Na primeira parte desta “saga”, falei do caos que domina nossa vida quando não sabemos administrar direito o fluxo de papel. Além dos prejuízos ecológicos, também há o econômico, com gastos em papel e tinta, e a perda de rendimento no trabalho – quando achar coisas no meio de pilhas e pilhas de documentos nos atrasa e cansa.

Nesta continuação, falarei do scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, o melhor amigo de um escritório organizado.

Olhar essa pilha de papéis na caixa de entrada não é desanimador? Correspondência, artigos de revistas, folders, recibos, cartões de visita… eu pensava: “como seria bom se num passe de mágica tudo fosse parar no Evernote e eu pudesse acessá-los a qualquer hora, por aí, no meu smartphone…”

Pesquisei por soluções no site da Evernote e achei o scanner portátil Fujistu ScanSnap S300. Pesquisando por revendas no Brasil, cheguei até a Núcleo Básico, que tem escritório em Curitiba mas despacha produtos para todo o país. Liguei para eles e perguntei se não poderia testar uma ScanSnap para escrever uma resenha. Eles foram super gentis e prestativos… no dia seguinte a caixa do S300 estava em casa!

O mais bacana desse scanner é exatamente a integração com o Evernote. Basta colocar o papel e apertar um botão: o scanner digitaliza dupla-face de uma só vez e instantaneamente é jogado no Evernote! O que significa que, também instantaneamente, o tenho disponível em meu smartphone – Windows Mobile, Blackberry ou iPhone. Pessoal que usa Symbian, não desanimem: os desenvolvedores disseram que estão trabalhando numa versão para talvez esse ano ainda.

Capturo bilhetes, placas, páginas de livros e faço pesquisas de preços usando a câmera do celular e automaticamente tudo fica guardadinho na minha conta, com direito até a OCR (tecnologia de reconhecimento de caracteres). Ou seja, consigo pesquisar dentro de arquivos PDF, Word, etc.

Limpando a caixa de entrada

Como os papéis tinham tamanhos diferentes, escaneei item por item. Mas a S300 só permite até 10 folhas ao mesmo tempo. Modelos mais robustos, como a S500 e a S550 permitem 50 ao mesmo tempo. Já pensou que alegria um desses num escritório de advocacia? Ou quem gerencia diariamente recibos, invoices, pedidos e afins? Seria um alento automatizar o processo no final do expediente. O trabalho fica sempre em dia e o gasto de tempo com essa tarefa monótona seria mínimo!

É só colocar a folha no papel e apertar o botão scan. Se sua folha tiver informações frente e verso, a S300 entende que é um documento de 2 páginas e faz o serviço numa “passada” só. Ela é muito rápida: uma folha A4, colorida, frente e verso, leva 5 segundos para ser digitalizada em 300 dpi.

Profissionais itinerantes, que viajam muito ou visitam vários lugares diariamente também podem tirar proveito desse scanner portátil. Basta plugá-lo no notebook. Nem precisa ligar na tomada, a alimentação é toda via USB! O único porém é que a digitalização fica um pouco mais lenta. E uma bola-fora da Fujitsu: podiam ter feito uma case para transporte, já que a idéia é a portabilidade…

Em pouco menos de 5 minutos, aquele inbox grandão estava todinho digitalizado! Por padrão, tenho um notebook dentro do Evernote chamado “inbox”. Cada nova nota criada é salva ali. Depois, organizo, coloco tags e salvo em outros notebooks, mantendo meu inbox digital sempre vazio. Esse tipo de abordagem agiliza muito a organização.

No computador

Testei a ScanSnap no meu notebook com Windows XP. Há um modelo branquinho específico para Macs, a S300M. Mediante um hack, é possível fazer a S300 funcionar no OS X.

Ao instalar o driver, basta configurar para que ele escaneie tudo no Evernote. Um ícone fica na bandeja do sistema, e opções podem ser acionadas, caso se queira personalizar o processo. Mas via de regra, é só apertar o botão scan e ver o resultado dentro do Evernote.

E os cartões de visita? A ScanSnap também vem com o utilitário CardMinder, que não só os escaneia como ainda extrai as informações e as salva em formato CSV, que pode ser importado no Outlook ou Excel.

O preço da ScanSnap no Brasil está em torno de R$ 1.500. Para quem acha bastante, é bom lembrar que scanners dedicados são mais caros (e mais eficientes) que os multifuncionais de R$ 400 que estamos acostumados. Na minha opinião, ele “se paga” em produtividade em pouco tempo.

Ah, se você considerar essa aquisição, adicione mais R$ 300 no orçamento e compre uma fragmentadora de papel. Aqui fez falta…

Veja a galeria completa de fotos da ScanSnap S300 no meu Flickr.

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Nessa série de 2 textos, ensinarei (1) como evitar ao máximo o uso do papel, como tirar proveito da tecnologia móvel para isso e (2) farei um review do scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, o melhor amigo de um escritório organizado.

Meio ambiente, economia e saúde

Reciclar sempre foi palavra de ordem em casa, onde temos 5 lixeiras devidamente separadas – para papel, metais, plástico, vidro e matéria orgânica. Em Curitiba, esse tipo de atitude é comum, a ponto de eu querer arrancar meus cabelos quando descobri que no condomínio aqui em São Paulo sequer há preocupação com coleta seletiva.

Por outro lado, acho um absurdo a quantidade de entulho que certas empresas – como bancos – insistem em nos enviar pelo correio, sendo que tudo poderia muito bem ser feito via correspondência dentro do internet banking. Fora extratos e faturas de cartões, o resto é puro lixo. Mas mesmo extratos e faturas poderiam ser apenas digitais. Sei que muita prefere esse tipo de abordagem conservadora, mas eu gostaria que pelo menos eu fosse procurada perguntando “ei, você quer que eu continue enviando tudo pelo correio ou gostaria que recebesse via webmail dentro do internet banking?”

Mais do que isso, também temos que fazer nossa parte e evitar ao máximo gerar lixo. Ao invés de imprimir passagens, vouchers, boletos, recibos e comprovantes, salvo tudo em PDF. No gerenciamento de minha empresa de consultoria, não há burocracia, nem papel nem distâncias. Contratos e documentos são todos certificados e assinados digitalmente, e despachados por email. O tempo que se ganha trocando deslocamentos, esperas, filas e correios, graças ao eCPF e eCNPJ é impressionante.

Já com a odontologia é mais complicado. Quando atendia pacientes de certos planos de saúde, que me mandavam preencher guias de atendimento três vias, eu só preenchia uma, escaneava e guardava em PDF. Pena que só as minhas vias. A original ia pelo correio, já que era absolutamente indispensável. Sim, minha gente! Na era do online, eu ainda convivia com guias carbonadas! Tem umas seguradoras que até liberam tratamentos online, mas depois mandam imprimir tudo e enviar pelo correio. É mole?

Evite gerar papel, e, o que for gerado, recicle, reaproveite ou descarte dando o destino adequado. Além do legado ecológico que você deixa aos seus descendentes com essa atitude, você economiza um belo dinheiro com tinta de impressora, que não é nada barata. O trabalho fica organizado e o tempo rende, já que não se perde tempo procurando coisas. E por fim, há ainda a satisfação o de ver a casa e o escritório sempre limpinhos: sem papel, não há pó, nem ácaros, nem insetos, nem doenças respiratórias.

Se você ainda não havia se convencido em eliminar ao máximo o papel de sua vida, espero tê-lo conseguido.

No lugar do papel, dispositivos móveis

Estudantes que passam o dia carregando livros, cadernos, xeroxs e apostilas podem se organizar melhor se converterem papel em PDF. Scanners hoje em dia já dão a opção de salvar em PDF, com isso os arquivos podem ser lidos em computadores, netbooks, smartphones e celulares. Material já digital, mas em outros formatos, podem ser facilmente salvos em PDF.

Quem usa Windows pode usar um aplicativo que cria uma “impressora virtual” no seu computador, que ao invés de imprimir em papel, imprime num arquivo PDF. Há muitos programinhas gratuitos que fazem isso, mas meu favorito é o Foxit, que também tem um visualizador super leve. É gratuito e tem versão portable, para levar no pendrive. Quem usa Mac não precisa se preocupar, ele já tem essa opção nativa.

Há alguns anos, eu usava o RepliGo em meus Palms e Pocket PCs. Funcionava da mesma forma que uma impressora virtual, só que salvando em formato próprio, o RGO, já otimizado para ser acessado em dispositivos móveis. Ou seja, fontes melhoradas, parágrafos adequados à telas pequenas, para ler basta rolar a tela. Esses arquivos RGO são lidos em leitores próprios instalados em PDAs, smartphones ou mesmo no desktop, onde se pode adicionar anotações, usar “marca-texto” para sublinhar passagens importantes, bookmarks e muito mais (detalhes aqui).

Ainda bem que a tecnologia móvel se popularizou, assim, os PDFs e seus leitores se adaptaram aos novos tempos. Hoje todos os smartphones têm visualizadores nativos e a telas aumentaram de tamanho e  qualidade. Consulto arquivos de referência tranqüilamente em meus dispositivos móveis: reservas de vôo e hotéis, bilhetes, vouchers, tabelas de horários e preços, ebooks… leio em qualquer lugar a qualquer hora.

Mais posts com dicas sobre o assunto:

• Estudantes versus PDFs
• Eu odeio o Adobe Reader
• Não gaste R$ 6.000 no litro de tinta de impressora
• Guardando recibos com inteligência

Na continuação dessa “saga” falarei do scanner portátil Fujitsu ScanSnap S300, que dá um gás na vida profissional de quem está sempre atolado entre pilhas de papel, e a melhor maneira de organizar seu material digitalizado.

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