de ação e uma com conteúdo particular. Por sua vez dentro das pastas subdivido os assuntos até no máximo dois níveis abaixo.

Em seguida, criei 5 pastas de pesquisa definindo os critérios para que cada pasta de pesquisa mostrasse os e-mails com uma cor de bandeirinha específica. Coloquei as pastas de pesquisa para serem visualizadas na guia “Pastas Favoritas” e elas se apresentam da seguinte forma:

Pendentes – bandeirinha vermelha – demandas que não são possíveis de se fazer em menos de dois minutos, mas não delego para ninguém (adiados);

Aguardando – bandeirinha azul – demandas que gero ou que tenho de resolver e preciso de informações de outra pessoa, da minha equipe ou não;

Delegados – bandeirinha amarela – demandas direcionadas para as pessoas da minha equipe;

Someday/Maybe – bandeirinha verde – quando quero deixar um assunto, ou email para que durante as revisões eu possa visualizar como poderei aproveitá-lo;

Ações – bandeirinha laranja – serve para que eu possa identificar rapidamente, ações que foram tomadas para solução de algum problema (quando ele é mais representativo ou de maior impacto);

A ordem das cores das bandeirinhas, segue necessariamente a ordem em que elas se apresentam na hora que vou decidir classificar algum e-mail dentro das 5 possíveis pastas acima. Assim, se o assunto vai para o “Pendentes” sinalizo com a bandeirinha vermelha, quando ele vai para “Delegados” sinalizo com a bandeirinha amarela, isso dentro do Inbox ou Sent itens, conforme o caso. Quando um assunto é finalizado, eu arquivo na pasta específica mas antes colocando a sinalização de concluído nele. O legal é que fica registrado no e-mail a data e hora
em que o assunto foi finalizado.

Tem uma pasta de pesquisa que nomeei como “Conferir”, que serve para que todo e-mail sem qualquer sinalização de concluído ou das cores acima, eu possa visualizá-lo, dando o fim necessário a ele.

Quando o assunto precisa entrar no calendário (tem data e hora para acontecer), eu simplesmente arrasto o e-mail para o calendário e copio o compromisso como texto.

Se o assunto precisa virar uma tarefa que não dá para simplesmente deixar dentro da estrutura que descrevi acima, arrasto o e-mail e copio a tarefa como texto do mesmo jeito que faço com os compromissos.

Sempre copio como texto visto que o conteúdo em texto do e-mail acaba indo junto. Isso é muito bom já que depois de sincronizado além de visualizar a tarefa ou compromisso, eu consigo visualizar também o conteúdo do assunto em questão.

Carreguei três arquivos para o grupo que mostram como ficou estruturado o Outlook, como eu crio um compromisso e tarefa.

Após essa fase, entra a sincronização com o smartphone . Esses compromissos e tarefas vão para o celular através do Nokia PC Suite. No celular, eu ainda dou uma mexida nas tarefas, já que elas são importadas para o celular sem qualquer contextualização. Assim entro em uma por uma e defino em qual contexto ela melhor se encaixa. É a única mexida que faço já que todas as outras informações (alarme, data final, etc) entram normalmente.

Espero que tenha conseguido facilitar o entendimento de como fiz minha implementação. Agora o mais importante ainda é a disciplina, pois, como diz o dono do blog da Bizrevolution, conhecimento sem aplicação não serve pra nada.

Em tempo, meus gastos se restringiram apenas à compra de um registro do Papyrus no valor de U$ 19,90 já que celulares Symbian não colocam as tarefas por contexto.”

Handy Calendar

Tenho o registro do Handy Calendar e gosto muito dele. Gosto das visões mensal com ícones, semanal (com barras de horários ocupados), e diário, que pode mostrar na mesma tela as tarefas. Copiar itens entre dias diferentes ou criar recorrências é bem fácil. Ele também coloca os aniversariantes do dia, puxando-os dos seus contatos. Mas acima de tudo, ele é o software de PIM para S60 que eu acho mais clean e bonito.

AquaSync e AquaCalendar

Há um programa que promete fazer sincronismo de categorias entre o Outlook e o smartphone, um funcionalidade básica mas até hoje ignorada pela Nokia: o AquaSync. O desenvolvedor também tem um programa PIM que parece bastante completo, o AquaCalendar.

Ao contrário do Papyrus, que eu uso e tenho o registro, não testei nenhum desses “Aqua”, pois não funciona em nenhum dos 2 aparelhos que estão comigo no momento – o N97 e o 5800. Se alguém usa ou quer testar, e dar sua opinião aqui no blog depois, fique à vontade!

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