Eeeba! O “scanner que te dá asas”, ou melhor, o multifuncional Lexmark Interact S608 já está comigo há algumas semanas, ajudando a deixar minha vida ainda menos dependente do papel. Nesse review, falarei do aparelho, algumas de suas características e como eu o integrei à minha rotina de trabalho.

Antes de seguir lendo este post, você poderá ver alguns outros artigos interessantes:

• Escritório sem papel – parte I
• Escritório sem papel – parte II (review: Fujitsu ScanSnap)
• Escritório sem papel – parte III (dicas de produtividade com o Evernote)

O multifuncional

Quem entrar no meu escritório em casa sempre encontrará as coisas relativamente em ordem, sem papéis espalhados ou mesa bagunçada. Contudo, desde que a HP deixou de dar suporte ao driver de scanner do meu multifuncional no Snow Leopard, as pilhas começaram a surgir. Correspondências, revistas com páginas marcadas, artigos científicos, apostilas, documentos com post-its…

Há algum tempo eu vinha procurando uma solução para digitalizar documentos, e, assim, ficar livre de vez do papel. Junto com o Evernote, o scanner se tornou meu braço direito no dia-a-dia. Mas a maneira tradicional estava tomando muito tempo: era preciso ligar o notebook, plugá-lo no multifuncional, escanear e jogar o material no Evernote! Era preciso simplificar isso.

Reconheço que o scanner portátil Fujitsu ScanSnap, que testei e resenhei aqui no blog, também é excelente, e mais rápido. Porém, como boa parte do material que digitalizo está encadernado, o formato de mesa teria que ser a escolha.

SmartSolutions

Com a Lexmark Interact S608, todo o processo se tornou automático. A um toque de botão, o documento é scaneado e enviado direto para o Evernote. Nem preciso de computador: sendo wifi, ela está automaticamente em rede e conectada. Bastou configurar a solução Scan to Evernote no painel SmartSolutions. Também criei um catálogo de emails dos familiares para compartilhamento automático do material.

A Lexmark disponibiliza drivers para Windows e Mac, no CD que acompanha o produto. Para Linux, os drivers devem ser baixados pelo site.

“SmartSolutions” são botões personalizáveis de um toque. Eles permitem criar atalhos para operações frequentes, como imprimir em frente e verso, copiar, ajustes do material a escanear, digitalizar um documento para email ou fax. O S608 não possui fax, mas há outros modelos com a função. Há ainda a possibilidade de acessar conteúdo personalizado, como notícias, previsão do tempo, feeds RSS, álbuns de fotos do MobileMe ou do Picasa, calendário do Google e muito mais. Também pode escanear cartões de visita, cujos dados são reconhecidos e salvos dentro dos Contatos do Outlook; mas essa função é só para Windows.

O primeiro passo é acessar a home SmartSolutions e criar uma conta; dali em diante, você pode gerenciar suas opções pela internet e sincronizar com a impressora.

Todo o controle do multifuncional é feito pelo painel de de 4.3″, touchscreen. Desde as configurações básicas até as tarefas de digitalização e impressão. Com a entrada USB, posso plugar um pendrive e escaner direto para ele, em PDF ou JPG. O mesmo vale para o slot de cartões de memória SD (ou mini/microSD, com adaptador). O conteúdo que está nessas memórias flash também pode ser acessado para impressão. Ou seja, a maioria das minhas tarefas em digitalização e impressão podem ser realizadas de forma totalmente independente do computador!

Otimizando a rotina sem papel

Organizei o escritório para que tudo ficasse à mão: o multifuncional, a caixa de entrada, as pastas com itens para ação, esperando, etc. e o cesto de lixo para reciclagem. Que também é novo! Com o triplo do tamanho do anterior, ele fica escondidinho atrás da porta.

Agora, tudo o que posso digitalizar sai da minha caixa de entrada, vai para o scanner e, por fim, para o lixo. Faço isso em alguns segundos. Além do ganho de produtividade, consigo recuperar as coisas com muito mais facilidade. O que é mais fácil, procurar um papel em pilhas e gavetas ou usando tags e buscas?

Na minha listinha de aquisições futuras, o próximo item é uma fragmentadora. Se alguém tiver dicas (de preferência uma que também funcione com cartões plásticos e CDs), fiquem à vontade para postar nos comentários!

Veja todas as fotos da Lexmark Interact S608 no meu Flickr.

Todas as especificações técnicas estão no site da Lexmark Brasil.

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Lembram quando resenhei o scanner Fujitsu ScanSnap, que salva o material digitalizado direto no Evernote? Pois bem, encontrei algo melhor: a série de multifuncionais da Lexmark com Smartsolutions.

Já imaginaram um scanner que não precisa de computador? Você digitaliza suas coisas e na hora manda por email para um endereço (ou grupo) pré-determinado. E agora, graças a uma parceria Lexmark-Evernote, seu material pode ir direto para o Evernote. Não precisa mais nada: os multifuncionais com Smartsolutions possuem wifi e se conectam à web sozinhos. Você só precisará do computador para configurar suas opções.

Parece um sonho. Eu poderia deixar a impressora do lado do meu inbox físico, cheio de papéis e correspondências, e ali mesmo mandar tudo para a “nuvem”, a um simples toque de botão. E acessar, mais tarde, onde quiser: no computador, no smartphone, ou em qualquer máquina conectada com navegador. É um multifuncional Red Bull!

Os modelos de multifuncionais touchscreen com wifi e Smartsolution são a Lexmark Interact, a Prestige e a Platinum. Seus preços começam em U$ 149. No vídeo abaixo, dá para entender melhor como funcionam:

Há várias outras soluções de “nuvem”: eles também se integram com serviços online, como o Picasa, para você imprimir fotos. Ou o Google Calendar, para imprimir sua agenda do dia. Ou feeds RSS. E por aí vai.

Saiba mais no blog do Evernote e no site da Lexmark.

P.S.: Procurei a Lexmark do Brasil para saber da linha Smartsolution em nosso país. Infelizmente, o produto não é disponibilizado aqui, e nem há previsão. Ô vida terceiro-mundista…

UPDATE 22 de abril de 2010: a linha Smartsolutions chegou ao Brasil! Não resisti e encomendei o meu. Testes e fotos em breve aqui no blog

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